Archiv für das Jahr: 2013

Ein kleiner Rückblick

 in Allgemeine Excel-Tipps  Stichworte: Jahresrückblick Von:
Vier Monate "tabellenexperte.de" - ein Blick zurück und nach vorne.
 

Für viele Menschen sind die Tage zum Jahresende immer eine Zeit, kurz innezuhalten, durchzuatmen, sich auszuklinken aus dem hektischen Alltag und vielleicht endlich etwas Ruhe zu finden nach der manchmal gar nicht so ruhigen Weihnachtszeit.

Es ist die Zeit, um auf das vergangene Jahr zurückzublicken und Pläne für das neue Jahr zu schmieden.

In gewisser Weise war das Jahr 2013 ein besonderes Jahr für mich, denn vor gerade einmal 4 Monaten, am 1. September, hat dieser Blog das Licht der Welt erblickt. Grund genug für mich, die bisherige Entwicklung meines sozusagen jüngsten Sprösslings noch einmal Revue passieren zu lassen und einen Ausblick auf das kommende Jahr zu wagen.

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Unikate gesucht: Listenabgleich in Excel 3

 in Formatierung und Layout / Formeln und Funktionen / Nachschlagen und Verweisen  Stichworte: Bedingte Formatierung / Matrixformel / SUMMENPRODUKT Von:
Mit der SUMMENPRODUKT-Funktion lassen sich in Excel Unikate in zwei unterschiedlichen Listen finden.
 

Die Verarbeitung von Listen gehört bekanntermaßen zu den Standardanwendungen von Excel. Wie man Dubletten in solchen Listen findet, habe ich im Artikel „Das doppelte Lottchen“ ja schon gezeigt.

Doch was macht man, wenn man stattdessen Unikate in zwei unterschiedlichen Listen identifizieren möchte? Sozusagen das schwarze Schaf in der weißen Herde? Den Osterhasen unter den Nikoläusen?

Eine geschickte Kombination der SUMMENPRODUKT-Funktion mit der bedingten Formatierung führt hier zum Ziel.

Und so geht’s:

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Ordnung ins Chaos bringen: Strukturierte Verweise 13

 in Daten- und Analysetools / Formatierung und Layout  Stichworte: Formatierung / Strukturierte Verweise / Tabellentools Von:
Mit Hilfe von strukturierten Verweisen werden Formeln durchschaubarer
 

Hast du auch schon öfter Formeln wie die folgende gesehen und dich gefragt, was hier eigentlich genau berechnet wird:
=SUMMEWENN(Tabelle1!G6:K18;Tabelle2!F9;Tabelle1!H6:H18)

Es wäre doch manchmal schön, wenn solche schwer lesbaren Formeln etwas mehr Klartext beinhalten würden.

Du kennst doch sicherlich die Menüoption, mit der man einen Bereich so schön als Tabelle formatieren kann und damit z.B. jede zweite Zeile in einer anderen Farbe hinterlegt wird.

Was hat nun das eine mit dem anderen zu tun? Ganz einfach: Diese formatierten Tabellen ermöglichen sogenannte strukturierte Verweise, die wiederum für eine bessere Lesbarkeit der oben genannten Formel sorgen.

Und so geht’s:

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Ein echtes Dream-Team: INDEX und VERGLEICH 82

 in Allgemeine Excel-Tipps / Formeln und Funktionen / Nachschlagen und Verweisen  Stichworte: INDEX / Matrixformel / MAX / SVERWEIS / VERGLEICH Von:
Mit der INDEX-Funktion lassen sich die Grenzen des SVERWEIS überwinden!
 

Eine bei vielen Anwendern oft verschmähte oder wenig verstandene Funktion führt völlig zu Unrecht ein ziemliches Schattendasein in der Excel-Welt: INDEX.

Dabei bietet diese unscheinbare Funktion das Potential, selbst die universelle SVERWEIS-Funktion blass aussehen zu lassen, wenn man ihr noch einen Partner zur Seite stellt.

Das neue Dream-Team heißt daher:

  • INDEX
  • VERGLEICH

Und so geht’s:

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Die Qual der Wahl: Mehrspaltige Dropdown-Listen 31

 in Formatierung und Layout / Formeln und Funktionen / Nachschlagen und Verweisen  Stichworte: Formulare / Steuerelemente / SVERWEIS Von:
Über einen kleinen Trick kannst Du mehrspaltige Dropdown-Listen erzeugen
 

Manchmal reicht ein einfaches Dropdown-Feld nicht, um zuverlässig den richtigen Wert auszuwählen. Nämlich dann, wenn z.B. in einer Namensliste Einträge mehrfach vorkommen. Welcher ist dann der Richtige?

Jetzt kommt er schon wieder mit seinen Dropdown-Listen daher!, wirst du vielleicht denken. Ich gebe zu, man könnte fast meinen, dass dies nach den beiden Artikeln hier und hier mein neues Steckenpferd ist. Nicht ganz.

Aber wer sich schon immer mal gefragt hat, wie man in einem Dropdown-Feld eine mehrspaltige Liste angezeigt bekommt, sollte sich diesen Artikel doch ansehen:

Und so geht’s:

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Kleine Berechnung zwischendurch: Teilergebnisse in Excel 7

 in Formeln und Funktionen / Mathematik und Trigonometrie  Stichworte: TEILERGEBNIS Von:
Zwischensummen lassen sich schnell und sicher mit der TEILERGEBNIS-Funktion ermitteln
 

Was wäre eine Excel-Tabelle ohne Summen und Zwischenergebnisse? Egal, ob eine Umsatzanalyse nach Monaten, Quartalen oder Verkaufsgebieten gruppiert ist, oder ob es sich um eine Auswertung von Wahlergebnissen in den verschiedenen Stimmkreisen handelt:

Sobald Zahlen nach bestimmten Merkmalen gruppiert sind, kommt immer die Frage nach entsprechenden Zwischenergebnissen auf. Eine manuelle Aufsummierung ist insbesondere bei großen Tabellen nicht nur zeitaufwändig, sondern auch sehr fehleranfällig.

Excel bietet dafür mit der Funktion TEILERGEBNIS eine schöne Lösung.

Und so geht’s:

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Sortierfunktionen, die Du noch nicht kennst! 25

 in Allgemeine Excel-Tipps  Stichworte: Suchen-Filtern-Sortieren Von:
Weniger bekannte Funktionen ermöglichen in Excel das Sortieren nach Farben, Symbolen oder völlig eigenen Kriterien
 

Eine der wichtigsten Funktionen bei der Datenanalyse ist das Sortieren von Tabellen und Listen. Eine alphabetische oder numerische Sortierung hat dabei jeder schon benutzt.

Excel bietet aber noch viel ausgefeiltere Sortiermechanismen, die dem Großteil der Anwender völlig unbekannt sind. Schade eigentlich, denn damit eröffnen sich ein paar interessante Möglichkeiten.

Oder wußtest du, dass man seine Daten auch nach Zellen- oder Schriftfarben sortieren kann? Oder nach Symbolsätzen? Oder dass man sich komplett eigene Sortierkriterien definieren kann?

Und so geht’s:

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Kleine Helfer für den Schreiberling: Nützliche Textfunktionen

 in Formeln und Funktionen / Text  Stichworte: GLÄTTEN / VERKETTEN / WIEDERHOLEN Von:
Diese Textfunktionen erleichtern den Umgang mit Zeichenketten in Excel
 

Im meinem Artikel Links, rechts, vor, zurück… habe ich ja schon einige Textfunktionen vorgestellt und gezeigt, wozu man sie brauchen kann.

Heute wollen wir uns ein paar weitere dieser nützlichen Helfer um Umgang mit Zeichenketten ansehen:

  • VERKETTEN
  • GLÄTTEN
  • WIEDERHOLEN

Und so geht’s:

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Mehr Infos, bitte! Informationsfunktionen in Excel

 in Formeln und Funktionen / Informationen  Stichworte: Datenüberprüfung / ISTGERADE / ISTLEER / ISTTEXT / ISTUNGERADE / ISTZAHL Von:
Mit den IST-Funktionen lassen sich ausgefeilte Eingabeprüfungen in Excel realisieren.
 

Nach dem im letzten Artikel vorgestellten Funktionen zur Fehlerbehandlung sehen wir uns heute ein paar weitere Hilfsmittel an, um die eingegebenen Daten zu überprüfen.

Damit lässt sich feststellen, ob überhaupt irgendetwas in eine Zelle eingegeben wurde und wenn ja, um welche Art von Daten es sich dabei handelt. Folgende Excel-Funktionen werden wird dafür nutzen:

  • ISTLEER
  • ISTZAHL
  • ISTGERADE
  • ISTUNGERADE
  • ISTTEXT

Auf diese Weise lassen sich z.B. Eingabeprüfungen für Formulare realisieren oder nachfolgende Formeln nur unter ganz bestimmten Bedingungen weiterberechnen.

Und so geht’s:

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Von der Wiege bis zur Bahre: Formulare in Excel

 in Formatierung und Layout  Stichworte: Formulare / Gültigkeit / Schaltflächen / Steuerelemente Von:
Mit Hilfe von Steuerelementen lassen sich in Excel anwenderfreundliche Formulare gestalten
 

Heute zeige ich Euch ein besonderes „Schmankerl“ in Excel: Wir wollen dem Benutzer unserer Tabellen die Arbeit erleichtern und ihm mit Hilfe von Formular-Elementen eine optisch ansprechende Eingabemöglichkeit bieten.

Excel bietet über die sogenannten Entwicklertools die Möglichkeit, verschiedene Steuerfelder in seine Tabelle einzufügen. Ganz so, wie man es aus den unterschiedlichsten Programmen kennt: Auswahllisten, Checkboxen, Optionsfelder und einiges mehr.

Damit lassen sich auf einfache Art und Weise anwenderfreundliche Formulare erstellen, deren Eingaben man an anderer Stelle ebenso einfach auswerten und weiterverarbeiten kann. Diese Entwicklertools werden in Excel standardmäßig aber nicht angezeigt, sondern müssen zunächst aktiviert werden.

Und keine Angst: Auch wenn sich „Entwicklertools“ sehr nach Programmierung anhört, wir werden für unsere Anwendung völlig auf Makros und irgendwelchen VBA-Code verzichten.

Und so geht’s:

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Hyperlinks und Schaltflächen: Einfaches Navigieren in Excel 25

 in Formatierung und Layout / Formeln und Funktionen / Nachschlagen und Verweisen  Stichworte: HYPERLINK Von:
Mit der HYPERLINK()-Funktion dem Anwender einfache Navigationsmöglichkeiten bieten.
 

Die Welt des Internets hat sich auch in der Tabellenkalkulation breit gemacht. Mit sehr einfachen Mitteln ist es möglich, in Excel Hyperlinks zu erstellen, mit deren Hilfe man dem Benutzer eine Navigation innerhalb einer großen Tabelle anbieten kann.

Dabei lassen sich über die HYPERLINK()-Funktion einfache Textlinks erstellen. Wer es optisch etwas ansprechender möchte, kann natürlich auch eigene Schaltflächen in seine Excel-Tabelle einfügen und mit den gewünschten Hyperlinks versehen.

Und so geht’s:

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Dynamische Drop-Down-Listen (Teil 2) 50

 in Daten- und Analysetools / Formeln und Funktionen / Nachschlagen und Verweisen  Stichworte: BEREICH.VERSCHIEBEN / Datenüberprüfung / Gültigkeit / Matrixformel Von:
Mit BEREICH.VERSCHIEBEN nicht nur die Drop-Down-Liste, sondern auch deren einzelne Elemente dynamisch anpassen.
 

Letzte Woche habe ich eine Möglichkeit gezeigt, wie man Drop-Down-Listen in Excel von Einträgen in anderen Zellen abhängig machen kann.

Die Auswahlliste verändert sich somit zwar dynamisch, die Listenelemente an sich sind aber in diesem Fall trotzdem statisch. Es gibt aber auch Anwendungsfälle, wo sich die einzelnen Elemente permanent verändern sollen und somit richtig dynamisch werden.

Als heutiges Beispiel dient mir ein kleines Haushaltsbuch, in dem ich meine Ausgaben erfassen möchte. Um mir die Eingabe zu erleichtern, sollen mir die jeweils letzten 5 verwendeten Ausgabebeschreibungen als Eingabehilfe in einer Drop-Down-Liste angeboten werden.

Und so geht’s:

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Dynamische Drop-Down-Listen (Teil 1)

 in Daten- und Analysetools / Formeln und Funktionen / Nachschlagen und Verweisen  Stichworte: Datenüberprüfung / Gültigkeit / INDIREKT / Matrixformel Von:
Wie sich eine Drop-Down-Liste automatisch einer veränderten Umgebung anpasst.
 

Im Artikel „Eingabemöglichkeiten einschränken“ habe ich ja schon beschrieben, wie man eigene Drop-Down-Listen in Excel erstellt, um die Eingaben auf gültige Werte zu beschränken.

Im heutigen Artikel möchte ich noch einen Schritt weitergehen und die Drop-Down-Listen dynamisch gestalten. Und zwar dergestalt, dass die Eingabemöglichkeiten in einer Drop-Down-Liste vom zuvor gewählten Eintrag einer anderen Drop-Down-Liste abhängig sind.

Mein Beispiel ist wie immer sehr einfach gehalten: In meiner Tabelle wähle ich aus einer Drop-Down-Liste einen Automobilhersteller aus. Abhängig vom gewählten Hersteller möchte ich in der zweiten Liste nur noch Automodelle dieses Herstellers angeboten bekommen.

Und so geht’s:

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Neuer Anstrich gefällig? Ersetzen von Formaten 4

 in Allgemeine Excel-Tipps  Stichworte: Formatierung Von:
Mit "Suchen und Ersetzen" seiner Tabelle ganz schnell eine neue Formatierung verpassen.
 

Die „Suchen & Ersetzen“-Funktion ist eine hinlänglich bekannte und nützliche Funktion in Excel, wenn im großen Stil bestimmte Inhalte einer Tabelle durch andere Inhalte ersetzt werden sollen.

Was viele aber nicht wissen: Mit dieser Funktion lassen sich nicht nur Werte und Zahlen austauschen, sondern auch Formatierungen! So kann man auf die Schnelle z.B. Schriftarten, Umrahmungen oder Farben ersetzen und so seiner Tabelle ruck-zuck ein neues Aussehen verpassen.

Und so geht’s:

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Stolperfallen beim Textimport 33

 in Daten- und Analysetools Von:
Die "Intelligenz" von Excel beim Textimport austricksen
 

Oft muss man in Excel Listen weiterverarbeiten, die mit anderen Programmen erzeugt wurden und nur im Textformat vorliegen. Das ist im Normalfall auch kein großes Problem, da Excel z.B. Textdateien im CSV-Format (CSV = comma separated value; durch Komma getrennte Werte) wunderbar einlesen und ohne großes Nachfragen auch gleich schön in die richtigen Spalten aufteilen kann.

Zumindest meistens.

Manchmal ist Excel jedoch ein wenig zu schlau und wandelt Postleitzahlen einfach in Werte um, und schneidet dabei etwaige führenden Nullen einfach ab. Oder aber es wird die Zeichencodierung der Quelldatei nicht richtig erkannt, was zu unschönen Ergebnissen bei Umlauten führen kann.

Mit etwas „Gewusst wie“ lässt sich dieses Problem aber leicht umgehen.

Und so geht’s:

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Neo lässt grüßen: Die Matrix in Excel 3

 in Formeln und Funktionen / Nachschlagen und Verweisen  Stichworte: Matrixformel / SUMMENPRODUKT Von:
Mit SUMMENPRODUKT() lassen sich Ergebnisse verdichtet darstellen.
 

Was will uns diese Blog-Überschrift sagen? Nun, es gibt in Excel sogenannte Matrix-Funktionen. Eine davon möchte ich heute vorstellen: SUMMENPRODUKT().

Diese mächtige Funktion ist leider bei vielen Anwendern nicht oder nur wenig bekannt. Das liegt vermutlich daran, dass sich der Nutzen und die Anwendungsmöglichkeiten nicht auf den ersten Blick erschließen.

Das möchte ich heute ändern: In folgenden Artikel werde ich dir zeigen, wie SUMMENPRODUKT() funktioniert und was man so alles damit anstellen kann. Aha-Erlebnisse sind garantiert!

Und so geht’s:

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