Archiv für das Jahr: 2013


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Ein kleiner Rückblick

Für viele Menschen sind die Tage zum Jahresende immer eine Zeit, kurz innezuhalten, durchzuatmen, sich auszuklinken aus dem hektischen Alltag und vielleicht endlich etwas Ruhe zu finden nach der manchmal gar nicht so ruhigen Weihnachtszeit. Es ist die Zeit, um auf das vergangene Jahr zurückzublicken und Pläne für das neue Jahr zu schmieden. In gewisser Weise war das Jahr 2013 ein besonderes Jahr für mich, denn vor gerade einmal 4 Monaten, am 1. September, hat dieser Blog das Licht der Welt erblickt. Grund genug für mich, die bisherige Entwicklung meines sozusagen jüngsten Sprösslings noch einmal Revue passieren zu lassen und einen Ausblick auf das kommende Jahr zu wagen.

Vier Monate "tabellenexperte.de" - ein Blick zurück und nach vorne.
 

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Unikate gesucht: Listenabgleich in Excel

Die Verarbeitung von Listen gehört bekanntermaßen zu den Standardanwendungen von Excel. Wie man Dubletten in solchen Listen findet, habe ich im Artikel "Das doppelte Lottchen" ja schon gezeigt. Doch was macht man, wenn man stattdessen Unikate in zwei unterschiedlichen Listen identifizieren möchte? Sozusagen das schwarze Schaf in der weißen Herde? Den Osterhasen unter den Nikoläusen? Eine geschickte Kombination der SUMMENPRODUKT-Funktion mit der bedingten Formatierung führt hier zum Ziel. Und so geht's:

Mit der SUMMENPRODUKT-Funktion lassen sich in Excel Unikate in zwei unterschiedlichen Listen finden.
 

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Ordnung ins Chaos bringen: Strukturierte Verweise

Hast du auch schon öfter Formeln wie die folgende gesehen und dich gefragt, was hier eigentlich genau berechnet wird: =SUMMEWENN(Tabelle1!G6:K18;Tabelle2!F9;Tabelle1!H6:H18) Es wäre doch manchmal schön, wenn solche schwer lesbaren Formeln etwas mehr Klartext beinhalten würden. Du kennst doch sicherlich die Menüoption, mit der man einen Bereich so schön als Tabelle formatieren kann und damit z.B. jede zweite Zeile in einer anderen Farbe hinterlegt wird. Was hat nun das eine mit dem anderen zu tun? Ganz einfach: Diese formatierten Tabellen ermöglichen sogenannte strukturierte Verweise, die wiederum für eine bessere Lesbarkeit der oben genannten Formel sorgen. Und so geht's:

Mit Hilfe von strukturierten Verweisen werden Formeln durchschaubarer
 


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Ein echtes Dream-Team: INDEX und VERGLEICH

Eine bei vielen Anwendern oft verschmähte oder wenig verstandene Funktion führt völlig zu Unrecht ein ziemliches Schattendasein in der Excel-Welt: INDEX. Dabei bietet diese unscheinbare Funktion das Potential, selbst die universelle SVERWEIS-Funktion blass aussehen zu lassen, wenn man ihr noch einen Partner zur Seite stellt. Das neue Dream-Team heißt daher:

  • INDEX
  • VERGLEICH
Und so geht's:

Mit der INDEX-Funktion lassen sich die Grenzen des SVERWEIS überwinden!
 

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Die Qual der Wahl: Mehrspaltige Dropdown-Listen

Manchmal reicht ein einfaches Dropdown-Feld nicht, um zuverlässig den richtigen Wert auszuwählen. Nämlich dann, wenn z.B. in einer Namensliste Einträge mehrfach vorkommen. Welcher ist dann der Richtige? Jetzt kommt er schon wieder mit seinen Dropdown-Listen daher!, wirst du vielleicht denken. Ich gebe zu, man könnte fast meinen, dass dies nach den beiden Artikeln hier und hier mein neues Steckenpferd ist. Nicht ganz. Aber wer sich schon immer mal gefragt hat, wie man in einem Dropdown-Feld eine mehrspaltige Liste angezeigt bekommt, sollte sich diesen Artikel doch ansehen: Und so geht's:

Über einen kleinen Trick kannst Du mehrspaltige Dropdown-Listen erzeugen
 

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Kleine Berechnung zwischendurch: Teilergebnisse in Excel

Was wäre eine Excel-Tabelle ohne Summen und Zwischenergebnisse? Egal, ob eine Umsatzanalyse nach Monaten, Quartalen oder Verkaufsgebieten gruppiert ist, oder ob es sich um eine Auswertung von Wahlergebnissen in den verschiedenen Stimmkreisen handelt: Sobald Zahlen nach bestimmten Merkmalen gruppiert sind, kommt immer die Frage nach entsprechenden Zwischenergebnissen auf. Eine manuelle Aufsummierung ist insbesondere bei großen Tabellen nicht nur zeitaufwändig, sondern auch sehr fehleranfällig. Excel bietet dafür mit der Funktion TEILERGEBNIS eine schöne Lösung. Und so geht's:

Zwischensummen lassen sich schnell und sicher mit der TEILERGEBNIS-Funktion ermitteln
 


Bild: Hans (pixabay.com) 13

Sortierfunktionen, die Du noch nicht kennst!

Eine der wichtigsten Funktionen bei der Datenanalyse ist das Sortieren von Tabellen und Listen. Eine alphabetische oder numerische Sortierung hat dabei jeder schon benutzt. Excel bietet aber noch viel ausgefeiltere Sortiermechanismen, die dem Großteil der Anwender völlig unbekannt sind. Schade eigentlich, denn damit eröffnen sich ein paar interessante Möglichkeiten. Oder wußtest du, dass man seine Daten auch nach Zellen- oder Schriftfarben sortieren kann? Oder nach Symbolsätzen? Oder dass man sich komplett eigene Sortierkriterien definieren kann? Und so geht's:

Weniger bekannte Funktionen ermöglichen in Excel das Sortieren nach Farben, Symbolen oder völlig eigenen Kriterien
 

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Kleine Helfer für den Schreiberling: Nützliche Textfunktionen

Im meinem Artikel Links, rechts, vor, zurück... habe ich ja schon einige Textfunktionen vorgestellt und gezeigt, wozu man sie brauchen kann. Heute wollen wir uns ein paar weitere dieser nützlichen Helfer um Umgang mit Zeichenketten ansehen:

  • VERKETTEN
  • GLÄTTEN
  • WIEDERHOLEN
Und so geht's:

Diese Textfunktionen erleichtern den Umgang mit Zeichenketten in Excel
 

Excel-Hypnose 1

Können Dich Excel-Tabellen hypnotisieren?

Eine interessante Frage, die sich Hypnosetherapeut und Blogger-Kollege Ralf Gabler gestellt hat. Excel und Hypnose: Zwei Themen, die sich scheinbar völlig ausschließen - oder vielleicht doch nicht? Im Rahmen eines Blog-Projekts hat sich eine kleine Diskussion zum Thema "Hypnose" und "Excel" entsponnen, die Ralf offensichtlich keine Ruhe mehr gelassen hat.

Excel und Hypnose: Entspannen vor dem Computer ist möglich.
 


Mehr Informationen, bitte!

Mehr Infos, bitte! Informationsfunktionen in Excel

Nach dem im letzten Artikel vorgestellten Funktionen zur Fehlerbehandlung sehen wir uns heute ein paar weitere Hilfsmittel an, um die eingegebenen Daten zu überprüfen. Damit lässt sich feststellen, ob überhaupt irgendetwas in eine Zelle eingegeben wurde und wenn ja, um welche Art von Daten es sich dabei handelt. Folgende Excel-Funktionen werden wird dafür nutzen:

  • ISTLEER
  • ISTZAHL
  • ISTGERADE
  • ISTUNGERADE
  • ISTTEXT
Auf diese Weise lassen sich z.B. Eingabeprüfungen für Formulare realisieren oder nachfolgende Formeln nur unter ganz bestimmten Bedingungen weiterberechnen. Und so geht's:

Mit den IST-Funktionen lassen sich ausgefeilte Eingabeprüfungen in Excel realisieren.
 

Bild: geralt (pixabay.com) 1

Irren ist (nicht nur) menschlich. Oder: Fehlerbehandlung in Excel

Welcher Excel-Anwender ist nicht schon mal auf eine Formel gestoßen, die nur ein unschönes "#NV", "DIV/0!" oder "#WERT!" anzeigt. Es hat natürlich grundsätzlich schon seine Richtigkeit, wenn eine Formel aufgrund von falschen oder fehlenden Eingaben kein vernünftiges Ergebnis liefern kann und stattdessen eine dieser Fehlermeldungen ausgibt. Aber es sieht eben nicht besonders schön aus und kann wenige versierte Anwender unnötig verwirren. Excel bietet an dieser Stelle verschiedene Funktionen zur Fehlerbehandlung an, von denen ich heute die beiden folgenden vorstellen möchte:

  • ISTFEHLER()
  • FEHLER.TYP()
Und so geht's:

So werden Fehlerwerte in Excel-Funktionen gezielt abgefangen und sinnvoll behandelt.
 

Bild: PublicDomainPictures (pixabay.com)

Von der Wiege bis zur Bahre: Formulare in Excel

Heute zeige ich Euch ein besonderes "Schmankerl" in Excel: Wir wollen dem Benutzer unserer Tabellen die Arbeit erleichtern und ihm mit Hilfe von Formular-Elementen eine optisch ansprechende Eingabemöglichkeit bieten. Excel bietet über die sogenannten Entwicklertools die Möglichkeit, verschiedene Steuerfelder in seine Tabelle einzufügen. Ganz so, wie man es aus den unterschiedlichsten Programmen kennt: Auswahllisten, Checkboxen, Optionsfelder und einiges mehr. Damit lassen sich auf einfache Art und Weise anwenderfreundliche Formulare erstellen, deren Eingaben man an anderer Stelle ebenso einfach auswerten und weiterverarbeiten kann. Diese Entwicklertools werden in Excel standardmäßig aber nicht angezeigt, sondern müssen zunächst aktiviert werden. Und keine Angst: Auch wenn sich "Entwicklertools" sehr nach Programmierung anhört, wir werden für unsere Anwendung völlig auf Makros und irgendwelchen VBA-Code verzichten. Und so geht's:

Mit Hilfe von Steuerelementen lassen sich in Excel anwenderfreundliche Formulare gestalten