Eine der wichtigsten Funktionen bei der Datenanalyse ist das Sortieren von Tabellen und Listen. Eine alphabetische oder numerische Sortierung hat dabei sicher schon jeder benutzt.
Excel bietet aber noch viel ausgefeiltere Sortiermechanismen, die dem Großteil der Anwender völlig unbekannt sind. Schade eigentlich, denn damit eröffnen sich ein paar interessante Möglichkeiten.
Oder wußtest du, dass man seine Daten auch nach Zellen- oder Schriftfarben sortieren kann? Oder nach Symbolsätzen? Oder dass man sich komplett eigene Sortierkriterien definieren kann?
Und so geht’s:
Als Beispieltabelle dient mir heute eine Liste aller Millionenstädt auf diesem Planeten (Quelle: Wikipedia). Zur besseren Veranschaulichung habe ich die Tabelle mit verschiedenen Formatierungen präpariert:
Beispielliste: Millionenstädte
Sortieren nach Zellfarbe
Im Menü „Daten“ gelangen wir über die bekannte Schaltfläche „Sortieren“ zur gewünschten Funktion:
Schaltfläche Sortieren
Interessant ist hier die Auswahlliste „Sortieren nach“. Hier wählen wir nämlich die Option „Zellenfarbe“ und anschließend in der Auswahlliste „Reihenfolge“ die gewünschte Farbe, die an erster Stelle stehen soll:
Sortieren nach Zellenfarbe
Und so sieht die sortierte Liste aus:
Nach Farben sortiert (1)
Aha, es gibt also noch einen Schönheitsfehler: Zwar sind alle Einträge mit der angegebenen Farbe jetzt ganz oben, alle anderen Farben bleiben jedoch unsortiert. Also nochmal das Sortierfenster aufrufen und einfach weitere Ebenen hinzufügen:
Zusätzliche Sortierebenen
Somit bestimmen wir auch noch die Reihenfolge der Sortierung nach Farbe. Und jetzt sieht es gleich viel besser aus:
Nach Farben sortiert (2)
Sortieren nach Textfarbe
Statt nach der Zellenfarbe lässt sich eine Tabelle auch nach der Textfarbe sortieren. Die Vorgehensweis ist fast identisch: Sortierfunktion aufrufen und im Auswahlfeld „Sortieren nach“ die Option „Schriftfarbe“ auswählen:
Sortieren nach Schriftfarbe
Und schon stehen die Einträge in roter Schrift ganz oben. Natürlich lassen sich die Filter auch kombinieren:
Kombinierte Sortierkriterien
Sortieren nach Symbolen
Wenn man seine Tabelle – so wie in meinem Beispiel – über eine bedingte Formatierung mit Symbolsätzen versehen hat, lässt sich auch danach sortieren:
Sortieren nach Symbolen
Und so sieht das Ergebnis aus:
Nach Symbolen sortierte Liste
Sortieren nach eigener Liste
Wem das noch nicht reicht, der kann sich eine eigene Sortierliste definieren. Ich möchte dazu nach Kontinent sortieren, allerdings nicht alphabetisch. Daher wähle ich als Reihenfolge den Eintrag „Benutzerdefinierte Liste…“ aus:
Benutzerdefinierte Liste
Im folgenden Fenster markiere ich den Eintrag „Neue Liste“ und gebe dann meine Listeneinträge in der gewünschten Reihenfolge an:
Liste neu definieren
Mit dem Ergebnis, dass die Liste jetzt nach meinen Vorstellungen sortiert wird:
Sortiert nach eigener Liste
Die Sortierreihenfolge lässt sich übrigens auch bei eigenen Listen ohne Probleme umkehren:
Umgekehrte Sortierung
Kleiner Tipp zum Schluß:
Wenn man den Autofilter gesetzt hat, lassen sich diese Sortierfunktionen auch aus dem Filtermenü aufrufen:
Sortierfunktionen im Autofilter
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P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)
P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.
Pingback: Kleine Berechnung zwischendurch: Teilergebnisse in Excel | Der Tabellen-Experte
Hallo Martin, danke für diese Infos.
Eine Frage von mir: wie kann ich einer selbst erstellten Tabelle Beispiel Teilnehmerinnen mit mehreren Spalten in der Spalte PLZ nach allen 8…. sortieren und die restlichen Daten des Teilnehmers in der jeweiligen Zeilen verrutscht automatisch mit.
LG Axel
Hallo Axel,
das ist eigentlich das Standardverhalten in Excel, dass immer die ganze Tabelle sortiert wird. Zumindest, wenn es sich um eine zusammenhängende Tabelle handelt, also ohne Leerspalten dazwischen. Ansonsten musst Du eben die komplette Tabelle markieren, die sortiert werden soll.
Schöne Grüße,
Martin
Hallo Martin,
vielen Dank für die tollen Erklärungen. Meine Frage wäre, kann sich eine Excel Liste, auf die ein benutzerdefinierter Filter gelegt wurde und die von mehreren Personen bearbeitet wird, automatisch selbst nach Eintragung neuer Werte aktualisieren? Ich möchte nicht ständig „benutzerdefiniert sortieren“ klicken, wenn ein neuer Eintrag erfolgt um meine Sortierung aktuell zu halten.
Vielen Dank schon mal für Deine Antwort..
Gruß
Julia
Hallo Julia,
egal ob es sich um eine Standardsortierung (A bis Z, Z bis A) oder eine Sortierung nach einer benutzerdefinierten Liste handelt: Die Liste muss immer aufs Neue manuell sortiert werden, wenn neue Einträge dazukommen. Ein Automatik gibt es hier nicht.
Schöne Grüße,
Martin
Hallo Martin,
ich habe eine Liste die ich nach Lagerplätzen sortieren will. Nach A-P1-1 müsste eigentlich A-P1-2 kommen usw. Leider bekomme ich das nicht hin. Kannst Du mir hier einen Tipp geben? VG Christian
A-P1-1
A-P1-10
A-P1-11
A-P1-12
A-P1-13
A-P1-14
A-P1-15
A-P1-16
A-P1-17
A-P1-18
A-P1-19
A-P1-2
A-P1-20
A-P1-21
A-P1-23
A-P1-24
A-P1-25
A-P1-27
A-P1-28
A-P1-29
A-P1-30
A-P1-31
A-P1-33
A-P1-34
A-P1-35
A-P1-36
A-P1-37
A-P1-38
A-P1-39
A-P1-4
A-P1-41
Hallo Christian,
bei alphanumerische Werten ist die Sortierung leider so, wie von Dir beschrieben. Es bleiben daher nur zwei Möglichkeiten:
Den einstelligen numerischen Teil zweistellig zu machen, z.B. stt A-P1-1 eben A-P1-01
Oder diesen numerischen Teil in einer Hilfsspalte abtrennen und dann nach dieser Hilfsspalte zu sortieren.
Aber vielleicht hat ja ein anderer Leser noch eine Idee.
Schöne Grüße,
Martin
Hallo Martin,
danke für die schnelle Antwort. Ich werde die Variante mit der ausfüllenden 0 übernehmen. das passt so.
VG
Christian