Thema: Daten- und Analysetools


Power Quickies (Vol 1) 11

Ein paar kleine Tipps für den Umgang mit Power Query
 

In den letzten Jahren hat sich Power Query zu einem meiner Lieblingswerkzeuge entwickelt. Dieses Tool ist einerseits relativ einfach zu erlernen. Und es ist andererseits so mächtig, dass man sich damit viele der komplizierten Formelmonster aus der Vergangenheit sparen kann. Sehr häufig wird sogar VBA-Programmierung damit überflüssig.

Wenn du schon erste Gehversuche mit Power Query gemacht hast, sind die heutigen Tipps vielleicht ganz hilfreich.

  • Den Überblick über seine Abfragen behalten
  • Eine Funktionsreferenz erstellen
  • Abfragen automatisch aktualisieren

Und so geht’s:

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Pivot-Tabellen, Gruppierung und ein mysteriöser Cache 2

Unterschiedliche Gruppierungen in Pivot-Tabellen sind nicht ohne weiteres möglich - außer man weiß wie!
 

Vor einiger Zeit hatte ich einen Artikel veröffentlicht, wie man Werte in Pivot-Tabellen gruppieren kann (falls du diesen Artikel verpasst hast, guckst du hier: Werte gruppieren in Pivot-Tabellen). Und darin hatte ich das Problem erwähnt, das sich in diesem Zusammenhang ergeben kann, wenn man mehrere Pivot-Tabellen nutzt. Gruppierungen gelten nämlich gleichermaßen für alle Pivot-Tabellen, die auf den gleichen Quelldaten aufbauen. Und das ist manchmal unerwünscht und sehr nervig.

Wie man dieses Problem jedoch umgehen kann, beschreibe ich im heutigen Beitrag.

Und so geht’s:

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Absolute und relative Bezüge in formatierten Tabellen 26

Mit ein wenig "Gewusst wie!" lassen sich auch relative Bezüge in formatierten Tabellen verwenden
 

Ich bin ja ein großer Freund von formatierten („intelligenten“) Tabellen. Wenn man einmal auf den Geschmack gekommen ist, möchte man sie nicht mehr missen. Die Vorteile sind vielfältig:

  • Ansprechende Optik
  • Automatische Erweiterung bei neuen Datensätzen
  • Perfekt als Basis für Pivot-Tabellen
  • Formelautomatik
  • Sprechende Bezüge (sogenannte strukturierte Verweise)

Und gerade Letzteres führt manchmal zu Problemen. Während der geübte Excel-Anwender in normalen Listen je nach Bedarf absolute, relative oder gemischte Bezüge einsetzt (Stichwort $-Zeichen), scheint das in formatierten Tabellen nicht zu funktionieren.

Doch. Man muss nur wissen, wie!

Und so geht’s:

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Dropdown-Liste: Dynamisch erweitert und sortiert 40

Eine etwas andere Art, wie man Auswahllisten dynamisch gestalten kann.
 

Ein kleiner Dauerbrenner in Excel sind Dropdown-Listen: die praktischen kleinen Auswahlfelder, über die man die Dateneingabe komfortabel gestalten und auf zulässige Werte beschränken kann.

Heute zeige ich dir einen Weg, wie man die Einträge solcher Listen (fast) automatisch sortiert, erweitert und um Duplikate bereinigt anzeigen lassen kann, wenn sich die zugrunde liegende Datenquelle dynamisch verändert.

Und so geht’s:

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Werte gruppieren in Pivot-Tabellen 18

Eine spezielle Gruppierungsfunktion in Pivot-Tabellen stellt klassische Formellösungen komplett in den Schatten.
 

Als regelmäßiger Leser meines Blogs weißt du wahrscheinlich, das Pivot-Tabellen eines meiner Steckenpferde sind. Schnellere und flexiblere Auswertungen über große Datenmengen sind mit anderen Mitteln in Excel kaum möglich. Und auch wenn du schon länger mit Pivot-Tabellen arbeitest, kennst du vielleicht die spezielle Gruppierungsfunktion noch nicht, die ich dir heute zeigen möchte.

Und so geht’s:

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Fantastische Verknüpfungen und wo man sie in Excel findet 25

Des einen Freud, des anderen Leid: Externe Verknüpfungen in Excel können hilfreich sein - oder einen in den Wahnsinn treiben
 

Vor längerer Zeit hatte ich einen Artikel veröffentlicht, der sich mit externen Verknüpfungen in Excel-Dateien befasst. Wie du ja sicherlich weißt, lassen sich in einer Formel Bezüge zu einer anderen Arbeitsmappe erstellen. Was in manchen Fällen ganz praktisch erscheinen mag, treibt einen jedoch manchmal in den Wahnsinn. Nämlich dann, wenn man beim Öffnen einer Datei mit der Meldung beglückt wird „Diese Arbeitsmappe enthält Verknüpfungen zu mindestens einer externen Quelle…“, obwohl man zumindest wissentlich niemals eine solche Verknüpfung gesetzt hat.

Solche externen Links können nämlich nicht nur über normale Formeln entstehen, sondern über unzählige andere Wege, die leider nicht immer so einfach zu finden sind. Wenn du also schon einmal einen Kollegen mit einem irren Kichern und einem Hauch von Wahnsinn in den Augen gesehen hast, könnte es sein, dass er bei der Suche nach einer solchen Verknüpfung einfach übergeschnappt ist…

Damit es dir nicht auch so ergeht, zeige ich dir heute ein paar weitere Verstecke.

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Bedingte Formatierung in Pivot-Tabellen 20

Bedingte Formatierung und Pivot-Tabellen passen hervorragend zusammen - wenn man ein paar Dinge beachtet!
 

Wer diesen Blog schon länger liest, der weiß, dass ich ein großer Fan von bedingter Formatierung und von Pivot-Tabellen bin.
Beides sind für sich genommen schon mächtige und extrem nützliche Funktionen, um mehr Licht in seine Zahlenfriedhöfe zu bringen.

Noch besser wird es, wenn man bedingte Formatierung und Pivot-Tabellen miteinander kombiniert. Hierbei gibt es ein paar Besonderheiten zu beachten.

Und so geht’s:

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Kreuztabellen ent-pivotisieren 8

Mit einem cleveren Trick lässt sich eine Kreuztabelle in eine flache Datentabelle umwandeln, um sie dadurch Pivot-tauglich zu machen.
 

Pivot-Tabellen sind eine der großartigsten Funktionen überhaupt in Excel. Mit ihrer Hilfe lassen sich umfangreiche Datentabellen mit nur wenigen Klicks aus allen Richtungen durchleuchten.

Was aber tun, wenn das Datenmaterial in einer für Pivot-Tabellen ungeeigneten Form vorliegt? Ein typisches Beispiel dafür sind kreuztabellenartige Monatsauswertungen, die schon für jeden Monat eine eigene Spalte enthalten.

Wie man solche Kreuztabellen ent-pivotisiert, um sie für den Einsatz von echten Pivot-Tabellen tauglich zu machen, das zeige ich im heutigen Artikel.

Und so geht’s:

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Listenabgleich: Finde die fehlenden Einträge! 21

Mit Hilfe von Power Query werden fehlende Datensätze blitzschnell identifiziert
 

Der Abgleich von zwei Listen ist eine häufige Anwendung in Excel. Oft geht es dabei darum, die Daten der einen Tabelle mit weiteren Informationen aus der anderen Tabelle anzureichern:
Artikellisten mit den Preisen, Verkäufer mit den Regionen, Mitarbeiter mit Abteilungen und so weiter. SVERWEIS lässt grüßen!

Heute geht es jedoch darum, aus zwei annähernd gleichen Listen diejenigen Einträge zu identifizieren, die nur in einer der beiden Listen enthalten sind und in der anderen Liste fehlen. Eine Paradeanwendung für „Daten abrufen und transformieren“, besser bekannt als Power Query.

Und so wird’s gemacht:

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Ein Spezialfall: Datumsreihen automatisch fortschreiben 20

Mit einem kleinen Trick klappt es auch mit ausgefallenen Datumsreihen
 

Jeder einigermaßen geübte Excel-Anwender kennt vermutlich die Autoausfüllen-Funktion:
Man gibt zwei Werte ein, markiert die beiden Zellen und erweitert die Markierung über das kleine Ausfüllkästchen in der rechten unteren Zellenecke. Excel erkennt das Muster und schreibt die Datenreihe automatisch fort. Das funktioniert meistens auch ganz gut, kann aber speziell bei Datumsreihen ziemlich kniffelig sein.

Aber hast schon einmal versucht, eine Datumsreihe nur mit dem 1. und dem 15. eines Monats fortzuschreiben?
Oder immer nur mit den Werktagen von Montag bis Freitag?

Und so geht’s:

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Von Excel zu XML (und zurück) 83

Wie man aus einer Excel-Tabelle eine XML-Datei erstellt
 

Auch wenn wir Excel-Fetischisten das nicht so gerne hören:
Es gibt noch andere Systeme da draußen in dieser bösen Welt, mit denen man hin und wieder Daten austauschen muss. Insbesondere in Zeiten des allgegenwärtigen Internets erfreut sich hier ein Format besonderer Beliebtheit:

Das XML-Format.

Wie man seine Excel-Tabelle als XML-Datei speichert oder eine vorliegende XML-Datei in eine Excel-Tabelle importiert, zeige ich im heutigen Artikel.

Und so geht’s:

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Massen-Import mit PowerQuery 52

Die Inhalte vieler Dateien mit wenigen Klicks in eine einzige Tabelle importieren.
 

Im letzten Artikel habe ich gezeigt, wie man mit Hilfe von PowerQuery einen kompletten Verzeichnisbaum in Excel einliest und somit mit minimalem Aufwand eine Übersicht über alle enthaltenen Dateien erhält, nebst Erstellungsdatum und Dateigröße.

Jetzt gehen wir einen Schritt weiter und lesen die Inhalte aller Dateien eines Verzeichnisses in einem Rutsch in eine einzige Excel-Tabelle ein.

Wie das geht und welche Voraussetzungen dabei zu beachten sind, erfährst du im folgenden Beitrag.

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Ordnerstrukturen mit PowerQuery in Excel einlesen 30

Ein komplettes Verzeichnis mit PowerQuery in Excel einlesen und auswerten
 

PowerQuery entwickelt sich immer mehr zu einem persönlichen Favoriten von mir in Excel. Mit wenig Aufwand lassen sich hier Dinge erledigen, die vorher nicht oder nur sehr umständlich möglich waren.

Heute zeige ich dir, wie man damit den Inhalt eines Verzeichnisses auf deinem Computer ausliest, alle enthaltenen Dateinamen in sämtlichen Unterverzeichnissen in einer Excel-Tabelle auflisten und sich mit wenig Aufwand einen schnellen Überblick über die Speicherbelegung schaffen kann.

Und so geht’s:

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Einführung in Power-Query – Teil 2 35

Teil 2 meiner kleinen Einführung in das mächtige Tool namens Power Query
 

Nach dem ersten Teil der Einführung in Power Query von letzter Woche geht es diese Woche gleich mit Teil 2 weiter.

Heute zeige ich dir unter anderem, wie man mehrere Quelltabellen ruckizucki miteinander verknüpft. Wenn dir in der Vergangenheit für diesen Zweck mit SVERWEIS bei wirklich großen Tabellen die Füße eingeschlafen sind, dann wirst du von den Möglichkeiten begeistert sein, die Power Query an dieser Stelle bietet.

Und so geht’s:

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Einführung in Power-Query – Teil 1 31

Aller Anfang ist leicht: Erste Schritte mit dem mächtigen Instrument "Power Query"
 

Heute stelle ich dir ein mächtiges Instrument vor, mit dem die Möglichkeiten von Excel stark erweitert werden. Mit der Excel-Version 2013 wurden von Microsoft zusätzliche Werkzeuge bereitgestellt, um unter dem Schlagwort „Business Intelligence“ den Umgang mit großen Datenmengen zu erleichtern.

Eines dieser Instrumente heißt Power Query für Excel.

Es handelt sich dabei um ein sogenanntes Add-In, welches für Excel 2010 und 2013 zur Verfügung steht und in die neue Excel-Version 2016 bereits integriert ist.

Die schlechte Nachricht: Für Anwender der Excel-Versionen 2007 und älter ist hier leider Schluss. Dort wird dieses mächtige Add-In leider nicht unterstützt. Vielleicht ein Grund mehr, auf eine aktuelle Excel-Version umzusteigen.

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Dropdown-Liste Spezial 45

Mit ein paar kleinen Tricks ist die Pflege von Dropdown-Listen ein Kinderspiel.
 

Auswahllisten oder Dropdown-Listen sind in Excel extrem beliebt. Sie erleichtern dem Anwender die Dateneingabe, verhindern Fehler und lassen deine Tabelle einfach professionell erscheinen.

Es gibt nur ein kleines Ärgernis: Wenn neue Einträge in der Auswahlliste dazukommen sollen, ist meistens Handarbeit angesagt.

Heute zeige ich dir, wie man eine Dropdown-Liste erstellt, die

  • automatisch neue Einträge aufnimmt
  • alphabetisch sortiert ist
  • keine doppelten Einträge enthält

Und das alles (fast) vollautomatisch!

Und so geht’s:

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