Datentypen: Wenig bekannt und doch so interessant! 6

Ein wenig bekanntes Feature in Microsoft 365 kann Datenbestände aufwerten
 

Excel-Datentypen sind meiner Erfahrung nach eine bei vielen Anwendern ignorierte oder völlig unbekannte Funktion. Das liegt sicherlich unter anderem daran, dass sie nur in Excel aus Microsoft 365 zur Verfügung stehen. Auch die kostenlose Webversion von Excel unterstützt Datentypen. Nicht enthalten sind sie hingegen in den Nicht-Abo-Versionen Excel 2021, Excel 2019 und älter.

Aber selbst viele M365-Nutzer haben noch nie etwas von diesen Datentypen gehört oder wussten einfach nichts damit anzufangen, wenn sie im Menüband zufällig darüber gestolpert sind.

Das möchte ich mit dem heutigen Artikel ändern.

Und so geht’s:

Datentypen: Was ist das und wo finde ich sie?

Die Frage nach dem „wo?“ ist schnell beantwortet: Im Menü „Daten“ gibt es in der Mitte ein Auswahlfenster mit den besagten Datentypen:

Menü Datentypen

Menü Datentypen

Wann man diese Auswahlliste öffnet, wird man mit einer mehr oder weniger großen Liste an verschiedenen Datentypen beglückt, die in zwei bzw. drei Kategorien unterteilt sind. Falls man Datentypen schon einmal genutzt hat, gibt es ganz oben eine Gruppe „Zuletzt verwendet“. Darunter kommt die Gruppe „Hervorgehoben“ mit allen direkt von Microsoft unterstützten Datentypen. Und davon wird in diesem Beitrag die Rede sein:

Zuletzt verwendete und hervorgehobene Datentypen

Zuletzt verwendete und hervorgehobene Datentypen


Die große Frage lautet aber: Was sind diese Datentypen überhaupt und was kann man damit anfangen?

Datentypen bieten die Möglichkeit, zu einem bestimmten Element in einer Tabelle weitere Informationen aus Online-Quellen abzurufen. Das können z.B. Umrechnungskurse für eine Währung sein oder Einwohnerzahlen zu einer angegebenen Stadt. Dabei können diese Informationen entweder in einer Karte angezeigt werden, die man temporär und über dem Arbeitsblatt schwebend einblenden kann. Oder man übernimmt gezielt eine bestimmte Information direkt in eine Zelle.

Hört sich noch sehr abstrakt an? Dann werden wir mal ein wenig konkreter.

Datentypen nutzen

Ich habe eine kleine Liste mit Städtenamen vorbereitet. Die markierte Liste kann ich nun mit einem Klick in den Datentyp „Geografie“ umwandeln:

Für Städtenamen einen Datenyp festlegen

Für Städtenamen einen Datenyp festlegen

Wenn die Städte erkannt wurden, erscheint vor jedem Städtenamen ein kleines Kartensymbol. Außerdem wird in der Ecke rechts oben neben der ersten Zelle ein kleines Symbol angezeigt:

Städtenamen mit Datentyp Geografie

Städtenamen mit Datentyp Geografie

Und die Magie beginnt jetzt. Ein Klick auf das Kartensymbol vor einem Städtenamen blendet eine Infokarte mit allen möglichen Informationen zu dieser Stadt ein:

Kartenansicht der Inhalte

Kartenansicht der Inhalte

In dieser Infokarte kann man nach unten scrollen, die Größe ändern oder auch über die angebotenen Links direkt einen Browser öffnen und weitere Infos abrufen. Sie bleibt solange sichtbar, bis ich wieder in irgendeine Zelle klicke.

Bin ich hingegen nur an einer bestimmten Information interessiert, zum Beispiel der Einwohnerzahl, dann klicke ich stattdessen auf das Symbol in der rechten oberen Ecke und wähle aus dem angezeigten Kontextmenü das gewünschte Feld aus:

Datenfelder im Kontextmenü

Datenfelder im Kontextmenü

Sofort wird die ausgewählte Information in die Zelle rechts neben der Stadt übernommen.

Eingefügtes Datenfeld

Eingefügtes Datenfeld

Das kann ich natürlich für beliebige weitere Felder wiederholen (der Bürgermeister heißt hier interessanter Weise „Anführer“ 🙂 ). Wähle ich dabei ein Feld aus, das Excel wiederum als Datentyp erkennt, dann erscheint davor erneut das Symbol für den erkannten Datentyp und ich kann dafür weitere Infos abrufen, wie im folgenden Screenshot für das Feld „Deutschland“:

Für ein Datenfeld wird wieder ein Datentyp erkannt

Für ein Datenfeld wird wieder ein Datentyp erkannt

Noch praktischer wird es, wenn ich meine Städteliste zuvor als formatierte Tabelle angelegt habe. Wähle ich nun über das Symbol rechts oben ein Datenfeld aus, werden die betreffenden Werte automatisch für alle Zeilen in der Tabelle übernommen:

Datenfelder in formatierter Tabelle einfügen

Datenfelder in formatierter Tabelle einfügen


Wird ein Feld nicht erkannt bzw. liegt keine Information dazu vor, wird an der betreffenden Stelle der Fehlerwert #FELD! angezeigt, wie hier im Beispiel des „Anführers“ von Zürich zu sehen ist.

Es kann auch vorkommen, dass bereits das Quellfeld, welches den Datentyp definiert, nicht erkannt wird. In diesem Fall weist ein kleines Fragezeichen auf das Problem hin. Bei einem Klick darauf öffnet sich rechts ein Arbeitsbereich, der weitere Infos dazu gibt.

Datentyp wird nicht erkannt

Datentyp wird nicht erkannt

Oftmals liegt nur eine falsche Schreibweise oder ein Tippfehler vor, den man direkt in dem Eingabefeld korrigieren kann. Danach prüft Excel automatisch, ob es mit dem geänderten Begriff etwas anfangen kann und bietet ggf. verschiedene Auswahlmöglichkeiten in der Liste darunter:

Vorschlag nach Korrektur übernehmen

Vorschlag nach Korrektur übernehmen

Wenn der passende Eintrag dabei war, wird nach einem Klick darauf auch der Eintrag in der formatierten Tabelle angepasst und liefert dann hoffentlich die gewünschten Daten.

Korrekt erkannter Datentyp

Korrekt erkannter Datentyp

Gezielter Zugriff

Wer sich ein eingefügtes Datenfeld einmal genauer ansieht stellt fest, dass anscheinend eine „normale“ Excelformel dahinterliegt. Je nachdem, ob sich die Zelle in einer normalen Liste oder innerhalb einer formatierten Tabelle befindet, fällt die Formel unterschiedlich aus:

Formelfeld mit Verweis auf Datentyp

Formelfeld mit Verweis auf Datentyp

Formelfeld mit Verweis auf Datentyp (formatierte Tabelle)

Formelfeld mit Verweis auf Datentyp (formatierte Tabelle)

Textfelder innerhalb einer formatierten Tabelle werden dabei automatisch noch von der Funktion MATRIXZUTEXT umschlossen:

Funktion MATRIXZUTEXT in formatierter Tabelle

Funktion MATRIXZUTEXT in formatierter Tabelle

Damit eröffnet sich die Möglichkeit, von einer beliebigen Stelle im Arbeitsblatt einzelne Informationen zu einem bestimmten Datenfeld abzurufen. Man tippt dazu nur in einer beliebigen Zelle das Gleichheitszeichen ein und klickt dann mit der Maus auf das gewünschte Datenfeld. Excel bietet dann in einem Kontextmenü die verfügbaren Datenfelder an:

Manuelle Eingabe mit Zellbezug

Manuelle Eingabe mit Zellbezug

Hier kann man mit der Maus das betreffende Feld mit einem Doppelklick übernehmen. Oder man bewegt sich mit den Pfeiltasten im Kontextmenü nach unten oder oben und übernimmt den Eintrag dann mit der Eingabetaste.

Sollte aus irgendeinem Grund das Kontextmenü nicht (oder nicht mehr) angezeigt werden, dann reicht es, wenn man hinter die Zelladresse einfach einen Punkt eintippt. Schon wird das Menü wieder eingeblendet.

Kontextmenü mit Punkt einblenden

Kontextmenü mit Punkt einblenden

Andere Datentypen

Neben dem in diesem Artikel gezeigten Beispiel zum Geografie-Datentyp gibt es noch

  • Aktien
  • Währungen
  • Organisation (nur für Anwender mit Power BI Pro-Lizenz)

Darüber hinaus finden sich noch eine ganze Reihe sehr interessanter Datentypen in der Kategorie „Wolfram“:

Wolfram-Datentypen

Wolfram-Datentypen

Wer sich näher damit beschäftigen möchte, findet auf der Hilfeseite von Microsoft einen ersten Einstieg.

Ich möchte hier aber eine Warnung aussprechen: ab Juni 2023 werden die Wolfram-Datentypen nicht mehr unterstützt! Näheres dazu findest du direkt bei Microsoft.

Der heutige Artikel gab eine kleine Einführung in die sogenannten verknüpften Datentypen. Es gibt aber seit einiger Zeit auch die Möglichkeit, eigene Datentypen in Power Query zu definieren. Was es damit auf sich hat, das werde ich in einem späteren Beitrag vorstellen.

Hast du schon Erfahrungen mit Datentypen gemacht und welche Anwendungsmöglichkeiten siehst du dafür? Lass es uns in den Kommentaren wissen!

 

Wenn dir der Artikel gefallen hat: Bitte weitersagen!

Das könnte dich auch interessieren:

Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

6 Gedanken zu “Datentypen: Wenig bekannt und doch so interessant!

  • Dagmar

    Das kannte ich noch nicht, ist aber sehr interessant. Lustig mit dem „Anführer“ 😀. Aktualisiert sich das automatisch, wenn der Bürgermeister wechselt? Gegendert wird auch nicht, Katharina Fegebank ist Bürgermeister.

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Dagmar,

      das Aktualisieren kann man mit einem Rechtsklick auf einen Datentyp und dem Kontextmenü „Aktualisieren“ auslösen, oder über das Menü „Daten | Alle aktualisieren“.
      Abhängig vom jeweiligen Datentyp gibt es sogar die Möglichkeit, automatische Aktualisieren festzulegen. Bei Aktien z.B. alle 5 Minuten oder beim Öffnen der Datei. Auch hier hilft ein Rechtsklick auf den Datentyp, dann „Datentyp | Einstellungen aktualisieren…“
      Aber wie gesagt, das geht nicht bei jedem Datentyp.

      Beschwerden hinsichtlich Gendern bitte direkt an Microsoft 😉

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Anett

    Danke, Martin, für diesen Artikel. Auch ich kannte diese Funktionalität noch nicht.
    Ist es möglich mit zwei Ortsangaben in einer Zeile die Entfernung zwischen diesen beiden Orten mittels dieser Funktion zu ermittlen?

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Anett,

      das wäre tatsächlich eine schöne Anwendung! Es gibt zwar für einige Städte die Angaben von Längen- und Breitengraden und mit Hilfe von Bogengraden ließe sich da möglicherweise etwas zusammenschustern. Aber es gibt diese Angaben eben nicht für alle Städte und eine Berechnung auf Basis von Gradangaben könnte ohnehin nur näherungsweise die Luftlinie abdecken. Leider ist auf diesem Gebiet mein Kompetenzniveau suboptimal, sprich: ich habe davon überhaupt keine Ahnung 😉

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Sven Jonas

    Hallo Martin,
    klasse Funktion. Auf meinem Rechner ist die Feldtabelle in Englisch. Wie kann ich einen andere Sprache wählen.

    Mit freundlichen Grüßen

    Sven Jonas

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Jonas,

      danke für dein Feedback. Aber was genau meinst du damit, dass die Feldtabelle in Englisch ist und du eine andere Sprache wählen möchtest? Ich stehe gerade auf der Leitung…

      Schöne Grüße,
      Martin