Power Quickies (Vol 1) 2

Ein paar kleine Tipps für den Umgang mit Power Query
 

In den letzten Jahren hat sich Power Query zu einem meiner Lieblingswerkzeuge entwickelt. Dieses Tool ist einerseits relativ einfach zu erlernen. Und es ist andererseits so mächtig, dass man sich damit viele der komplizierten Formelmonster aus der Vergangenheit sparen kann. Sehr häufig wird sogar VBA-Programmierung damit überflüssig.

Wenn du diesen Blog schon länger liest, kennst du vermutlich meine Excel-Quickies. Und genau nach diesem Muster werde ich in unregelmäßigen Abständen auch kleine Tipps für Power Query vorstellen: Die Power Query Quickies, oder etwas kürzer, die Power Quickies!

Los geht es heute damit:

  • Power Quickie 1: Den Überblick über seine Abfragen behalten
  • Power Quickie 2: Eine Funktionsreferenz erstellen
  • Power Quickie 3: Abfragen automatisch aktualisieren

Und so geht’s:

Solltest du dich bisher noch nicht an Power Query herangewagt oder vielleicht noch nie etwas davon gehört haben, empfehle ich dir auf jeden Fall diese Einführungsartikel:
Einführung in Power-Query – Teil 1
Einführung in Power-Query – Teil 2
Ich verspreche dir, der Aufwand lohnt sich!

Power Quickie 1: Den Überblick behalten

Wenn man Power Query etwas intensiver nutzt und mit mehreren Abfragen arbeitet, die auch noch miteinander verbunden sind, kann man schnell mal den Überblick über die Zusammenhänge verlieren.
Dazu bietet Power Query eine sehr einfache Lösung, nämlich eine Ansicht der Abfrageabhängigkeiten. Du findest sie hier: Menü „Ansicht | Abfrageabhängigkeiten“

Abfrageabhängigkeiten anzeigen

Abfrageabhängigkeiten anzeigen


Damit öffnet sich ein neues Fenster, in dem dein Meisterwerk in Form eines Baumdiagramms dargestellt wird.
Alle Abfragen im Baumdiagramm

Alle Abfragen im Baumdiagramm


Ziehe das Fenster auf die benötigte Größe (oder auf gleich auf Vollbild) und passe die Darstellung über die Optionen in der rechten unteren Ecke an.
Größe und Layout anpassen

Größe und Layout anpassen


Mit dem Symbol 1 im Bild wird das Diagramm automatisch auf die aktuelle Fenstergröße gezoomt. Über das Layout-Menü (Nr. 2 im Bild) kannst Du noch die Ausrichtung des Baums beeinflussen.
Besonders praktisch ist es, wenn man eine einzelne Abfrage innerhalb des Diagramms anklickt: Dann werden nämlich alle Abhängigkeiten für diese eine Abfrage hervorgehoben:
Einzelne Abfrageabhängigkeiten hervorheben

Einzelne Abfrageabhängigkeiten hervorheben


So wird sehr schnell deutlich, wie alles zusammenhängt, wodurch sich eine etwaige Fehlersuche sehr vereinfacht.

Power Quickie 2: Eine Funktionsreferenz erstellen

Wer mit Excel arbeitet und den Namen einer bestimmten Tabellenfunktion nicht mehr so genau weiß, kann sich einfach in der Funktionsbibliothek umsehen:

Die Excel-Funktionsbibliothek

Die Excel-Funktionsbibliothek


In Power Query gibt es mit der Abfragesprache M eine Vielzahl an eigenen Funktionen. Irgendwann kommt man an den Punkt, wo die einfachen Transformationen, die man über das Menü auswählen kann, nicht mehr ausreichen. Und dann kommen die M-Funktionen ins Spiel. Eine integrierte Bibliothek zum Nachschlagen wird man aber vergeblich suchen. Mit diesem Tipp kannst du dir aber trotzdem ganz leicht ein Funktionsverzeichnis anzeigen lassen.

Erstelle einfach eine neue, leere Abfrage. Wenn du noch in Excel bis, geht das Menü das „Daten | Daten abrufen | Aus anderen Quellen | Leere Abfrage“

Eine leere Abfrage aus Excel heraus erstellen

Eine leere Abfrage aus Excel heraus erstellen


Und falls du schon den Power Query-Editor geöffnet hast, wählst du stattdessen das Menü „Start | Neue Quelle | Andere Quellen | Leere Abfrage“
Eine leere Abfrage in Power Query erstellen

Eine leere Abfrage in Power Query erstellen

Nun klickst du einfach in die Bearbeitungszeile und tippst dort Folgendes ein:
= #shared
Nach der Bestätigung mit der Eingabetaste erzeugt Power Query eine Liste mit allen M-Funktionen:

Eine Funktionsreferenz erstellen

Eine Funktionsreferenz erstellen


Nun kann man entweder direkt durch die lange Liste blättern, bis man fündig wurde. Oder man wandelt diese Liste über das Menü „Datensatztools | Konvertieren | In Tabelle“ in eine Tabelle um und kann diese dann beispielsweise über eine normale Transformation alphabetisch sortieren:
DIe Liste in eine Tabelle konvertieren

DIe Liste in eine Tabelle konvertieren


Die sortierte Funktionsreferenz

Die sortierte Funktionsreferenz


Ein Klick auf einen Eintrag in der Value-Spalte liefert dann eine Hilfe zu der gewählten Funktion, hier im Beispiel für Text.Starts:
Interaktive Funktionsbeschreibung

Interaktive Funktionsbeschreibung

Das ist zwar immer noch nicht so komfortabel, wie die Funktionsbibliothek in Excel, aber immerhin ein Anfang.

Power Quickie 3: Abfragen automatisch aktualisieren

Bei manchen Auswertungen kann es wünschenswert sein, dass sofort beim Öffnen der Excel-Datei die enthaltenen Abfragen automatisch aktualisiert werden. Das kannst du für jede Abfrage individuell festlegen. Lass dir dazu zunächst über das Menü „Daten | Abfragen und Verbindungen“ den Arbeitsbereich mit allen enthaltenen Abfragen einblenden:

Den Bereich Abfragen und Verbindungen einblenden

Den Bereich Abfragen und Verbindungen einblenden


Führe jetzt auf die gewünschte Abfrage einen Rechtsklick aus und wähle aus dem Menü den Punkt „Eigenschaften…“
Abfrageeigenschaften aufrufen

Abfrageeigenschaften aufrufen

Jetzt kannst du auswählen, ob die Abfrage alle paar Minuten aktualisiert werden soll (würde ich persönlich eher davon absehen). Oder ob die Aktualisierung zumindest beim Öffnen der Datei stattfinden soll. Damit stellt man sicher, dass man zu Beginn seiner Arbeit immer die aktuellsten Daten zu Gesicht bekommt:

Die gewünschte Aktualisierung einstellen

Die gewünschte Aktualisierung einstellen


Zusammen mit der zweiten Option (beim Öffnen der Datei) kann man noch ein weiteres Häkchen setzen „Daten vor dem Speichern des Arbeitsblatts aus dem externen Datenbereich entfernen“. Was hat es damit auf sich?
Diese Option könnte interessant werden, wenn die Datei ohnehin schon sehr groß ist und man Speicher sparen möchte. Und beim nächsten Öffnen der Datei werden dann alle Daten ohnehin wieder neu eingelesen.

 
Das war’s für die heutigen Power Query-Tipps. Ich hoffe, da war auch für dich etwas dabei!

 

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



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