Ein kleiner Projektplan mit Gantt-Diagramm 2

Mit Hilfe von ein paar Formatierungsregeln erstellst du einen schönen Projektplan in Excel.
 

Das neue Jahr hat gerade angefangen und die meisten von uns haben vermutlich (wieder) viele gute Vorsätze und sind (noch) voller Tatendrang. Die Erfolgsaussichten steigen ein wenig, wenn man mehr Verbindlichkeit in die Sache bringt und seine Vorsätze mit Zielterminen versieht.

Und wie es der Zufall so will (hahaha, wer’s glaubt), geht es im heutigen Artikel um Projektpläne. Genauer gesagt, wie man Excel dazu bringt, die schönen farbigen Balken (Stichwort: Gantt-Diagramm) auf einem Zeitstrahl automatisch zu erzeugen.

Und so geht’s:

Das Projekt

Mein sehr vereinfachtes Beispiel-Projekt ist ein kleines Bauvorhaben. Die Datei kannst du dir bei Bedarf hier herunterladen.

Der Projektplan im Rohzustand

Der Projektplan im Rohzustand

In einem Projekt gibt es verschiedene Aufgaben, denen jeweils ein Start- und Enddatum zugewiesen ist. Normalerweise sind diese Aufgaben verschiedenen Ressourcen/Personen zugeteilt und haben auch einen Status (geplant, in Arbeit, erledigt). Darauf werde ich heute aber verzichten und der Einfachheit halber den Fokus auf das Gantt-Diagramm legen.

Drei Dinge sollen auf dem Zeitstrahl dargestellt werden:

  • Ein farbiger Balken für die jeweilige Aufgabe
  • Das aktuelle Datum
  • Das späteste Ende-Datum

Dabei soll sich eine nachträgliche Änderung eines Datums natürlich automatisch auf dem Zeitstrahl widerspiegeln.

Alle diese Punkte werden wir mit Hilfe der bedingten Formatierung lösen.

Schritt 1: Das späteste Ende

Beginnen wir gleich mit dem Schluss. Das Datum für das späteste Projektende steht in Zelle C3. Auf unserem Zeitstrahl soll dieses Datum über alle Aufgaben hinweg mit einer farbigen Markierung angezeigt werden.

Dazu markiere ich den kompletten Datumsbereich von D5 bis AH13 und lege eine neue Regel für eine bedingte Formatierung an:
Start | Bedingte Formatierung | Neue Regel.

Eine neue Formatierungsregel anlegen

Die erste Formatierungsregel anlegen

Da in meinem Beispiel die aktive Zelle in meiner Markierung D5 ist, lautet die Formel in unserer Regel also
=D$5=$C$3

Die erste Regel für das späteste Endedatum

Die erste Regel für das späteste Endedatum

Wichtig:
Es kommt hier unbedingt auf die korrekten Bezüge an, also das richtige Setzen der Dollar-Zeichen!
Da das Enddatum fix und unveränderlich in Zelle C3 steht, verwende ich hier den absoluten Bezug $C$3. Das Datum im Zeitstrahl liegt in der fixen Zeile 5, allerdings ist die Spalte ja beweglich, daher die Schreibweise D$5.

Als Formatierung habe ich ein dunkles Rot mit weißer Schrift gewählt.

Damit ist der erste Schritt erledigt:

Regel 1 im Einsatz

Regel 1 im Einsatz

Wenn du nun das Datum für den spätesten Endtermin in Zelle C3 veränderst, wird sich der rote Balken entsprechend verschieben.

Schritt 2: Der aktuelle Tag

Gleichzeitig wollen wir den gerade aktuellen Tag auf einen Blick sehen, um den Projektfortschritt besser einschätzen zu können.

Auch hier markieren wir wieder den kompletten Zeitstrahl von D5 bis AH13 und legen folgende Formatierungsregel an:
=D$5=HEUTE()

Eine weitere Regel für den heutigen Tag

Eine weitere Regel für den heutigen Tag

Mit dieser Formel wird das Datum in Zeile 5 gegen das heutige Tagesdatum verglichen und bei Übereinstimmung die festgelegte Formatierung angewendet. Da wir die HEUTE-Funktion einsetzen, wird der farbige Balken jeden Tag automatisch weiterrutschen.

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Regel 2 im Einsatz

Zusätzlich möchte ich oberhalb der Datumsleiste einen kleinen Pfeil anbringen, der auf das aktuelle Datum hinweist. Dazu habe ich ein Pfeilsymbol aus der Schriftart “Wingdings” eingefügt (Menüband Einfügen | Symbole) und in alle Spalten in Zeile 4 kopiert:

Zusätzliche Pfeile oberhalb der Datumsleiste

Zusätzliche Pfeile oberhalb der Datumsleiste

Da aber nur der Pfeil des heutigen Tages angezeigt werden soll, ändere ich die Schriftfarbe sämtlicher Pfeile auf weiß und lege dann für den Bereich D4:AH4 eine weitere Formatierungsregel an, die fast identisch mit der vorhergehenden ist:
=D$5=HEUTE()
Lediglich für die Formatierung verwende ich die Schriftfarbe schwarz und Fettdruck:

Eine Regel für den aktuellen Datumspfeil

Eine Regel für den aktuellen Datumspfeil

Und schon erscheint der Pfeil beim heutigen Datum:

Auch diese Regel funktioniert

Auch diese Regel funktioniert

Schritt 3: Die Aufgaben-Balken

Kommen wir nun zum Kernstück unseres Projektplans: Den farbigen Gantt-Balken für die einzelnen Aufgaben.
Die neu anzulegende Formatierungsregel soll für den Bereich D6:AH13 gelten (also ohne die Datumszeile), den wir somit markieren und dann eine neue Regel anlegen. Dazu folgende Vorüberlegung:

Die betreffende Zelle soll dann eingefärbt werden, wenn…
das Spaltendatum größer oder gleich dem Startdatum
UND
das Spaltendatum kleiner oder gleich dem Enddatum der jeweiligen Aufgabe ist.

Daher lautet die Formel
=UND(D$5>=$B6;D$5<=$C6)

Die letzte Regel: Farbige Aufgabenbalken

Die letzte Regel: Farbige Aufgabenbalken

Auch hier wieder unbedingt auf die korrekt gesetzten Dollarzeichen achten!

Und fertig ist unser Projektplan:

Geschafft: Der fertige Projektplan

Geschafft: Der fertige Projektplan

Zugegeben, ein recht einfacher Plan. Aber als Ausgangsbasis für deine weiteren Experimente sollte er reichen, oder? Wenn du willst, kannst du jetzt noch eine Spalte mit dem Aufgabenstatus einfügen und die Balken abhängig vom Status in unterschiedlichen Farben darstellen lassen.

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



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2 Gedanken zu “Ein kleiner Projektplan mit Gantt-Diagramm

  • Elke Winkelmann

    Hallo Martin,
    ein schönes Beispiel für die vielen Möglichkeiten von Excel.
    Ich hatte vor einigen Jahren ein ähnliches Problem zu lösen. Allerdings ging es um die Teilnehmer und Dozenten für verschiedene PC-Kurse. Ich habe die Balken damals anders »hergestellt«. Mit einer Wenn-Fkt. hab ich den Datumsbereich geprüft und im »JA-Fall« den Buchstaben »n« ausgeben lassen. Danach habe ich die entsprechenden Zellen in der Schriftart Wingdings formatiert, so sieht man dann ein kleines schwarzes Quadrat in der Zelle. Das ergibt auch einen schönen Balken. Der Vorteil: Es gibt echte Zellinhalte, die man weiterverarbeiten kann – das »n«. Ich habe das in einer Zählenwenn-Fkt. verwendet, um die Anzahl der Teilnehmer zu ermitteln, die an einem bestimmten Kurs teilnehmen bzw. (was für mich noch wichtiger war), ob ich einen Dozenten versehentlich in zwei oder mehreren Kursen an dem Tag verplant hatte (bedingte Formatierung in knallrot, wenn das Ergebnis der Zählenwenn-Fkt. größer 1 war). Das ging alles sehr komfortabel damit.
    Ich freue mich schon auf die nächsten Beiträge.
    Vielen Dank und noch ein schönes neues Excel-Jahr. 🙂

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Elke,

      danke für den Tipp mit der WENN-Funktion und dem Buchstaben, die Idee finde ich auch sehr gut!

      Schöne Grüße und ein ebenso schönes neues Excel-Jahr 🙂

      Martin