Fantastische Verknüpfungen und wo man sie in Excel findet 8

Des einen Freud, des anderen Leid: Externe Verknüpfungen in Excel können hilfreich sein - oder einen in den Wahnsinn treiben
 

Vor längerer Zeit hatte ich einen Artikel veröffentlicht, der sich mit externen Verknüpfungen in Excel-Dateien befasst. Wie du ja sicherlich weißt, lassen sich in einer Formel Bezüge zu einer anderen Arbeitsmappe erstellen. Was in manchen Fällen ganz praktisch erscheinen mag, treibt einen jedoch manchmal in den Wahnsinn. Nämlich dann, wenn man beim Öffnen einer Datei mit der Meldung beglückt wird „Diese Arbeitsmappe enthält Verknüpfungen zu mindestens einer externen Quelle…“, obwohl man zumindest wissentlich niemals eine solche Verknüpfung gesetzt hat.

Solche externen Links können nämlich nicht nur über normale Formeln entstehen, sondern über unzählige andere Wege, die leider nicht immer so einfach zu finden sind. Wenn du also schon einmal einen Kollegen mit einem irren Kichern und einem Hauch von Wahnsinn in den Augen gesehen hast, könnte es sein, dass er bei der Suche nach einer solchen Verknüpfung einfach übergeschnappt ist…

Damit es dir nicht auch so ergeht, zeige ich dir heute ein paar weitere Verstecke.

Die Vorgeschichte

Im ursprünglichen Artikel Die Suche nach der externen Verknüpfung hatte ich schon gezeigt, dass der erste Weg über das Menü „Daten | Verknüpfungen bearbeiten“ führt.

Verknüpfungen bearbeiten

Dort werden alle externen Links mit ihren Pfadangaben aufgelistet, so dass man in einem ersten Schritt über die normale Suchen-Funktion alle betreffenden „normalen“ Formelzellen finden und bearbeiten kann.

Verknüpfungen mit der Suchfunktion finden

Darüber hinaus habe ich einige weitere Plätze aufgezeigt, an denen versteckte externe Verknüpfungen verborgen sein können.

  • Namensmanager
  • Datenüberprüfung
  • Bedingte Formatierung

Diese Punkte wurden im ersten Artikel bereits ausführlich beschrieben wurden, daher gehe ich hier nicht mehr näher darauf ein. Da anschließend aber viele Leser noch weitere Verstecke gemeldet haben, wurde es endlich Zeit für eine Erweiterung dieser Sammlung.

Generell sollte man nicht vergessen, dass sich Verknüpfungen auch in ausgeblendeten Tabellenblättern befinden können. Daher empfehle ich, vor allen Maßnahmen, sämtliche Blätter einzublenden und auch einen etwaigen Blattschutz zu entfernen.

Das Kamera-Tool

Ein ungemein praktisches Hilfsmittel, mit dessen Hilfe sich dynamische Screenshots auf bestimmte Zellbereich einfügen lassen. Wer das Kamera-Tool noch nicht kennt: Guckst du hier.
Wird jedoch ein solches Bild oder ein Arbeitsblatt, das ein solches Bild enthält, in eine andere Arbeismappe kopiert oder verschoben, wird damit automatisch eine externe Verknüpfung auf die Ursprungsdatei erzeugt:

Verknüpftes Bild per Kamera-Tool

Diagramme

Diagramm sind ja immer dynamisch mit einem Quelldatenbereich verbunden. Das hat den Vorteil, dass sich das Diagramm automatisch ändert, sobald sich die Quelldaten ändern. Aber auch hier gilt:
Wenn man das Diagramm oder das Arbeitsblatt mit dem Diagramm in eine neue Arbeitsmappe kopiert, bleiben die Bezüge zu ursprünglichen Quelle erhalten – eine neue externe Verknüpfung ist entstanden. Diese findet man nur, wenn man das Diagramm markiert und in „Diagrammtools | Entwurf“ die Schaltfläche „Daten auswählen“ aktiviert:

Diagramme mit externer Datenquelle

Dort wird dann im Eingabefeld die Quelldatei angezeigt…

Anzeige nur bei geöffneter Datenquelle

… allerdings nur dann, wenn diese Quelldatei auch geöffnet ist! Ansonsten bleibt dieses Feld nämlich leer. Aber keine Sorge, die Quelle lässt sich trotzdem finden. Man muss nur auf die „Bearbeiten“-Schaltfläche klicken, mit der man die Datenreihen bearbeiten kann und schon erhält man die gewünschte Information:

Datenreihe bearbeiten

Datenreihe bearbeiten

Formen und Schaltflächen

Wer seine Excel-Dateien gerne bedienerfreundlich gestaltet, verwendet vielleicht Formen oder Schaltflächen. Diese können entweder mit einem Hyperlink versehen sein, um z.B. an eine bestimmte Stelle zu springen. Oder sie sind mit einem Makro/VBA-Schnippsel verknüpft, welches beim Klick eine vordefinierte Funktion ausführt.

Wie du sicherlich schon ahnst: Auch hier können sich Verknüpfungen verbergen. Ein Rechtsklick auf die Schaltfläche zeigt die Quelle an: Entweder über die Option „Link bearbeiten“ oder den Punkt „Makro zuweisen…“, je nachdem, was im konkreten Fall eben zutrifft.

Links und Makros hinter Formen

Möglich ist auch eine Kombination aus beidem, dass also sowohl ein Link gesetzt wurde als auch eine Verknüpfung mit einem Makro existiert.

Formularsteuerelemente / ActiveX-Steuerelemente

In eine ähnliche Richtung gehen die Steuerelemente, die man über die Entwicklertools einfügen kann. Auch hier ist in sehr vielen Fällen Makro- bzw. VBA-Code mit diesen Elementen verknüpft. Wenn sich das dazugehörige VBA-Modul in einer anderen Datei befindet, hat man wieder eine „wunderbare“ externe Verknüpfung.

Ein Rechtsklick auf das Steuerelement hilft weiter:
Bei normalen Formularsteuerelementen wählt man „Makro zuweisen…“ um an die Verknüpfung heranzukommen, bei ActiveX-Steuerelementen gibt es stattdessen den Eintrag „Code anzeigen“.

Formularsteuerelemente und ActiveX-Steuerelemente

Wobei hier der VBA-Code ohnehin direkt mit in die neue Arbeitsmappe übernommen wird. Aber das ist ein anderes Thema, in die Tiefen von VBA steige ich hier nicht ein.

Eingebettete Objekte

Durchaus beliebt ist die Möglichkeit, externe Dateien als Objekte in eine Excel-Mappe einzubetten, um später per Doppelklick die entsprechende Datei (Word, PDF, Bild etc) zu öffnen. Dabei gibt es die Möglichkeit, die komplette Datei als Symbol einzubinden (was die Dateigröße der Arbeitsmappe natürlich erhöht) oder man erstellt lediglich ein Symbol und eine Verknüpfung auf die Originaldatei. Das spart Speicherplatz – und führt, wie der Name schon sagt, zu einer Verknüpfung.

Objekt als Verknüpfung einfügen

Markiert man ein solchermaßen eingefügtes Objekt, wird oben in der Bearbeitungszeile der Pfad zur Quelldatei angezeigt:

Pfad zur verknüpften Datei

Etwas allgemein formuliert kann man sagen:
An jeder Art von eingefügtem Objekt (Bilder, Formen, 3D-Modelle, Piktogramme…) können per Rechtsklick entweder Links erstellt oder mit Makros verknüpft werden. Wird ein solches Objekt später in eine andere Arbeitsmappe kopiert, verweisen die Verknüpfungen unter Umständen auf die Ursprungsdatei.

Besonderheit: Pivot-Tabellen

Die oben gezeigten Fälle führen in aller Regel zu einem Eintrag in der Übersicht „Verknüpfungen bearbeiten“ bzw. zu einem entsprechenden Hinweis auf externe Verknüpfungen, wenn die Arbeitsmappe geöffnet wird.
Anders verhält es sich jedoch bei Pivot-Tabellen. Wurde eine solche oder ein Arbeitsblatt mit einer Pivot-Tabelle in eine andere Excel-Arbeitsmappe kopiert, führt dies in aller Regel erst einmal weder zu einer Fehlermeldung oder zu einem Warnhinweis beim Öffnen der Datei. Erst wenn die Pivot-Tabelle aktualisiert werden soll, kommt ein Hinweis auf die fehlende Datenquelle (Anmerkung: Dies kann je nach PivotTable-Einstellungen auch schon beim Öffnen der Datei passieren).

Wenn die Pivot-Tabelle nicht gerade über eine echte Datenverbindung mit einer Datenquelle verbundenen ist (z.B. per Power Query), dann taucht eine solche Verknüpfung weder in der besagten Übersicht „Verknüpfungen bearbeiten“ noch in der Übersicht der Abfragen und Datenverbindungen auf. Hier führt der Weg über die PivotTable-Tools. Im Register „Analysieren“ findet sich die Schaltfläche „Datenquelle ändern“, in der Pfad und Datei der ursprünglichen Datenquelle angezeigt werden:

Datenquelle in Pivot-Tabelle ändern

Nun hat man die Möglichkeit, diesen Pfad/diese Datei zu ändern. Oder man muss im schlimmsten Fall auf die Pivot-Tabelle oder zumindest deren Aktualisierung ganz verzichten, wenn man keinen Zugriff auf die Datenquelle hat.

Das war’s für heute mit den externen Verknüpfungen. Solltest du zu den bedauernswerten Opfern gehören, dann hoffe ich, du konntest hier ein paar Tipps finden. Und wenn du weitere Verstecke solcher Verknüpfungen kennst, lass es uns in den Kommentaren wissen!

 

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8 Gedanken zu “Fantastische Verknüpfungen und wo man sie in Excel findet

  • Andrea Schmidt

    … und wieder einmal ein toller Tipp! Ich quäle mich seit Wochen mit diesem Problem herum. Nun gibt es eine Irre weniger! 😀

  • Marcel Pfeifer

    Ich habe den Artikel zwar nur schnell überflogen, aber kann es sein, dass du den Namensmanager vergessen hast?

    Außerdem finden sich manchmal auch Verknüpfungen bei „Daten => Datenüberprüfung“ 🙂

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Marcel,

      ja, du hast den Artikel nur überflogen 🙂
      Auf den Namensmanager und die Datenüberprüfung bin ich ganz am Anfang in der Vorgeschichte eingegangen (mit einem Verweis auf den ersten Artikel).

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Rico

    Schon wieder was gelernt! Ich habe mich schon häufiger gewundert, wo denn die Verknüpfung sein soll, wenn doch „Daten – Verknüpfungen bearbeiten“ ausgegraut ist. Ich wusste gar nicht, welche Möglichkeiten es noch gibt!

    Vielen Dank für diesen wieder einmal sehr hilfreichen Artikel!

  • TDi

    Klasse Sammlung! 🙂
    Auch durch Bezüge in bedingten Formatierungsformeln können Verknüpfungen resistenzen entwickeln.
    Gruß,
    T.

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo TDi,

      danke für den Hinweis, über die bedingten Formatierungen hatte ich auch schon im ersten Artikel (siehe Vorgeschichte) geschrieben.

      Schöne Grüße,
      Martin