Eingabemöglichkeiten einschränken 21

Eigene Drop-Down-Listen mit der Funktion "Datenüberprüfung"
 

Wer Excel-Tabellen für andere Anwender erstellt, kennt das Problem: Manchmal möchte man, dass in bestimmte Zellen nur vorgebene Werte eingetragen werden sollen.

Das hat zwei Vorteile: Es erleichtert dem Nutzer die Eingabe, wenn er aus einer Liste von Alternativen nur einen Wert auszuwählen braucht. Und es vereinfacht eine spätere Auswertung, wenn die Daten in einem strukturierten, vordefinierten Format vorliegen.

Excel bietet dafür eine schöne Lösung: Die Datenüberprüfung. Und so geht’s:

Datenüberprüfung

Excel bis Version 2003:
Menü „Daten“, Untermenü „Gültigkeit“

Excel ab Version 2007:
Man findet diese Funktion im Menü „Daten“ im Bereich der Datentools unter „Datenüberprüfung“:

Screenshot: Datenüberprüfung

Bild: Datenüberprüfung

Im Feld „Zulassen“ auf dem Register „Einstellungen“ steht hier standardmäßig „Jeden Wert“. Über die Auswahlliste lässt sich das nun auf unsere Bedürfnisse anpassen:

Datenüberprüfung Liste

Bild: Zulassen – Liste

In meinem Beispiel möchte ich, dass der Anwender in Zelle B1 eine Auswahlliste mit allen Monaten erhält, aus denen er einen Monat auswählen kann. Dazu habe ich im Bereich I1:I12 eine Liste aller Monate vorbereitet. Dann markieren wir wieder die Zelle B1, für die wir ja die Eingabe einschränken wollen. Öffnen wir jetzt das Menü Datenüberprüfung, wählen im Feld „Zulassen“ den Wert „Liste“ aus und geben als Quelle den Bereich mit den Monaten an:

Datenüberprüfung - Liste

Bild: Monatsliste

Der Anwender erhält damit in Zelle B1 eine entsprechende Auswahlliste:

Auswahlliste

Bild: Auswahlliste

Sollte er nun versuchen, stattdessen einen Freitext einzugeben, erhält er standardmäßig diese Fehlermeldung:

Standard-Fehlermeldung

Bild: Standard-Fehlermeldung

Um das Ganze ein wenig benutzerfreundlicher zu gestalten, rufen wir nochmal das Menü „Datenüberprüfung“ auf. Im Reiter „Eingabemeldung“ können wir einen selbst definierten Hinweis eintragen, den der Anwender erhält, sobald er die Zelle B1 markiert. Und im Reiter „Fehlermeldung“ lässt sich ebenfalls eine angepasste Meldung festlegen:

Eingabemeldung

Bild: Eingabemeldung

Benutzerdefinierte Fehlermeldung

Bild: Benutzerdefinierte Fehlermeldung

Für den Anwender sieht das dann wie folgt aus:

Eingabemeldung

Bild: Eingabemeldung

Fehlermeldung

Bild: Fehlermeldung

Das ist doch schon deutlich besser, oder? Abschalten kann man die Gültigkeitsprüfung ganz einfach, indem man das Menü „Datenüberprüfung“ nochmal aufruft und im Feld „Zulassen“ den Eintrag „Jeden Wert“ auswählt.

Wichtig:
Die Datenüberprüfung gilt immer für die Zelle(n), die man beim Aufrufen der Funktion markiert hat. Somit lässt sich auch für einen ganzen Zellbereich die Eingabe überprüfen (gilt natürlich auch für das Abschalten der Prüfung).

Wenn dir der Artikel gefallen hat: Bitte weitersagen!

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



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21 Gedanken zu “Eingabemöglichkeiten einschränken

  • Jens

    Hallo Martin!
    Ich habe folgendes Problem, das wahrscheinlich irgendwie mit der beschriebenen Funktion zu lösen ist…allerdings komme ich nicht drauf;-)
    Ich möchte die Bearbeitung einer Zelle in Spalte B abhängig machen von dem jeweiligen Eintrag in Spalte A. Konkret: Wenn in Zelle A2=“Text_Y“, dann dürfen in Zelle B2 nur positive Zahlen eingetragen werden. Wenn in Zelle A2=“Text_X“, dann dürfen in Zelle B2 nur negative Zahlen eingetragen werden.
    Gibt es da Etwas?

    Vielen Dank vorab und viele Grüße

    Jens

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Jens,

      du wählst unter „Zulassen“ den Wert „Benutzerdefiniert“ aus und gibst folgende Formel ein:
      =ODER(UND(A2=“Text_Y“;B2>0);UND(A2=“Text_X“;B2<0))

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Ralph

    Hallo,
    gibt es eine Möglichkeit in der Liste etwas anderes anzeigen zu lassen, als der Wert, der dann in der Zelle ist.
    Also: ich habe zwei Spalten: Artikelnummer und Bezeichnung.
    Nun möchte ich in einem Feld als Listenauswahl die Bezeichnung wählen können, dann soll aber für einen späteren SVERWEIS die dazustehende eindeutige Artikelnummer in der Zelle stehen. Geht das? Die Frage bezieht sich speziell auf Datenüberprüfung, nicht VBA oder Formularfeld.

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Ralph,

      nein, diese Möglichkeit gibt es leider nicht. In der Zelle mit der Datenüberprüfung kann nur der Wert stehen, der aus der Liste ausgewählt wurde. Bezogen auf dein Beispiel müsstest du also in einer zweiten Zelle daneben schon per SVERWEIS oder ähnlichem die zur ausgewählten Bezeichnung passende Artikelnummer holen.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Philipp

    Hallo,
    ich möchte Eingabewerte wie folgt beschränken:

    In Zellen A1, B1, C1, D1 dürfen nur Werte zwischen 0 und 5 eingegeben werden, gleichzeitig darf in die jeweilige Zelle kein Wert eingegeben werden, wenn die Summe der eingegebenen Werte in diesen 4 Zellen >5 ist.
    Alle 4 Zellen sollen sich somit gegenseitig auf den eingegeben Wert prüfen, die Summe aus den Werten bilden, mit ok
    A1 „4“, B1 „0“, C1 „1“, D1 „0“ –> ok
    A1 „0“, B1 „4“, C1 „0“, D1 „2“ –> Fehler! (da > 5)

    Wie muss jede dieser Zellen beschränkt werden?

    Gruß Philipp

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Philipp,

      du markierst die 4 Zellen und gibst folgende bentzerdefinierte Gültigkeitsprüfung ein:
      =UND(A1>=0;A1<=5;SUMME($A$1:$D$1)<=5)

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Dario

    Hallo Martin.
    Danke für die Anleitung die soweit bei mir funktioniert. Ich habe eine Zelle in welcher zwingend „Ja“ oder „Nein“ stehen muss.
    Wie kann ich aber verhindern, dass ein „leerer“ Eintrag erfasst wird. Dabei kommt jetzt noch keine Wahrnung.

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Dario,

      das ist so leider nicht möglich. Es lässt sich nicht verhindern (zumindest nicht ohne VBA-Programmierung), dass beispielsweise ein eingetragener Wert herausgelöscht wird und damit ein leerer Eintrag entsteht. Du kannst höchstens über eine bedingte Formatierung die Zelle rot einfärben, solange sie leer ist. Dann springt einem der Fehler zumindest ins Gesicht.

      Schöne Grüße,
      Martin

      • Dario

        Hallo Martin

        Danke für die Info. Schade dass das nicht möglich ist, sollte ja kein ungewöhnlicher use-case sein.
        Danke für den Tipp mit der bedingten Formatierung. Ich werde dies umsetzen.

        Gruss
        Dario

  • Burkhart Sommer

    Hallo
    Ich arbeite mit Excel 2019. In meiner Datenüberprüfung wechselt die Anzahl der Eintragungen. Bei der Auswahl der Eintragungen wird in der DropDownliste immer der letzte Eintrag ausgewählt, besser wäre es der erste Eintrag. Kennen Sie einen Trick um das zu ändern ?
    MfG Burkhart

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Burkhart,

      dieses Problem kann ich bei mir nicht nachvollziehen. Wenn ich in der Gültigkeitsprüfung Listen definiert habe und das Dropdown-Feld in der Zelle öffne, werden immer die ersten Einträge von oben beginnend angezeigt. Und es ist überhaupt keine Eintrag ausgewählt (getestet unter Office 365, Excel 2013 und Excel 2010).
      Vielleicht kennt ein anderer Leser dieses Problem?

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Marco Schnepf

    Hi Martin

    Deine Tutorials sind der Wahnsinn, helfen mir ungemein mein Geschäfts effizienter zu betreiben.

    Vielen Dank

  • Stefan

    Hallo Martin,

    vielen Dank für deinen Artikel. Es gibt eine kleine Einschränkung für die Verwendung von Dropdown-Listen, an der ich gerade knabbere. Zwar kann man wunderbar, wie du beschreibst, Daten per Dropdown vorgeben und eine Freitexteingabe verhindern, jedoch kann ein Nutzer nach wie vor jeden beliebigen Text per Copy+Paste in eine Zelle einfügen. Mein Gedanke der Steuerung der Eingabedaten ist also entscheidend ausgehebelt.
    Hast du dafür eine einfache Lösung ohne Makro? Ich wäre für jeden Hinweis dankbar.

    LG, Stefan

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Stefan,

      das Problem kenne ich, leider gibt es für dieses Ärgernis keine Lösung (zumindest ist mir keine bekannt).

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Yves D.

    Hallo,
    ich würde gerne aus einer Übersichtsliste folgende Möglichkeiten darstellen:

    Spalte 1, Spalte 2, Spalte 3, Spalte 4, Spalte 5,
    Datum, Name, Produktbereich, Artikel, Produkt,

    Spalte 3 soll eine Drop-Down-Liste sein (5 verschiedene Bereiche) –> für mich soweit klar.
    Spalte 5 soll die einzelne Produkte (per Drop-Down) des Produktbereichs nach der Auswahl Spalte 3 anbieten. (z.Bsp. Produktbereich Schuhe –> Sport-, Fußball-, Arbeit-, Tanz- und Wanderschuhe)

    Über einen Sverweis komme ich nicht wirklich weiter…

  • Axel Hettich

    Guten Tag Martin

    Vereinfachtes Beispiel für mein Problem:
    Ich habe eine Tabelle mit etlichen Zellen mit Auswahlliste.
    Die Zulässigen Werte können sein: Ja;Nein;Vielleicht;Immer;Nie
    Aber in einer Zelle will ich nur: Ja;Nein;Vielleicht (Fall A)
    In einer anderen: Immer;Nie (Fall B)
    In einer dritten: Ja;Nein;Immer;Nie (Fall C)
    In einer vierten: Ja;Vielleicht;Nie (Fall D)
    Ich kann für jede Zelle bei der Datenüberprüfung unter Gültigkeitskriterien/Quelle die jeweiligen Begriffe auflisten; funktioniert.
    Ich kann die Zulässigen Werte auch in einer Tabelle erfassen, z.B. in den Zellen A1:A5, Reihenfolge Ja;Nein;Vielleicht;Immer;Nie
    Für Fall A trage ich unter Gültigkeitskriterien/Quelle „=A1:A3“ ein; funktioniert.
    Für Fall B trage ich unter Gültigkeitskriterien/Quelle „=A4:A5“ ein; funktioniert.
    Für die Fälle C und D, deren zulässigen Werte in der Tabelle A1:A5 nicht zusammenhängend sind, kenne ich keine Lösung; gibt es eine?

    Beste Grüsse
    Axel

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Axel,

      eine sehr interessante Frage, die mich gerade selbst etwas verwundert. Spontan hätte ich gedacht, es wäre kein Problem, mehrere Zellbezüge durch Semikolon getrennt in einer Liste anzugeben. Schließlich kann man ja die einzelnen Werte direkt Semikolon-getrennt in der Datenprüfung eingeben. Aber ganz offensichtlich lässt Excel das nicht zu. Auch der Umweg über einen definierten Namen funktioniert nicht.

      Daher bin ich leider selbst etwas ratlos und sehe als einzige Alternativen nur eine separate (zusammenhängende) Liste oder eben die direkte Eingabe der zulässigen Werte in der Datenprüfung.

      Aber vielleicht hat ja ein anderer Leser noch eine bessere Idee.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Weke

    Hallo Martin ich habe vor eine Excel zu machen für die Arbeit.
    Darin sollen die Heizungswartungen aufgeführt werden. Um die Eingabe zu vereinfachen möchte ich eine Eingabe Maske machen, Wenn ich dann zum Beispiel denn Kontakt anklicke weil ich was ändern möchte möchte ich das sich das Fenster wieder öffnet. Ich habe es versucht über die Maske die geöffnet wird wenn man die tasten alt M/N drückt. Dafür habe ich leider zuviele Spalten. Hast du da eine gute Idee wie ich es hinbekomme?
    MfG Weke Pauls

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Weke,

      da du die Standard-Eingabemaske (Alt + N / M) offensichtlich schon kennst und sie deinen Anforderungen jedoch nicht genügt, sieht es mit einem einfachen Tipp leider schlecht aus. Das was du dir vorstellst, lässt sich nur mit VBA-Programmierung lösen. Und da musst du dann etwas tiefer einsteigen, das sprengt hier den Rahmen.

      Schöne Grüße,
      Martin