Wer eine Extrawurst braucht: Benutzerdefinierte Formate 132

Excel bietet standardmäßig eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Zahlen in der gewünschten Weise zu formatieren, wie z.B. als Währung, Datum, Prozent und so weiter.

Manchmal reichen die Standardformate aber nicht aus, weil man z.B. eigene Einheiten an seine Zahlen anhängen möchte. Oder weil man besonders lange Zahlen zwecks besserer Lesbarkeit optisch trennen möchte.

Für diese Fälle gibt es in Excel eine einfache Lösung: Benutzerdefinierte Zahlenformate. Damit sind der Fantasie (fast) keine Grenzen gesetzt, sein Datenmaterial im gewünschten Format darzustellen.

Und so geht’s:

Mit dem Standard geht’s los

Die verschiedenen Zahlenformate erreicht man entweder über die entsprechende Auswahlliste im Start-Register oder über einen Rechtsklick auf eine Zelle und den Menüpunkt „Zelle formatieren…“

Zahlenformate auswählen

Damit gelangt man zum Fenster mit den verschiedenen Standard-Kategorieren für Zahlenformate:

Zahlenformate nach Kategorie

Um nun ein eigenes Zahlenformat zu definieren empfiehlt es sich, zunächst aus den vorhandenen Kategorien ein möglichst ähnliches Format auszuwählen. Denn in vielen Fällen kann ein bestehendes Zahlenformat als Ausgangsbasis für die Anpassungen dienen. Im Bild oben habe ich als Beispiel ein Währungsformat ausgewählt, das ich im nächsten Schritt anpassen möchte.

Zahlenformat anpassen

Das Euro-Zeichen wird standardmäßig hinter die Zahl angehängt, soll in meinem Beispiel aber vorangestellt werden. Dazu wähle ich nun die Kategorie „Benutzerdefiniert“ aus:

Anpassung des Währungsformats

Wie man sieht, werden im Feld „Typ“ die Formatierungszeichen angezeigt, die ich nun ändern kann. Dazu klicke ich einfach in diese Zeile und stelle das Eurozeichen an die erste Stelle:

Geändertes Währungsformat

Und schon ist das gewünschte Ergebnis erreicht, wie man in Zelle A2 sieht:

Vorangestelltes Währungszeichen

Genauso gut hätte ich auch eine völlig neue Währung definieren können. In diesem Fall hänge ich die Währungsangabe einfach in doppelte Anführungszeichen hinten an die Formatierungszeichen an:

Eigene Währung definieren

Und schon haben wir eine Alternative für den Euro geschaffen!

Jetzt kommt die Extrawurst

Damit ist aber noch lange nicht das Ende erreicht, denn die benutzerdefinierten Formate bieten noch viel mehr Möglichkeiten. So kann ich z.B. für positive und negative Zahlen unterschiedliche Farben festlegen und einen Hinweis ausgeben, wenn es sich bei der Eingabe um keine Zahl handelt:

Verwendung von Farben

Dieses Format wollen wir uns zum besseren Verständnis etwas näher ansehen:

Aufbau des Zahlenformats

Die Formatierungszeile ist in 4 Bereiche unterteilt, die ich zur besseren Unterscheidung farbig markiert habe. Dabei werden die Bereiche in genau dieser Reihenfolge definiert: positive Werte, negative Werte, Null und Texte. Die einzelnen Bereiche werden durch ein Semikolon voneinander getrennt.

Die Farbbezeichnungen müssen dabei jeweils in eckigen Klammern vorangestellt werden. Folgende Farbangaben können verwendet werden: Schwarz, Grün, Weiß, Blau, Magenta, Gelb, Zyan und Rot.

Die folgende Beispieltabelle zeigt, was noch alles mit benutzerdefinierten Formaten möglich ist:

Weitere benutzerdefinierten Zahlenformate

Auf einige Besonderheiten möchte ich noch kurz eingehen:
Texte sind immer in doppelte Anführungszeichen zu setzen, wie wir schon in unserem Währungsbeispiel gesehen haben.

Das Rautensymbol # steht immer für eine Zahl, wobei nicht signifikatente Nullen weggelassen werden. Wenn man die Nullen auf jeden Fall anzeigen möchte, gibt man das Zeichen „0“ an.

Man kann auch mit Bedingungen arbeiten, die dann in eckige Klammern gesetzt werden. Dies ist bei der Unterscheidung von Einzahl und Mehrzahl ganz hilfreich: [=1] wird somit für den Wert 1 (also die Einzahl) angewendet [<>1] für alle Werte, die ungleich 1 sind, also die Mehrzahl.

Über das Stern-Symbol wird das nachfolgende Zeichen solange wiederholt, bis die komplette Zelle gefüllt ist.