Bequemer filtern mit Datenschnitten 8

Datenschnitte sind sehr komfortable und anwenderfreundliche Filtermöglichkeiten
 

Mit Excel 2010 hat Microsoft ein sehr praktisches Filterwerkzeug eingeführt: Den sogenannten Datenschnitt (englisch „Slicers“). Damit lassen sich sehr einfach nutzbare und übersichtliche Filter für Pivot-Tabellen zur Verfügung stellen.

Natürlich sind Pivot-Tabellen standardmäßig schon mit Filtern ausgestattet. Aber gerade wenn mehrere Filter gleichzeitig angewendet werden, ist es oftmals nicht mehr so einfach zu erkennen, was gerade gefiltert wird.

Viel praktischer geht es mit einem Datenschnitt. Wie das genau funktioniert, zeigt der heutige Artikel.

Ausgangslage: Eine Pivot-Tabelle

Ich habe wieder ein kleines Beispiel mit einer Pivot-Tabelle vorbereitet (die Datei kannst du bei Bedarf hier herunterladen):

Ausgangssituation: Eine fertige Pivot-Tabelle

Ausgangssituation: Eine fertige Pivot-Tabelle

Diese Tabelle wollen wir nun mit Hilfe eines Datenschnittes filtern. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten, den Datenschnitt einzufügen.

Variante 1: Über das Einfügen-Menü:

Datenschnitte einfügen (Variante 1)

Datenschnitte einfügen (Variante 1)

Variante 2: Über die Pivottable-Tools:

Datenschnitte einfügen (Variante 2)

Datenschnitte einfügen (Variante 2)

Egal, welche Variante man gewählt hat, wird man zuerst noch gefragt, nach welchen Feldern gefiltert werden soll. Hier klicken wir alle an, die uns interessieren:

Die gewünschten Filter auswählen

Die gewünschten Filter auswählen

In meinem Beispiel habe ich mich für die Felder „Region“, „Produkt“ und „Jahr“ entschieden. Nach einem Klick auf „OK“ erscheinen drei „schwebende“ Objekte in meiner Tabelle:

Die drei Filter-Fenster

Die drei Filter-Fenster

Die einzelnen Objekte lassen sich mit der Maus frei positionieren und in der Größe ändern. Außerdem können wir auch über die Datenschnitt-Tools eine Formatvorlage auswählen und somit jedes Objekt bei Bedarf einfärben:

Datenschnitt einfärben

Datenschnitt einfärben

Wie verwendet man nun mit diese Datenschnitten? Ganz einfach: Indem man eine der Schaltflächen anklickt, wird der entsprechende Filter gesetzt:

Datenschnitt im Einsatz

Datenschnitt im Einsatz

Sollen innerhalb eines Datenschnitts mehrere Filterkriterien gesetzt werden, ist das auch kein Problem: Einfach bei gedrückter STRG+Taste alle gewünschten Schaltflächen anklicken:

Mehrfachselektion mit STRG+Klick

Mehrfachselektion mit STRG+Klick

Leichter geht’s kaum mehr, oder?

Und natürlich lassen sich die gesetzten Filter genauso leicht wieder löschen. Dazu klicken wir auf das kleine Filtersymbol in der rechten oberen Ecke des jeweiligen Datenschnitts:

Filter zurücksetzen

Filter zurücksetzen

Datenschnitt in formatierten Tabellen

Ab der Excel-Version 2013 lassen sich Datenschnitte nicht nur auf Pivot-Tabellen, sondern auch auf formatierte Tabellen anwenden:

Datenschnitt in formatierten Tabellen

Datenschnitt in formatierten Tabellen

In Excel 2010 ist dies noch nicht möglich, hier funktionieren Datenschnitte nur mit Pivot-Tabellen. Und alle Excel-Versionen davor müssen auf dieses schöne Hilfsmittel leider ganz verzichten.

Ach ja:
Wer die Datenschnitte nicht mehr braucht, kann sie ganz einfach löschen, in dem der betreffende Datenschnitt angeklickt und auf der Tastatur die Entf-Taste gedrückt wird.

 

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



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8 Gedanken zu “Bequemer filtern mit Datenschnitten

  • Andi

    Hallo Martin,
    dieser Beitrag ist zwar schon eine zeitlang her (wie rasch doch die Zeit verrinnt…), aber eine wirklich angenehme Funktion ist unerwähnt: „PivotTable-Verbindungen“. Vielleicht haben die mal in einem Quickie Platz.
    Lg

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Andi,

      ja, die Zeit fliegt, wem sagst Du das 😉
      Gute Idee mit den PivotTable-Verbindungen, das habe ich mir gleich mal notiert.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Louis

    Hallo Martin,

    eine Frage: Ich habe eine Ausgangs-Tabelle (keine Pivot, nur formatierte Tabelle) mit Datenschnitt. Diese Arbeitsmappe dient als Vorlage. Wenn ich nun diese Vorlage-Arbeitsmappe kopiere, bezieht sich der Datenschnitt immer noch auf die Vorlage und nicht auf die Kopie. Wie umgehe ich das?

    Da es sich um keine Pivot-Tabelle handelt kann ich auch nicht auf Berichtsverbindungen zugreifen. Ich WEIß, dass es geht. Bei der Excel-Beispieldatei „Hausrat“ (unter neu) hat man genau das geschafft. Ich finde einfach nicht die richtige Einstellung bzw. das Kontrollkästchen, falls es denn eins gibt.

    LG
    Louis

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Louis,

      ich vermute einmal, dass die besagte Beispieldatei als Excel-Vorlage (*.xltx) gespeichert ist. Hast Du Deine Ausgangstabelle tatsächlich als echte Vorlage gespeichert oder ist es eine „normale“ Mappe (*.xlsx), die Du dann einfach kopierst? Vielleicht liegt es daran.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Anja

    Hallo Martin,

    erstmal super erklärt. Ich hätte da eine Frage:
    Um bei deinem Beispiel zu bleiben – bei mir dreht sich alles um Fehlergründe und Anzahl Fehler.
    Beim Filtern über Datenschnitt auf den einzelnen Fehlergrund (viele Verkäufer und je Verkäufer mehrere Zeilen) möchte ich wissen welcher „Verkäufer“ zu einem bestimmten Fehlergrund die meisten Fehler macht. Gibt es da eine „schnelle“ Hilfe die jeweilige Gesamtanzahl der Fehler je „Verkäufer“ und Fehlergrund darzustellen?

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Anja,

      genau dafür sind Pivot-Tabellen ja da 🙂
      Du musst nur im Wertebereich in die Wertfeldeinstellungen gehen (Rechtsklick auf das Wertefeld, dann Option „Wertfeldeinstellungen…“) und dort von „Summe“ auf „Anzahl“ umstellen.

      Schöne Grüße,
      Martin