Ein kleiner Projektplan mit Gantt-Diagramm 24

Mit Hilfe von ein paar Formatierungsregeln erstellst du einen schönen Projektplan in Excel.
 

Das neue Jahr hat gerade angefangen und die meisten von uns haben vermutlich (wieder) viele gute Vorsätze und sind (noch) voller Tatendrang. Die Erfolgsaussichten steigen ein wenig, wenn man mehr Verbindlichkeit in die Sache bringt und seine Vorsätze mit Zielterminen versieht.

Und wie es der Zufall so will (hahaha, wer’s glaubt), geht es im heutigen Artikel um Projektpläne. Genauer gesagt, wie man Excel dazu bringt, die schönen farbigen Balken (Stichwort: Gantt-Diagramm) auf einem Zeitstrahl automatisch zu erzeugen.

Und so geht’s:

Das Projekt

Mein sehr vereinfachtes Beispiel-Projekt ist ein kleines Bauvorhaben. Die Datei kannst du dir bei Bedarf hier herunterladen.

Der Projektplan im Rohzustand

Der Projektplan im Rohzustand

In einem Projekt gibt es verschiedene Aufgaben, denen jeweils ein Start- und Enddatum zugewiesen ist. Normalerweise sind diese Aufgaben verschiedenen Ressourcen/Personen zugeteilt und haben auch einen Status (geplant, in Arbeit, erledigt). Darauf werde ich heute aber verzichten und der Einfachheit halber den Fokus auf das Gantt-Diagramm legen.

Drei Dinge sollen auf dem Zeitstrahl dargestellt werden:

  • Ein farbiger Balken für die jeweilige Aufgabe
  • Das aktuelle Datum
  • Das späteste Ende-Datum

Dabei soll sich eine nachträgliche Änderung eines Datums natürlich automatisch auf dem Zeitstrahl widerspiegeln.

Alle diese Punkte werden wir mit Hilfe der bedingten Formatierung lösen.

Schritt 1: Das späteste Ende

Beginnen wir gleich mit dem Schluss. Das Datum für das späteste Projektende steht in Zelle C3. Auf unserem Zeitstrahl soll dieses Datum über alle Aufgaben hinweg mit einer farbigen Markierung angezeigt werden.

Dazu markiere ich den kompletten Datumsbereich von D5 bis AH13 und lege eine neue Regel für eine bedingte Formatierung an:
Start | Bedingte Formatierung | Neue Regel.

Eine neue Formatierungsregel anlegen

Die erste Formatierungsregel anlegen

Da in meinem Beispiel die aktive Zelle in meiner Markierung D5 ist, lautet die Formel in unserer Regel also
=D$5=$C$3

Die erste Regel für das späteste Endedatum

Die erste Regel für das späteste Endedatum

Wichtig:
Es kommt hier unbedingt auf die korrekten Bezüge an, also das richtige Setzen der Dollar-Zeichen!
Da das Enddatum fix und unveränderlich in Zelle C3 steht, verwende ich hier den absoluten Bezug $C$3. Das Datum im Zeitstrahl liegt in der fixen Zeile 5, allerdings ist die Spalte ja beweglich, daher die Schreibweise D$5.

Als Formatierung habe ich ein dunkles Rot mit weißer Schrift gewählt.

Damit ist der erste Schritt erledigt:

Regel 1 im Einsatz

Regel 1 im Einsatz

Wenn du nun das Datum für den spätesten Endtermin in Zelle C3 veränderst, wird sich der rote Balken entsprechend verschieben.

Schritt 2: Der aktuelle Tag

Gleichzeitig wollen wir den gerade aktuellen Tag auf einen Blick sehen, um den Projektfortschritt besser einschätzen zu können.

Auch hier markieren wir wieder den kompletten Zeitstrahl von D5 bis AH13 und legen folgende Formatierungsregel an:
=D$5=HEUTE()

Eine weitere Regel für den heutigen Tag

Eine weitere Regel für den heutigen Tag

Mit dieser Formel wird das Datum in Zeile 5 gegen das heutige Tagesdatum verglichen und bei Übereinstimmung die festgelegte Formatierung angewendet. Da wir die HEUTE-Funktion einsetzen, wird der farbige Balken jeden Tag automatisch weiterrutschen.

v

Regel 2 im Einsatz

Zusätzlich möchte ich oberhalb der Datumsleiste einen kleinen Pfeil anbringen, der auf das aktuelle Datum hinweist. Dazu habe ich ein Pfeilsymbol aus der Schriftart “Wingdings” eingefügt (Menüband Einfügen | Symbole) und in alle Spalten in Zeile 4 kopiert:

Zusätzliche Pfeile oberhalb der Datumsleiste

Zusätzliche Pfeile oberhalb der Datumsleiste

Da aber nur der Pfeil des heutigen Tages angezeigt werden soll, ändere ich die Schriftfarbe sämtlicher Pfeile auf weiß und lege dann für den Bereich D4:AH4 eine weitere Formatierungsregel an, die fast identisch mit der vorhergehenden ist:
=D$5=HEUTE()
Lediglich für die Formatierung verwende ich die Schriftfarbe schwarz und Fettdruck:

Eine Regel für den aktuellen Datumspfeil

Eine Regel für den aktuellen Datumspfeil

Und schon erscheint der Pfeil beim heutigen Datum:

Auch diese Regel funktioniert

Auch diese Regel funktioniert

Schritt 3: Die Aufgaben-Balken

Kommen wir nun zum Kernstück unseres Projektplans: Den farbigen Gantt-Balken für die einzelnen Aufgaben.
Die neu anzulegende Formatierungsregel soll für den Bereich D6:AH13 gelten (also ohne die Datumszeile), den wir somit markieren und dann eine neue Regel anlegen. Dazu folgende Vorüberlegung:

Die betreffende Zelle soll dann eingefärbt werden, wenn…
das Spaltendatum größer oder gleich dem Startdatum
UND
das Spaltendatum kleiner oder gleich dem Enddatum der jeweiligen Aufgabe ist.

Daher lautet die Formel
=UND(D$5>=$B6;D$5<=$C6)

Die letzte Regel: Farbige Aufgabenbalken

Die letzte Regel: Farbige Aufgabenbalken

Auch hier wieder unbedingt auf die korrekt gesetzten Dollarzeichen achten!

Und fertig ist unser Projektplan:

Geschafft: Der fertige Projektplan

Geschafft: Der fertige Projektplan

Zugegeben, ein recht einfacher Plan. Aber als Ausgangsbasis für deine weiteren Experimente sollte er reichen, oder? Wenn du willst, kannst du jetzt noch eine Spalte mit dem Aufgabenstatus einfügen und die Balken abhängig vom Status in unterschiedlichen Farben darstellen lassen.

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



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24 Gedanken zu “Ein kleiner Projektplan mit Gantt-Diagramm

  • Elke Winkelmann

    Hallo Martin,
    ein schönes Beispiel für die vielen Möglichkeiten von Excel.
    Ich hatte vor einigen Jahren ein ähnliches Problem zu lösen. Allerdings ging es um die Teilnehmer und Dozenten für verschiedene PC-Kurse. Ich habe die Balken damals anders »hergestellt«. Mit einer Wenn-Fkt. hab ich den Datumsbereich geprüft und im »JA-Fall« den Buchstaben »n« ausgeben lassen. Danach habe ich die entsprechenden Zellen in der Schriftart Wingdings formatiert, so sieht man dann ein kleines schwarzes Quadrat in der Zelle. Das ergibt auch einen schönen Balken. Der Vorteil: Es gibt echte Zellinhalte, die man weiterverarbeiten kann – das »n«. Ich habe das in einer Zählenwenn-Fkt. verwendet, um die Anzahl der Teilnehmer zu ermitteln, die an einem bestimmten Kurs teilnehmen bzw. (was für mich noch wichtiger war), ob ich einen Dozenten versehentlich in zwei oder mehreren Kursen an dem Tag verplant hatte (bedingte Formatierung in knallrot, wenn das Ergebnis der Zählenwenn-Fkt. größer 1 war). Das ging alles sehr komfortabel damit.
    Ich freue mich schon auf die nächsten Beiträge.
    Vielen Dank und noch ein schönes neues Excel-Jahr. 🙂

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Elke,

      danke für den Tipp mit der WENN-Funktion und dem Buchstaben, die Idee finde ich auch sehr gut!

      Schöne Grüße und ein ebenso schönes neues Excel-Jahr 🙂

      Martin

  • Artur Exler

    Cooler Beitrag und schön umgesetzt. Das der Projektplan über die bedingte Formatierung umgesetzt wird, ist wirklich eine clevere Idee. Hast du spontan auch eine Idee, wie Meilensteine in diesem Format umgesetzt werden könnten?

    Ich habe mich dem Thema Gantt in Excel auch in meinem Artikel “Gantt oder gar nicht” gewidmet. Jedoch verwende ich hier die Diagramm Funktion von Excel.

    Schön das Excel so viele Möglichkeiten anbietet zu seinem Ziel zu kommen.

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Artur,

      dankeschön, Deine Lösung mit den Diagrammen ist ebenfalls sehr gelungen und sicherlich die naheliegendere Variante. Aber wie Du schon sagst: Viele Wege führen zum Ziel.

      Meilensteine ließen sich mit bedingter Formatierung auch umsetzen. Man könnte z.B. mit einer Formel prüfen, ob Start- und Ende-Datum gleich sind (was bei einem Meilenstein ja üblicherweise der Fall ist) und dafür eine besondere Formatierungsregel anlegen.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Lara

    Hi Martin,

    der Projektplan ist echt super! Ich sitze gerade genau vor so einem. Allerdings habe ich ein kleines Problem bzw. einen Wunsch: Ich würde super gerne die Farben der Gantt-Balken von Namen der zuständigen Mitarbeiter abhängig machen. Sodass jeder Mitarbeiter seine eigene Farbe zugeteilt bekommt und auf einen Blick sehen kann, für welchen Aufgabenbereich er verantwortlich ist. Bei mir ist zwischen der Aufgabe und dem Datum also noch eine Zuständigkeits-Spalte mit den jeweiligen Namen. Ich zerknirsche mir bei dieser Aufgabe sie einigen Wochen allerdings die Zähne und komme leider zu keinem Ergebnis. Könntest du mir hier helfen? Ich habe schon alles mögliche versucht. Ich komme aber einfach zu keinem Ergebnis. Alles was ich bedingt mit dem Namen formatieren will, wird mir nicht so angezeigt wie ich es mir wünsche.
    Ich würde mich wirklich sehr freuen!

    Viele Grüße und ein schönes Wochenende
    Lara

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Lara,

      du musst dazu für jeden einzelnen Mitarbeiter eine eigene Formatierungsregel anlegen. Angenommen, in Spalte B steht der Mitarbeiter, in Spalte C das Anfangs- und in D das Enddatum, dann sieht die Regel für den Mitarbeiter “Dillinger” so aus:
      =UND($B6=”Dillinger”;E$5>=$C6;E$5<=$D6)

      Und das muss halt für jeden Mitarbeiter wiederholt werden.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Frank Stegmaier

    Hallo Martin,
    Ich erhalte Regelmäßig deine Tipps und Hilfen zu Excel: Wo das ein oder Andere für mich nützlich war und ist. Jetzt habe ich aber eine Frage, beim Ausdrucken von der Internetseite wird Kopfzeile vom Logo überdeckt, wie kann ich dies verhiendert ?

    Freue mich auf Hilfe und vielen Dank für die Nützlichen Tipps.
    schöne Grüße
    Frank

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Frank,

      Du meinst, beim Ausdrucken eines Blog-Artikels erscheint oben das Logo? Die Seite wurde von mir nicht dafür optimiert, um sie auszudrucken. Daher kann ich hier leider keinen Tipp geben.

      Schöne Grüße,
      Martin

      • Frank

        Hallo Martin,
        ja genau das habe ich gemeint. Schade, aber damit muss man wohl leben. Freue mich aber auf jedem Fall immer noch auf die guten
        Tipps u. Hilfe Stellungen.

        Schöne grüße
        Frank

  • Carmen

    Hallo Martin,

    ich bin aus der Suche nach einem Beispiel von Besetzungsplanungen. Die Personen werden vorausgewählt und danach eingesetzt. Hast Du etwas davon oder eine Idee mit Excel? Ich möchte auf jeden Fall wissen, wie viele freien Plätze gibt, wie viele sind besetzt? wie viele haben noch nicht eine zusage/ absage geschickt? …Viele Grüße Danke …..CD

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Carmen,

      Deine Beschreibung ist noch etwas zu vage, um hier einen konkreten Tipp zu geben. Um z.B. zu bestimmen, wieviele Personen zugesagt haben, könntest Du die ZÄHLENWENN-Funktion verwenden. Vorausgesetzt, es gibt eine Tabelle, in der alle Personen und deren Zusage-Status eingetragen ist.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Martin

    Hallo Martin,

    dass ist wirklich eine tolle Inspiration, da ich gerade versuche genau so etwas umzusetzen. An einer Stelle habe ich jedoch ein kleines Problem. Mein zu visualisierende Projekt geht über 3 Jahre und aus diesem Grund stelle ich den Zeitraum in Kalenderwochen dar. Dazu habe ich jeweils neben dem Start- und Enddatum eine Spalte die mir die entsprechende Kalenderwoche ausgibt. Im Projektplan stelle ich die drei Jahre ebenfalls durch eine Spalte pro Kalenderwoche dar. Nun kann ich durch die bedingte Formatierung zwar die Kalenderwochen hervorheben, jedoch würde es das dann in allen 3 Jahren tun anstatt ausschließlich im Jahr das angegebenen Datums. Hast du hier vielleicht einen Tipp?

    Grüße, Danke und weiter so! Martin!

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Martin,

      danke für das schöne Feedback. Du musst in Deinem Fall eben zusätzlich zur KW auch noch das Jahr prüfen. Das heißt, Du brauchst oben eine zusätzliche Zeile, in der das zur Kalenderwoche passende Jahr steht und musst dann die Regel für die bedingte Formatierung um eine weitere UND-Bedingung anpassen.

      Schöne Grüße,
      Martin

      • Martin

        Meinen Kommentar hat es mehrmals zerschossen, vermutlich durch die Klammern und HTML , deshalb hier nochmal wirklich korrekt – dazu die Formel ganz am Ende des Kommntars. Verzeihung für den Spam!

        Vielen Dank Herr Weiß, auf diese Idee bin ich inzwischen auch gekommen, die Umsetzung scheiterte jedoch – jetzt geht es dank Ihrem Tipp.

        Ich habe die bedingte Formatierung dabei wie unten ergänzt.
        in Spalte C und F werden die KW ermittelt, in Spalte D und G die dazugehörigen Jahre.

        Das funktioniert nun – aber nur so lang wie sich der Prozess nicht über den Jahreswechsel erstreckt. Dann wird er entweder doppelt (Start KW > End KW) oder gar nicht angezeigt.

        Danke Ihnen für Ihre Hilfe – ich zeige auch Verständnis wenn mein doch recht individuelles Problem nicht von Ihnen aufgegriffen wird.

        Mit freundlichen Grüßen, Martin Fellmann!

        =UND(H$5>=$C6;H$5=$D6;H$4>=$G6)

  • Selim

    Hallo
    Deine Tabelle geht bei mir schon nur wenn ich den befehl jetzt auf meine eigene tabellen kopieren will färbt es alles was mache ich falsch sitze nun schon 1 Woche daran komme aber nicht weiter.

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Selim,

      bedingte Formatierungen können leider ziemlich tückisch sein, wenn man nicht ganz genau aufpasst. Es kommt beim Anlegen der Regel immer darauf an, wo sich gerade die aktive Zelle befindet. Am besten ist es, Du markierst erst den Bereich, für den die Regeln gelten sollen. Wenn Du die Formatierungsregeln aus meiner Beispieldatei kopierst, musst Du aufpassen, dass die Bezüge in der Formel auch tatsächlich zu den Inhalten in Deiner Tabelle passen.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Michelle

    Hallo Martin,
    auf meiner Suche nach solch einer Darstellung bin ich über deinen Beitrag gestolpert und habe nun 90% meines Problems lösen kann. Sehr anschauliche Darstellung und Erklärung – vielen, vielen Dank dafür!

    Trotzdem hätte ich auch noch eine Frage: Ist es möglich die gesammelten Balken der einzelnen Termine nochmals in einer Zeile zusammengefasst darzustellen? Bei mir wäre zB. der erste Punkt (Projekt Kickoff) mit 3 Unterpunkten versehen. Porjekt Kickoff hat bei mir kein Star- oder Enddatum. Lediglich die Unterpunkte sind mit Datum und wiederum dem Balken versehen. Blende ich die Unterpunkte allerdings aus (oder gruppiere Sie), sehe ich nur die leere Zeile vom Projekt Kickoff, jedoch nicht die Balken der Unterpunkte.

    Hast du da einen Lösungsansatz?

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Michelle,

      wenn der übergeordnete Punkt mit einem Balken dargestellt werden soll, bleibt Dir nicht viel anderes übrig, als hier auch ein Start- und Enddatum einzutragen. Eben das früheste Startdatum und das späteste Enddatum der untergeordneten Punkte. Aber ich vermute, auf diese Idee bist Du auch schon gekommen 🙂

      Eine Automatik wird hier etwas schwierig, den Excel müsste dazu erkennen, welche Elemente zusammengehören. Denkbar wäre an dieser Stelle, eine zusätzliche Spalte mit einem Gruppenkennzeichen zu verwenden. Anschließend könnte man über die Gruppieren-Funktion (Daten | Gruppieren) Teilergebnisse zu jeder Gruppe berechnen lassen, wobei man für das Anfangsdatum die Minimum-Funktion und für das Enddatum die Maximum-Funktion verwenden müsste. Aber das ist alles schon ein ziemliches Herumgebastel. Eine elegantere Lösung fällt mir dazu momentan auch nicht ein.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Lisa

    Hallo Martin,
    erstmal super Anleitung! Du erklärst das wirklich gut.
    Nun hab ich aber zwei Probleme, die mich schon seit Wochen beschäftigen.
    Ich habe einen Projektplan mit Gantt-Diagramm erstellt – sieht wie folgt aus:
    Spalte B: die Gewerke; also Tischler, Elektriker, etc;
    Spalte C: die Aufgaben der einzelnen Gewerke
    Spalte D: der Beginn jedes Arbeitsschrittes
    Spalte E: die Dauer
    Spalte F: das Ende jedes Arbeitsschrittes

    und danach kommt ebene das Gantt-Diagramm
    Nun Problem Nr.1: ich hätte gerne, wie der Eintrag von Lara (aber mit der Formel bekomm ich es irgendwie nicht hin), dass jedes Gewerk seine eigene Farbe im Diagramm bekommt
    Problem Nr. 2: da im Projekt ein Feiertag vorkommt, würde ich gerne die ganze Spalte (also hier der 15.Juni) im Diagramm, farbig abheben.

    und nun fällt mir auch noch ein Problem Nr. 3 auf: er zieht mir im Diagramm die Balken auch über Samstag und Sonntag – kann man das auch irgendwie verhindern?

    ich hoffe du kennst dich halbwegs bei meiner Erklärung aus und falls du irgendeine Idee für meine Probleme hast, wäre ich dir sehr dankbar!
    Vielen Dank schonmal
    LG Lisa

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Lisa,

      vielen Dank für das Lob 🙂
      Diese Dinge lassen sich grundsätzlich alle über bedingte Formatierungen lösen, allerdings sprengt das ein wenig den Rahmen dessen, was ich hier in einem Blogkommentar erklären kann. Wenn Du auf dem meinem Newsletter-Verteiler eingetragen bist, hast Du Zugriff auf den Download-Bereich und damit auf eine weitere Projektplan-Vorlage. Dort wird z.B. je nach Status (geplant, in Arbeit, erledigt etc) mit anderen Farben gearbeitet. Das könntest Du genauso gut für die unterschiedlichen Gewerke verwenden. Vielleicht hilft das ja ein wenig weiter.

      Schöne Grüße,
      Martin

      • Hanna

        Hallo Martin,

        Dein Projektplan ist mega! Genau so einen habe ich gesucht! Danke also schon mal dafür!
        Ich bräuchte allerdings noch eine Anpassung (wie Lisa´s Problem Nr.3.), dass der Balken nicht über das Wochenende gezogen wird, sondern die Dauer der einzelnen Aufgaben sich rein über die Arbeitstage (Mo-Fr) erstreckt.

        Ich habe zwar schon versucht, die Formel dafür zu finden, bin allerdings gescheitert 🙂

        Wäre super nett, wenn Du mir weiterhelfen könntest?

        Danke Dir & viele Grüße,
        Hanna

        • Martin Weiß Autor des Beitrags

          Hallo Hanna,

          das geht mit der WOCHENTAG-Funktion. Zum Beispiel:

          =UND(WOCHENTAG(H$11;11)<>6;WOCHENTAG(H$11;11)<>7)

          Der Samstag entspricht in dieser Variante dem Wert 6, der Sonntag dem Wert 7. Wichtig ist nur, dass sich in der Bezugszelle (hier in H11) tatsächlich auch ein richtiges Datum befindet, und nicht nur “Sa” oder “So”

          Schöne Grüße,
          Martin