Excel mit versteckter Kamera? 8

Eine gut versteckte Excel-Funktion erzeugt mit Daten verknüpfte Grafiken
 

Eine geniale, wenn auch sehr gut versteckte und daher kaum bekannte Funktion in Excel ist die Kamera. Wozu aber sollte man in einer Tabellenkalkulation einen Fotoapparat brauchen?

Mit ihrer Hilfe lassen sich zuvor markierte Zellbereiche abfotografieren und an anderer Stelle als Grafik einfügen. Wie jede andere Grafik lässt auch diese sich beliebig in der Größe ändern, frei auf dem Arbeitsblatt verschieben und nach Belieben formatieren.

Na gut, wirst du jetzt sagen, dazu brauche ich aber keine versteckte Excel-Kamera.

Doch!

Denn die damit erzeugte Grafik hat es nämlich in sich: Sie ist mit den ursprünglich abfotografierten Zellen dynamisch verknüpft. Und jede Änderung in den Quell-Zellen wird automatisch auch in der Grafik angezeigt!

Und so geht’s:

Bevor sich diese feine Funktion nutzen lässt, muss man zuerst das entsprechende Symbol in der Schnellzugriffleiste hinzufügen, denn über ein normales Menü ist sie leider nicht zu erreichen.

Kamera aktivieren

Die Schnellzugriffleiste passt man am schnellsten über einen Rechtsklick auf eines der vorhandenen Symbole an:

Schnellzugriff anpassen

Schnellzugriff anpassen

Im Fenster mit den Excel-Optionen wählt man zunächst oben die Option “Alle Befehle” und sucht sich dann in der Liste den Eintrag “Kamera”, den man über die Hinzufügen-Schaltfläche nach rechts in die Symbolleiste übernehmen kann:

Kamera hinzufügen

Kamera hinzufügen

Als Ergebnis erhält man ein neues, unscheinbares Kamera-Symbol in seiner Schnellzugriffsleiste:

Das neue Kamera-Symbol

Das neue Kamera-Symbol

Die Kamera im Einsatz

Was lässt sich nun mit dieser Funktion anstellen?

Sehen wir uns das Grundprinzip an. Ich habe eine Tabelle vorbereitet, welche die monatlichen Umsätze von 3 Produkten zeigt:

Quelle: Umsatztabelle

Ausgangsdatei: Umsatztabelle

Diese Tabelle möchte ich nun gleichzeitig an einer anderen Stelle in meiner Arbeitsmappe anzeigen (warum, erläutere ich weiter unten). Dazu markiere ich zuerst alle gewünschten Zellen und klicke dann auf mein Kamera-Symbol:

Die Kamera im Einsatz

Die Kamera im Einsatz

Mein Mauszeiger verwandelt sich nun in ein Fadenkreuz. Sobald ich jetzt an irgendeine andere Stelle in meinem Arbeitsblatt klicke, wird ein Schnappschuß des zuvor markierten Bereichs eingefügt:

Eingefügte Grafik

Eingefügte Grafik

Wie eingangs erwähnt, lässt sich diese Grafik beliebig positionieren, in der Größe ändern oder über eine entsprechende Formatierung mit 3D-Effekten und anderem Schnickschnack versehen:

Formatierte Grafik

Formatierte Grafik

Nun aber zum eigentlichen Highlight:
Wenn ich in der Quelltabelle Änderungen vornehme, spiegeln sich diese automatisch auch in meiner eingefügten Grafik wieder. Und zwar sowohl die Werte als auch die Formatierungen:

Geänderte Quelldaten

Geänderte Quelldaten

Cool! Aber wozu braucht man so etwas?

Praktische Anwendung

Eine Paradeanwendung wären die allseits beliebten Management-Dashboards. Üblicherweise wird dort verdichtetes Zahlenmaterial und allerlei sonstige Indikatoren den Entscheidungsträgern im Unternehmen übersichtlich präsentiert.

Und da man die mit der Kamera erstellte Grafik auch in einem anderen Arbeitsblatt, ja sogar in einer anderen Arbeitsmappe einfügen kann, bieten sich hier allerhand Möglichkeiten an. Die dynamische Verknüpfung mit den Ausgangsdaten sorgt immer für aktuelles Zahlenmaterial im Dashboard.

Natürlich ließen sich auch über normale Zellverweise Verknüpfungen auf andere Daten erstellen. Der große Vorteil der verknüpften Grafik liegt jedoch in der viel flexiblere Handhabung. Man erinnere sich: Freie Positionierung, beliebige Größenänderung sowie ansprechende Formatierungen.

Die Grafik ließe sich auch mit einem Hyperlink versehen, so dass man z.B. per Mausklick direkt zu den Quelldaten gelangt. Wie man sieht, sind die Möglichkeiten sehr vielfältig.

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



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8 Gedanken zu “Excel mit versteckter Kamera?

    • Martin Beitragsautor

      Hallo M,

      danke für den Hinweis auf “Inhalte einfügen”. Lediglich in Excel 2007 gibt es diese Alternative meines Wissens noch nicht.

      Grüße,
      Martin

  • Helmut Schulte

    Hallo Herr Weiß,
    jetzt bekomme ich schon einige Zeit Ihren Newsletter zu Excel. Nun habe ich dazu mal eine Frage: gibt es eigentlich ein Tastaturkürzel für “einfügen Werte”?

    Viele Grüße
    Helmut Schulte

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Herr Schulte,

      eine einzelne Tastenkombination gibt es dafür meines Wissens nicht, aber es geht über den folgenden Weg trotzdem einigermaßen komfortabel per Tastatur:

      1. Zelle kopieren mit STRG-C
      2. An der Zielzelle mit STRG-V einfügen
      3. Jetzt nochmal STRG (nur STRG!) drücken, wieder loslassen und dann die Taste W drücken

      So klappt es zumindest in Excel 2010 und 2013.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Fred Ottomann

    Hallo Herr Weiß,

    Sie schreiben:

    “Wenn ich in der Quelltabelle Änderungen vornehme, spiegeln sich diese automatisch auch in meiner eingefügten Grafik wieder. Und zwar sowohl die Werte als auch die Formatierungen:”

    und das wird nicht gemacht, wenn sich in der Grafik ein Dropdown-Menue befinden, ändere ich in der Quelle den Inhalt des Dropdown-Menue’s, wird sie leider nicht in der Grafik geändert.
    Beispiel:
    B2 ist ein Dropdown-Menue wo die Jahreszahlen ausgewählt werden können.
    Je nach Jahreszahl ändern sich A1:A30
    Jetzt markiere ich zuerst alle gewünschten Zellen z.B. A1:B30 und klicke dann auf mein Kamera-Symbol. Und nun kommt es, wenn ich B2 ändere, ändern sich alle Zelle nur nicht B2 “in” der Grafik die bleibt leider so wie vor dem Schnappschuss 🙁

    MfG
    Fred

  • Rosa Mick

    Hallo Herr Weiß,
    ich bin eine begeisterte Leserin Ihrer Beiträge. An dieser Stelle einmal einen herzlich Dank für diese tolle Seite.
    Zu o.a. Beitrag hätte ich eine Frage. Kann man auch ein Diagramm dynamisch fotografieren? Hatte dies mit der Kamera-Funktion versucht, klappt leider nicht. Gibt es hierzu auch eine andere Möglichkeit?
    MFG Rosa

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Frau Mick,

      freut mich, wenn Ihnen die Artikel gefallen. Zu Ihrer Frage: Diagramme lassen sich dann dynamisch fotografieren, wenn sie sich auf einem normalen Arbeitsblatt befinden. Dann können Sie den Zellenbereich, über dem das Diagramm liegt, einfach markieren und mit der Kamera-Funktion abfotografieren.
      Wenn das Diagramm jedoch ein eigenständiges Tabellenblatt ist, dann geht das leider nicht und mir ist auch keine andere Funktion hierfür bekannt.

      Schöne Grüße,
      Martin