Kennst du eigentlich „Sparklines“?
Sparklines sind kleine Grafiken, mit deren Hilfe Zahlenmaterial auf kleinstem Raum grafisch dargestellt werden kann. Man sieht sie oftmals im Zusammenhang mit Börsenkursen, wo z.B. die Entwicklung von einzelnen Aktienkursen im Tagesverlauf gezeigt wird.
In Excel gibt es seit der Version 2010 eine entsprechende Funktion, um Sparklines innerhalb einer Excel-Zelle darzustellen. Wer also z.B. mit Management-Dashboards arbeitet oder einfach seinen Zahlenfriedhöfen etwas optische Würze verpassen möchte, sollte sich die Sparklines unbedingt ansehen. Es ist wirklich einfach!
Und so geht’s:
Sparklines erstellen
Ich habe eine kleine Tabelle vorbereitet, in der ich die monatlichen Deckungsbeiträge für eine Reihe von Produkten eingetragen habe (wer will, kann sich die Datei hier herunterladen).
Für jedes dieser Produkte möchte ich am rechten Rand eine sogenannte Sparkline erstellen und stelle dazu den Cursor neben meine Tabelle in die leere Zelle N4.
Die Ausgangstabelle
Nun öffne ich im Menüband das Register „Einfügen“. Dort befindet sich die Gruppe „Sparklines“, aus der ich den gewünschten Diagrammtyp auswählen kann:
Einfügen von Sparklines
Ich habe mich für die Säulen entschieden. Im folgenden Fenster gebe ich als Datenbereich alle Wertezellen für das Produkt 1 an, also den Bereich B4:M4
Im Feld Positionsbereich steht bereits die Adresse $N$4. Das ist die Stelle, an der meine Sparkline gleich erscheinen wird:
Datenbereich festlegen
Mit einem Klick auf „OK“ erhalte ich auch schon das Diagramm für mein erstes Produkt:
Sparklinetools: Das Entwurfs-Menü
Solange ich meine aktive Zelle auf der Sparkline stehen habe, gibt es im Menüband auch ein neues Register „Sparklinetools – Entwurf“, in dem ich verschiedene Einstellungen für meine Sparkline vornehmen kann. Das sehen wir gleich noch näher an.
Zunächst kopieren wir aber die vorhandene Sparkline in die Zellen für die anderen Produkte. Da sich die Sparkline ja innerhalb einer Zelle befindet, kann ich diese Zelle einfach wie gewohnt mit der Maus nach unten ziehen:
Kopieren der vorhandenen Sparkline
Da ich meine Tabelle auch als Tabelle formatiert habe, setze ich nur noch eine Überschrift über die Sparklines, und schon fügen sie sich nahtlos in das ganze Bild ein:
Eine Sparkline für jede Zeile
Finetuning
Alle einzelnen Sparkline-Zellen werden automatisch zu einer Gruppe zusammengefasst. Das merkt man, sobald man den Cursor auf eine der Zellen stellt und sofort auch alle anderen markiert sind, was die Arbeit nochmal vereinfacht.
Im Entwurfs-Menü der Sparklinetools finden sich ein paar Checkboxen, mit deren Hilfe man seine kleinen Diagramme noch anschaulicher gestalten kann. So lassen sich z.B. verschiedene Datenpunkt farblich hervorheben:
Anzeige anpassen
Welche Farbe dabei für die einzelnen Datenpunkte zum Einsatz kommt, kannst du selbst festlegen:
Datenpunktfarbe anpassen
Über die Schaltfläche „Achsen“ kannst du bestimmen, ob eine horizontale Achse angezeigt werden soll und ob z.B. die Minimal- und Höchstwerte für alle Sparklines identisch sein sollen:
Achsen anpassen
Damit werden die einzelnen Diagramme noch besser miteinander vergleichbar und man vermeidet irreführende Skalierungseffekte:
Die angepassten Sparklines
Gruppierung aufheben
Manchmal ist die automatische Gruppierung unerwünscht und man möchte vielleicht für bestimmte (oder alle) Zeilen eine unterschiedliche Darstellung wählen. Kein Problem! Einfach die Zelle mit der Sparkline markieren, die aus der Gruppierung herausgelöst werden soll. Wenn die Gruppierung komplett aufgehoben werden soll, dann markiere einfach alle Sparklines und klicke die Schaltfläche „Gruppierung aufheben“:
Gruppierung aufheben
Und schon lassen sich die Einstellungen für jede Sparkline individuell anpassen, wie man hier sehen kann (auch wenn dieser Wildwuchs zugegebenermaßen nicht zwingend zur Übersichtlichkeit beitragen muss):
Individuelle Sparklines
Wie du siehst, lassen sich mit Hilfe von Sparklines ohne großen Aufwand Trends und Zeitreihen anschaulich präsentieren. Immer dann, wenn es um einen schnellen Überblick geht, die gesamte Funktionalität von „richtigen“ Diagrammen in Excel aber nicht benötigt wird, können Sparklines ihre Stärken ausspielen.
Noch ein wichtiger Hinweis zum Schluß:
Sparklines funktionieren nur in Excel 2010 und neuer und auch nur dann, wenn die Datei im XLSX-Format gespeichert wird. Liegt die Datei im alten XLS-Format vor, sind die Schaltflächen zum Einfügen von Sparklines ausgegraut und stehen damit nicht zur Verfügung.
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P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)
P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.