Monatliche Archive: Februar 2014


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Der beste Freund des Excel-Analysten: Pivot-Tabellen

Viele Excel-Anwender haben schon davon gehört, aber viele können nicht so richtig etwas damit anfangen oder haben gar Angst vor ihnen: Pivot-Tabellen. Wozu braucht man sie und wie funktionieren sie? Mit Pivot-Tabellen lassen sich umfangreiche Datenbestände in Excel per Mausklick verdichten, neu anordnen und analysieren. Und das Schöne dabei: Es geht wirklich kinderleicht und die Ursprungsdaten werden dabei nicht verändert! Und so geht's:

Mit Pivot-Tabellen lässt sich umfangreiches Datenmaterial kinderleicht analysieren.
 

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Auf den Punkt gebracht: Daten in Excel konsolidieren

Im Geschäftsleben hat man es häufig mit einer Vielzahl an gleichartigen Excel-Arbeitsmappen zu tun. So liefert z.B. jede Verkaufsniederlassung ihre Umsatzzahlen in einer eigenen Arbeitsmappe an. Und das Controlling hat jetzt das Vergnügen, die Daten aus den vielen einzelnen Dateien mit möglichst wenig Aufwand zusammenzufassen. Kein großes Problem, wenn man die Konsolidieren-Funktion kennt! Und so geht's:

Die Konsolidieren-Funktion: Daten aus unterschiedlichen Arbeitsblättern oder Arbeitsmappen verdichtet darstellen
 

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Gemeinsam statt einsam: Teamarbeit in Excel

Hast Du Dich auch schon einmal darüber geärgert, wenn Du gerade an einer Excel-Datei arbeiten wolltest und ein lieber Kollege die Datei schon vor Dir geöffnet hat und Dich damit blockiert? Gerade wenn es darum geht, in Teams gemeinsam eine Excel-Datei zu nutzen, wird man öfter ausgebremst, als einem lieb ist. Wie sagte schon der britische Admiral Charles Saunders (1715 - 1775):

Teamwork = Wenn fünf Leute für etwas bezahlt werden, was vier billiger tun könnten, wenn sie nur zu dritt wären und zwei davon verhindert.
Dabei gibt es eine einfache Möglichkeit, Arbeitsmappen für mehrere Anwender gleichzeitig zugänglich zu machen. Und so geht's:

Excel-Arbeitmappen lassen sich gemeinsam nutzen, wenn man sie vorher freigegeben hat.
 


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Wer eine Extrawurst braucht: Benutzerdefinierte Formate

Excel bietet standardmäßig eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Zahlen in der gewünschten Weise zu formatieren, wie z.B. als Währung, Datum, Prozent und so weiter. Manchmal reichen die Standardformate aber nicht aus, weil man z.B. eigene Einheiten an seine Zahlen anhängen möchte. Oder weil man besonders lange Zahlen zwecks besserer Lesbarkeit optisch trennen möchte. Für diese Fälle gibt es in Excel eine einfache Lösung: Benutzerdefinierte Zahlenformate. Damit sind der Fantasie (fast) keine Grenzen gesetzt, sein Datenmaterial im gewünschten Format darzustellen. Und so geht's:

Mit benutzerdefinierten Formaten lassen sich in Excel auch ausgefallene Formatierungen für Zahlen umsetzen.