Ein Spezialfall: Datumsreihen automatisch fortschreiben 11

Mit einem kleinen Trick klappt es auch mit ausgefallenen Datumsreihen
 

Jeder einigermaßen geübte Excel-Anwender kennt vermutlich die Autoausfüllen-Funktion:
Man gibt zwei Werte ein, markiert die beiden Zellen und erweitert die Markierung über das kleine Ausfüllkästchen in der rechten unteren Zellenecke. Excel erkennt das Muster und schreibt die Datenreihe automatisch fort. Das funktioniert meistens auch ganz gut, kann aber speziell bei Datumsreihen ziemlich kniffelig sein.

Aber hast schon einmal versucht, eine Datumsreihe nur mit dem 1. und dem 15. eines Monats fortzuschreiben?
Oder immer nur mit den Werktagen von Montag bis Freitag?

Und so geht’s:

Normale Datumsreihen

Was sind “normale” Datumsreihen in diesem Zusammenhang? Hier ein paar Beispiele.

Unmittelbar aufeinanderfolgende Tage

Beispiel 1: Fortlaufende Tage

Beispiel 1: Fortlaufende Tage

Immer nur der Monatserste

Beispiel 2: Der Erste eines Monats

Beispiel 2: Der Erste eines Monats

… oder nur der Monatsletzte
Auch hier erlaubt sich Excel keinen Patzer und erzeugt zuverlässig die gewünschte Datumsreihe.

Beispiel 3: Der Letzte eines Monats

Beispiel 3: Der Letzte eines Monats

Unregelmäßige Datumsreihen

Etwas problematischer sind Fälle, bei denen die Excel-Logik nicht der menschlichen Logik entspricht. Ein Beispiel dafür ist eine Datumsreihe, die immer den Monatsersten und den Monatsletzten liefern soll:

So geht es nicht: Erster und Letzter

So geht es nicht: Erster und Letzter

Wie kommt Excel zu diesen aus unserer Sicht unerwünschten Ergebnissen? Ganz einfach: Zwischen den ersten beiden Datumswerten liegen 30 Tage, wie eine einfache Subtraktion zeigt. Daher führt Excel die Reihe mit 30 Tagen Differenz fort:

Die Excel-Logik passt hier nicht

Die Excel-Logik passt hier nicht

Die Lösung ist jedoch ganz einfach. Man muss das Ausfüllkästchen nur mit der RECHTEN Maustaste nach unten ziehen und nicht wie bisher mit der linken. Dadurch wird anschließend ein Kontextmenü geöffnet, aus dem wir die Option “Monate auffüllen” auswählen:

So funktioniert es: Erster und Letzter eines Monats

So funktioniert es: Erster und Letzter eines Monats


Und schon passt es mit dem ersten und letzten des Monats.

Genauso funktioniert es, wenn wir beispielsweise den ersten und den fünfzehnten Tag brauchen:

Beispiel: Erster und Fünfzehnter

Beispiel: Erster und Fünfzehnter

Datumsreihe mit Werktagen

Ähnlich verhält es sich, wenn wir eine Datumsreihe benötigen, die immer nur die Werktage von Montag bis Freitag enthält. Auch hier hilft die rechte Maustaste weiter, allerdings wählen wir jetzt die Option “Arbeitstage ausfüllen”:

Datenreihe nur mit Werktagen

Datenreihe nur mit Werktagen

Ich bin sicher, dir fallen noch ein paar weitere Anwendungsfälle ein, wenn du mit den verschiedenen Optionen des Kontextmenüs experimentierst!

 

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



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11 Gedanken zu “Ein Spezialfall: Datumsreihen automatisch fortschreiben

  • Andreas Neumann

    Hallo Martin,
    vielen Dank für diesen Tipp!
    Der hilft auch, wenn man direkt “ohne Formatierung ausfüllen” ausführen möchte (was bei mir recht häufig vorkommt). In Zukunft werde ich mir so einen Klick sparen (nämlich unten in der Ecke die Kopieroptionen aufrufen) und damit ein wenig (nicht viel) schneller sein. Ich habe schon oft gedacht: Warum kann ich nicht gleich im Vorhinein sagen, was Excel machen soll. Jetzt kenne ich die Antwort. Noch einmal “Danke”!
    Gruß
    Andreas

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Andreas,

      gern geschehen. Ja, das Menü bietet noch ein paar praktische weitere Optionen.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Robyn

    Hallo Martin,

    den Tipp kann ich heute nicht ganz nachvollziehen. :-/
    Bei mir ist das angesprochene Kontextmenü auch verfügbar, wenn ich die Werte “ganz normal”, also mit linker Maustaste, nach unten ziehe.
    Auch z.B. wenn ich nur einen Datumswert eingebe.

    Können die Unterschiede durch eine andere Excel-Version erklärt werden?
    Wir nutzen die 2016er Suite.

    VG
    Robyn

    Mach weiter so: ich habe schon viele sehr hilfreiche Tipps gefunden 🙂

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Robyn,

      grundsätzlich kann es natürlich in verschiedenen Excel-Versionen leicht geändertes Verhalten geben. Allerdings setze ich auch Excel 2016 (in der Office-365-Variante) ein und das gezeigte Kontextmenü öffnet sich da nur automatisch, wenn man mit der rechten Maustaste zieht. Bin also gerade etwas ratlos…

      Schöne Grüße,
      Martin

      • Jochen

        Alternativ zu dem Ziehen mit der rechten Maustaste kann man (auch bei Excel 2016) auch wie gewohnt die linke Taste benutzen und dann auf das Kästchen Auto-Ausfülloptionen klicken, um an das Kontextmenü zu kommen.

        Viele Grüße
        Jochen

        • Robyn

          Alles klar. Jetzt erkenne ich auch den Unterschied.
          Wenn ich mit der rechten Maustaste ziehe, erspare ich mir einen zusätzlichen Klick. Mit der linken Maustaste, muss ich nochmal zusätzlich auf das Kontextmenü Auto-Ausfülloptionen klicken.
          Von den Auswahlmöglichkeiten sind beide Vorgehensweisen aber wohl identisch.