Excel-Quickies (Vol 33) 7

Ein paar Tipps zum Blattschutz und zum Umgang mit definierten Namen.
 

Heute gibt es wieder ein paar schnelle Excel-Tipps für zwischendurch, ohne großen Schnickschnack.

Folgende Themen zeige ich dir:

  • Wie man den Blattschutz bei vielen Blättern blitzschnell aufhebt
  • Wie man nachträglich erstellte Namen in vorhandene Formeln übernimmt
  • Wie man eine Übersicht aller definierten Namen erstellt

Vielleicht ist ja auch für dich etwas dabei.

Excel-Quickie Nr. 109: Blattschutz blitzschnell aufheben

Wer schon einmal mit komplexen Arbeitsmappen mit einer Vielzahl von darin enthaltenen Arbeitsblättern gearbeitet hat, kennt das Problem vermutlich. Man muss die Datei überarbeiten und weiß aber nicht mehr genau, auf welchen der Arbeitsblättern ein Blattschutz aktiviert ist. Oder schlimmer noch, man weiß es genau, nämlich auf allen 99!.

Excel-Normalverbraucher wird jetzt jedes Arbeitsblatt einzeln öffnen und im Menüband in der Registerkarte „Überprüfen“ auf die Schaltfläche „Blattschutz aufheben“ klicken – oder feststellen, dass das aktuell Blatt gar nicht geschützt ist und dann das nächste Arbeitsblatt auswählen.

Blattschutz aufheben über das Menüband

Blattschutz aufheben über das Menüband

Bei sehr vielen Blättern eine zeitraubende, zumindest aber sehr lästige Tätigkeit.

Deutlich schneller geht es so (Achtung: Diese Funktion ist erst ab Excel 2010 verfügbar!)
Einfach das Datei-Menü öffnen. Hier werden gleich unter „Informationen“ alle Arbeitsblätter aufgelistet, für die ein Blattschutz aktiviert ist:

Blattschutz aufheben im Datei-Menü

Blattschutz aufheben im Datei-Menü

Mit einem Klick auf den Link „Schutz aufheben“ wird dieser entfernt. Sofern ein Passwort vergeben wurde, muss dies natürlich eingegeben werden. Alles in allem aber deutlich bequemer als manuell durch die Datei zu Blättern.

Excel-Quickie Nr. 110: Nachträglich erstellte Namen in Formeln übernehmen

In sehr vielen Fällen wirst du es mit Excel-Formeln zu tun haben, die aufgrund der verwendeten Zellbezüge nicht immer ganz leicht zu lesen sind. Im folgenden Beispiel wird mit der SUMMEWENNS-Funktion der Umsatz innerhalb eines Datumsfensters berechnet:

Formel mit normalen Zellbezügen

Formel mit normalen Zellbezügen

Als cleverer Excel-Anwender weißt du vermutlich auch, dass man für Zellbezüge über den Namensmanager auch mehr oder weniger sprechende Namen vergeben kann, die anstelle der Bezüge dann in den Formeln verwendet werden können. Wenn du nun nachträglich anfängst, vernünftige Namen für die relevanten Zellen und Bereiche zu vergeben, in der Hoffnung, dass diese dann auch in deiner Formel angezeigt werden, wirst du leider eine Enttäuschung erleben:

Nachträglich definierte Namen

Nachträglich definierte Namen

Excel ist hier ziemlich faul und ändert erst einmal gar nichts!

Das lässt sich aber schnell ändern:
Wähle im Menüband „Formeln | Namen definieren | Namen übernehmen…“

Formeln | Namen übernehmen

Formeln | Namen übernehmen

Nun wird dir in einem neuen Fenster eine Liste mit allen definierten Namen präsentiert. Klicke nacheinander alle Namen an, die du verwenden möchtest (im Normalfall vermutlich alle) und bestätige die Auswahl mit OK:

Alle Namen markieren

Alle Namen markieren

Und automatisch werden die normalen Bezüge in allen betroffenen Formeln durch die definierten Namen ersetzt:

Die Zellbezüge wurden durch die Namen ersetzt

Die Zellbezüge wurden durch die Namen ersetzt

Excel-Quickie Nr. 111: Eine Übersicht aller definierten Namen erstellen

Wo wir schon beim Namensmanager sind. Du hättest gerne eine tabellarische Übersicht aller definierten Namen mit den dazugehörigen Zellbereichen?
Ganz einfach:
Positioniere die aktive Zelle in einem freien Bereich deiner Tabelle und rufe das Menü „Formeln | In Formel verwenden | Namen einfügen…“ auf

Formeln | In Formel verwenden | Namen einfügen...

Formeln | In Formel verwenden | Namen einfügen…

Im Fenster mit der Namensliste klickst du einfach auf die Schaltfläche „Liste einfügen“ und erhältst sofort die gewünschte Übersicht:

Die Liste mit den Namen einfügen

Die Liste mit den Namen einfügen

Tabelle mit allen definierten Namen

Tabelle mit allen definierten Namen


Sehr praktisch, wenn du eine Dokumentation deiner Arbeitsmappe erstellen möchtest.

So, das war’s wieder für heute. Viel Spaß beim Ausprobieren!

 

Bitte weitersagen, wenn dir der Artikel gefallen hat!

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



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7 Gedanken zu “Excel-Quickies (Vol 33)

  • Frank Kössler

    Hallo Martin,
    Zum Quickie Nr. 109 „Blattschutz blitzschnell aufheben“ hätte ich eine Frage, die mir aktuell auf den Nägeln brennt. Von einem Kollegen, der nun im Ministerium arbeitet, habe ich eine Excel-Datei geerbt, mit der man im Straßenbau Restwerte z. B. für sog. Ablösungen berechnen kann. Diese Excel-Datei hat an mehreren Stellen einen aktivierten Zellschutz, aber auch zwei geschützte Tabellenblätter. Nun haben sich aber die Vorschriften (und Rechenregeln) verändert, sodass ich die Formeln an einigen Stellen anpassen müsste. Leider hat der Kollege das Passwort sowohl für den Zellschutz als auch für den Blattschutz vergessen. Wie kann man sie aufheben, ohne die Passwörter zu kennen? Die Datei neu schreiben und prüfen dauert Tage.
    Vielen Dank, Frank

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Frank,

      tut mir leid, ohne Passwort sieht es da sehr schlecht aus. Beim Knacken kann ich nicht behilflich sein.

      Schöne Grüße,
      Martin

    • Andi

      Hallo Frank,
      ich verrate dir soviel: es gibt Möglichkeiten und wenn du eine Suchmaschine deiner Wahl ein wenig bemühst, dann findest du sie auch. Um VBA kommst du wahrscheinlich nicht herum, wenn du ohne (kostenpflichtige) Software ans Ziel kommen willst. Wichtigster Hinweis: Nie an der funktionierenden Originaldatei herumspielen sondern immer nur an einer Kopie.