Konvertierung von Excel zu SPSS 3

Excel-Daten optimal für die Weiterverarbeitung in der Statistik-Software SPSS vorbereiten
 

Excel bietet “ab Werk” schon allerhand Statistik-Funktionen. Für den professionellen Bereich reicht dies aber nicht immer aus und die Daten müssen mit Spezialprogrammen, wie z.B. der Statistik- und Analysesoftware SPSS weiterverabeitet werden.

Wie man seine Excel-Daten optimal auf einen Import in SPSS vorbereitet und wie es danach weitergeht, beschreibt der heutige Gastartikel von Robert Grünwald:
Konvertierung von EXCEL zu SPSS

Ich übergebe das Wort an Robert.

Der Datentransfer zwischen Programmen ist häufig notwendig und stellt Anwender immer mal wieder vor Probleme. In diesem Beitrag geht es um die Konvertierung von Daten, die aus Excel stammen und mittels SPSS verarbeitet werden sollen.

Vorgehensweise

Als Ausgangslage haben wir einen gewünschten Datensatz als Excel-Arbeitsmappe (*.xls oder *.xlsx) gespeichert vorliegen, der in der ersten Zeile die Variablennamen (pro Spalte eine Variable) und ab Zeile 2 die entsprechenden Daten enthält.

Datensatz in Excel

Abbildung 1: Datensatz in Excel

Was gilt es nun in Excel zu beachten, damit der Datensatz für SPSS effektiv nutzbar ist? – Konkret werden nachfolgend fünf wichtige Aspekte genannt:

  1. Eindeutigkeit: Die Spaltenbezeichnungen (in Zeile 1) sollten eindeutig sein, d.h. sich explizit im Namen voneinander unterscheiden (siehe Abbildung 1). Idente Begrifflichkeiten werden von SPSS automatisch abgeändert. Die Bezeichnungen sollten zudem kurz & prägnant und dennoch aussagekräftig sein. (Eine konkrete Einschränkung hinsichtlich der Zeichenlänge gibt es de facto nicht.)
  2.  

  3. Keine Sonderzeichen: Ebenso sollte der Name keine Sonderzeichen enthalten, einzig “_” (Unterstrich) wird von SPSS erkannt, und nicht mit einer numerischen Zahl beginnen. Diese werden allesamt von SPSS bei der Konvertierung ignoriert.
  4.  

  5. Numerische Werte: Für eine statistische Auswertung müssen die Werte der einzelnen Variablen (ab Zeile 2) numerisch sein. Die Zellenformatierung in Excel ist also auf Zahl (ohne Dezimalstellen) einzustellen. Im Falle von Strings, zum Beispiel bei offenen Angaben, werden diese zwar von SPSS übernommen, lassen sich aber nur bedingt deskriptiv auswerten. Auch sind weiterführende Signifikanztests nur auf Basis numerischer Werte möglich. Eine wenig geeignete Matrix einer Excel Tabelle zeigt Abbildung 2.
  6. Wenig geeigneter Excel-Datensatz

    Abbildung 2: Wenig geeigneter Excel-Datensatz

  7. Keine leeren Zellen: Idealerweise sind alle Felder mit Werten gefüllt. Im Falle von leeren Zellen, die sich etwa aufgrund fehlender Antworten oder Mehrfachnennungen ergeben, empfiehlt es sich, diese bereits in Excel mit einheitlichen Werten zu füllen, zum Beispiel mit “-9” für “keine Angabe” oder “0” (Null) für “nicht genannt”.
  8.  

  9. Codebook: Schließlich ist die Erstellung eines kleinen Codebooks sinnvoll, in dem die Bezeichnungen für die jeweiligen numerischen (kategorialen) Werte abgebildet sind, damit diese für den Nutzer in SPSS klar ersichtlich und ggf. manuell ergänzt werden können.

Die Beachtung der genannten Punkte schafft eine gute Basis, um Excel-Daten in SPSS weiter zu verarbeiten und zu analysieren. Der Datentransfer selbst zwischen beiden Programmen ist ausgesprochen einfach und funktioniert wie folgt:

Wir öffnen das Programm SPSS und gehen zu “Datei öffnen” (oder alternativ das entsprechende Icon in SPSS links oben anklicken). Standardmäßig wird als Dateityp der SPSS-Dateityp *.SAV angezeigt, daher können wir zunächst die abgespeicherte Excel-Datei noch nicht finden. Wir wählen daher im gewünschten Ordner im Auswahlfenster den Dateityp “Excel” (*.xls, *.xlsx, *xlsm), klicken die nun aufscheinende Excel-Datei an und wählen “Öffnen”.

Excel-Datei in SPSS öffnen

Abbildung 3: Excel-Datei in SPSS öffnen

Damit erscheint das Ausgabefenster “Öffnen einer Excel-Datenquelle”, wir bestätigen mit einem Häkchen, dass die Variablennamen eingelesen werden sollen (andernfalls werden diese nicht in gewünschter Weise übernommen) und klicken auf OK.

Excel-Datei in SPSS einlesen

Abbildung 4: Excel-Datei in SPSS einlesen

Die Datei wird nun eingefügt und abschließend speichern wir die neue Datei unter einem beliebigen Namen in SPSS (die Endung *.SAV wird automatisch übernommen).

Auf dieselbe Weise können Daten im *.txt oder *.csv-Format in SPSS importiert werden.

Was gilt es nach dem Datentransfer von Excel zu SPSS zu tun?

Die Benutzeroberfläche von SPSS besteht aus zwei Ansichten, der Datenansicht und der Variablenansicht. In der Datenansicht werden die gesamten Daten aus der Excel-Tabelle ab Zeile 2 dargestellt. In der Variablenansicht finden sich die aus der Befragung erhobenen Variablen, die in Excel in der ersten Zeile abgebildet sind.

Bevor eine SPSS Auswertung der Daten erfolgen kann, müssen noch einige Felder händisch ausgefüllt werden. So gilt es in der Spalte “Variablenlabel” eine aussagekräftige Bezeichnung für jede einzelne Frage zu ergänzen. In “Wertelabels” müssen für jede kategoriale Variable die einzelnen Ausprägungen (Antwortmöglichkeiten) eingefügt werden. Ferner gilt es eventuelle fehlende Werte zu ergänzen und das jeweilige Messniveau der Variablen (nominal, ordinal oder metrisch, in SPSS “Skala” genannt) korrekt einzustellen, um die Auswertungsmöglichkeiten festzulegen. Die visuellen Piktogramme veranschaulichen aussagekräftig den Informationsgehalt bzw. die Skalierbarkeit.

SPSS-Variablenansicht nach Import der Excel-Daten

Abbidlung 5: SPSS-Variablenansicht nach Import der Excel-Daten

 

Über den Autor:
Robert Grünwald ist Gründer und Geschäftsführer der Statistik-Beratung Novustat und beschäftigt sich schon seit vielen Jahren mit verschiedensten Themen der Statistik.

 
Ich möchte an dieser Stelle Robert dafür danken, uns Excel-Enthusiasten mit seinem Artikel daran erinnert zu haben, dass es für bestimmte Zwecke durchaus bessere und sinnvollere Programme als Excel gibt. Auch wenn dieser Gedanke für manchen von uns nur schwer erträglich ist 🙂

 

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3 Gedanken zu “Konvertierung von Excel zu SPSS

  • Andi

    Im Großen und Ganzen nichts Neues (für den geübten User), aber man kann tatsächlich nicht oft genug erwähnen, wie Datentabellen für eine weitere Verwendung aufgebaut sein sollten/müssen. Excel ist leider sehr, sehr flexibel und macht auch aus komplettem Schwachsinn zumindest einen anderen Schwachsinn und das ohne Warnmeldung, selbst wenn dem “kreativen” User eigentlich schon lange die Faust aus dem Bildschirm entgegen kommen sollte.

  • Tim

    Hmm…also das liest sich so, als könne SPSS keine Zahlen mit Nachkommastellen verarbeiten. Was etwas merkwürdig wäre.
    Außerdem ergeben leere Zellen ja durchaus Sinn und können nicht einfach mit 0 oder -9 gefüllt werden (z.B. bei Zahlenreihen mit Temperaturangaben, wo -9 und 0 plötzlich ein falscher Wert anstatt eines Missings wären). Jedenfalls ist Excel und leere Zellen ein ganzes Thema für sich…