Lösungsalternative zum Adressensplit per Formel 6

Ein bequemere Variante, um Hausnummern von Straßennamen zu trennen
 

Mein letzter Artikel hatte folgendes Problem zum Thema: Wie trennt man in einer Adressenangabe die Hausnummer vom Straßennamen?

Die Aufgabenstellung erscheint nur auf den ersten Blick trivial und meine vorgestellte Formellösung war daher ebenfalls relativ komplex. Und selbst damit lassen sich nicht alle Fälle behandeln.

Im heutigen Beitrag möchte ich dir eine alternative Lösung vorstellen. Auch die führt nicht zu einer 100%-Lösung, hat aber einen großen Vorteil: Sie kommt ohne eine einzige Formel aus und dürfte daher für viele Anwender deutlich attraktiver sein.

Lass dich also überraschen!

Die Ausgangslage

Bevor ich in die Lösung einsteige: Wozu sollte man so etwas überhaupt brauchen? Ausgefeilte Datenbanksystem, wozu auch ERP- und CRM-System gehören, sehen häufig getrennte Felder für den Straßennamen und die Hausnummer vor. In vielen vorhandenen Adressenbeständen sind diese Informationen aber in einem einzigen Feld enthalten.

Ausgangslage und gewünschtes Ergebnis

Ausgangslage und gewünschtes Ergebnis

Vor einer etwaigen Datenmigration steht man also vor einer mühsamen Aufgabe. Alles sozusagen „zu Fuß“ bereinigen, ist natürlich die zuverlässigste Lösung. Setzt aber voraus, dass die zu bearbeitenden Datenmengen überschaubar sind und die Kapazitäten für die manuelle Korrektur zur Verfügung stehen. Excel kann dabei zumindest in einem gewissen Rahmen unterstützen. Eine mögliche Formellösung kannst du in diesem Artikel nachlesen.

Aber es geht auch einfacher.

Künstliche Intelligenz versus natürliche Dummheit

Manchmal ist es schwer zu sagen, was davon besser ist 😉 Aber Excel bringt seit längerer Zeit (genauer gesagt: Seit Excel-Version 2013) eine gerne übersehene, aber manchmal geradezu magische Funktion mit:

Die Blitzvorschau.

Sollte dir dieses Feature bisher entgangen sein, findest du hier einen kleinen Einführungsartikel. Die Blitzvorschau interpretiert manuelle Eingaben und versucht darin ein Muster zu erkennen. Dieses Muster wird dann automatisch auf alle anderen Zellen in der Spalte übertragen. Je mehr manuelle Eingaben vorliegen, desto genauer arbeitet die Mustererkennung und desto besser werden die Ergebnisse.

Ich habe dazu eine Beispieldatei mit mehreren Tausend Straßenangaben vorbereitet, die du dir hier herunterladen kannst. Damit die Blitzvorschau überhaupt zum Einsatz kommen kann, dürfen sich keine leeren Spalten zwischen der Quellspalte und der Zielspalte befinden. Da unsere Straßenangaben in Spalte A stehen, beginne ich mit der Eingabe also in Spalte B und tippe das für den ersten Straßennamen gewünschte Ergebnis direkt daneben in Spalte B.

Die erste Straße wird als Muster eingetippt

Die erste Straße wird als Muster eingetippt

Und jetzt wollen wir gleich mal die Blitzvorschau fordern: Stelle sicher, dass die aktive Zelle sich noch unterhalb des gerade eingegebenen Straßennamens befindet und rufe dann das Menü „Daten | Blitzvorschau“ auf:

Die Blitzvorschau

Die Blitzvorschau

Alternativ kannst du die Tastenkombination Strg+E nutzen.

Wie von Zauberhand werden alle nachfolgenden Zellen gefüllt, das Ergebnis sieht auf den ersten Blick schon gar nicht mal so schlecht aus, hat aber noch deutliches Verbesserungspotenzial:

Das Ergebnis zeigt noch Schwächen

Das Ergebnis zeigt noch Schwächen

Daher werden wir diesen ersten Vorschlag nicht übernehmen. Nach einer Blitzvorschau erscheint rechts neben der ersten Zelle ein kleines Symbol und einem Untermenü, aus dem du „Rückgängig Blitzvorschau“ auswählen kannst. Oder du nutzt die normale Rückgängig-Funktion Strg+Z.

Blitzvorschau rückgängig machen

Blitzvorschau rückgängig machen


Danach geben wir ein paar weitere Beispiele ein:
Mehr Beispiele als Basis für die Blitzvorschau

Mehr Beispiele als Basis für die Blitzvorschau


Danach drücke ich wieder Strg+E und sehe mir das Ergebnis an. Bereits deutlich besser, wenngleich auch hier noch ein paar Fehler enthalten sind:
Die Ergebnisse werden besser

Die Ergebnisse werden besser

Da das Gesamtergebnis schon nahe am gewünschten Ziel ist, mache ich nicht alles rückgängig, sondern knöpfe mir gezielt die noch fehlerhaften Einträge vor. Und nach jeder manuellen Korrektur löse ich wieder mit Strg+E die Blitzvorschau aus, bis ich mit dem Ergebnis zufrieden bin – oder bis Excel mich darauf hinweist, dass es kein weiteres Muster erkennen kann:

Weitere Verbesserungen

Weitere Verbesserungen

Am Ende werden trotz allem Straßennamen unvollständig übernommen oder unkorrekt aufgeteilt worden sein, aber das liegt in der Natur der Sache („Künstliche Intelligenz“ versus „natürliche Dummheit“), eine perfekte Lösung gibt es leider nicht.

Es fehlt: Die Hausnummer

Bevor wir die Blitzvorschau auf die Hausnummern loslassen, sollte erst die Spalte C als Text formatiert werden. Denn ansonsten gibt es unerwünschte Effekte, wenn beispielsweise „2 – 4“ plötzlich als 2. April interpretiert wird.

Hausnummern zuerst als Text formatieren

Hausnummern zuerst als Text formatieren

Danach kann es wie gehabt mit ein paar Beispieleingaben losgehen, wobei hier schon zwei Muster nach einem beherzten Strg+E ein sehr brauchbares Ergebnis liefern:

Zwei Beispiele reichen aus

Zwei Beispiele reichen aus

Fazit

Du hast nun zwei mögliche Lösungen für das Problem gesehen: Einmal mit Hilfe von relativ komplexen Formeln und einmal über die Blitzvorschau. Welche Variante ist besser?

Die Antwort: Es kommt darauf an.

Beide Lösungen sind weit davon entfernt, perfekt zu sein. Es gibt schon in Deutschland viele Sonderfälle, beispielhaft sind die Koordinaten-Angaben in Mannheim genannt. Und bei gemischten Adressenbeständen mit inländischen und ausländischen Angaben wird es sicherlich noch unschöner.

Für die Blitzvorschau spricht:
Sie ist relativ einfach in der Handhabung und liefert schnell recht akzeptable Ergebnisse, auch wenn es manchmal mehrere Versuche braucht.
Und das ist auch schon der Nachteil der Blitzvorschau: Sie ist wenig vorherseh- und somit auch wenig nachvollziehbar.

Für die Formellösung spricht:
Sie ist besser nachvollziehbar, da die Formeln eben genau die Regeln anwenden, die man eingebaut hat. Hier greift keine künstliche Intelligenz ein.
Und wer noch Excel 2010 im Einsatz hat, kann ohnehin nur auf Formellösungen zurückgreifen, da hier noch keine Blitzvorschau verfügbar ist.

Letztendlich ist es Geschmacksache. Wichtig ist, dass du siehst, dass es unterschiedliche Lösungen gibt (die beide nicht perfekt sind) und du für dich die passendere herauspicken kannst.
 

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



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6 Gedanken zu “Lösungsalternative zum Adressensplit per Formel

  • Hans

    Ich habe einige Dateien, in denen mehrere Angaben zusammengefasst sind (u.a. durch Downloads) und hätte diese mühsam aufteilen müssen…
    …HÄTTE…
    Vielen vielen Dank für diesen Tip und die deutliche Erklärung dazu.
    Dies erspart mir viel, viel Arbeit!

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Kathrin,

      freut mich! Wie heißt es so schön: Again what learned 😉

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Werner Herkenrath

    Hallo Martin,
    dein 2. Vorschlag mit der Blitzfunktion hat mich auf eine Idee gebracht. Ich habe in Spalte B die Hausnummern per Blitzfunktion erstellt. Danach vor der Spalte B eine neue Spalte für den Straßennamen eingefügt. Mit der einfachen Formel „=LINKS(A2;LÄNGE(A2) -LÄNGE(C2))“ habe ich in der neuen Spalte die Straßennamen ermittelt. Das hat meiner Meinung nach den Vorteil, dass bei einem Funktionsfehler einfach nur die Hausnummer korrigiert werden muss und sich der Straßenname automatisch ändert.
    Vielen Dank für die vielen guten Tipps
    Werner

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Werner,

      eine sehr clevere Herangehensweise, du bist ein echter Fuchs! Danke fürs Teilen.

      Schöne Grüße,
      Martin