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Pivot-Tabellen, Gruppierung und ein mysteriöser Cache

Vor einiger Zeit hatte ich einen Artikel veröffentlicht, wie man Werte in Pivot-Tabellen gruppieren kann (falls du diesen Artikel verpasst hast, guckst du hier: Werte gruppieren in Pivot-Tabellen). Und darin hatte ich das Problem erwähnt, das sich in diesem Zusammenhang ergeben kann, wenn man mehrere Pivot-Tabellen nutzt. Gruppierungen gelten nämlich gleichermaßen für alle Pivot-Tabellen, die auf den gleichen Quelldaten aufbauen. Und das ist manchmal unerwünscht und sehr nervig. Wie man dieses Problem jedoch umgehen kann, beschreibe ich im heutigen Beitrag. Und so geht's:

Unterschiedliche Gruppierungen in Pivot-Tabellen sind nicht ohne weiteres möglich - außer man weiß wie!
 

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Absolute und relative Bezüge in formatierten Tabellen

Ich bin ja ein großer Freund von formatierten ("intelligenten") Tabellen. Wenn man einmal auf den Geschmack gekommen ist, möchte man sie nicht mehr missen. Die Vorteile sind vielfältig:

  • Ansprechende Optik
  • Automatische Erweiterung bei neuen Datensätzen
  • Perfekt als Basis für Pivot-Tabellen
  • Formelautomatik
  • Sprechende Bezüge (sogenannte strukturierte Verweise)
Und gerade Letzteres führt manchmal zu Problemen. Während der geübte Excel-Anwender in normalen Listen je nach Bedarf absolute, relative oder gemischte Bezüge einsetzt (Stichwort $-Zeichen), scheint das in formatierten Tabellen nicht zu funktionieren. Doch. Man muss nur wissen, wie! Und so geht's:

Mit ein wenig "Gewusst wie!" lassen sich auch relative Bezüge in formatierten Tabellen verwenden
 

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Dropdown-Liste: Dynamisch erweitert und sortiert

Ein kleiner Dauerbrenner in Excel sind Dropdown-Listen: die praktischen kleinen Auswahlfelder, über die man die Dateneingabe komfortabel gestalten und auf zulässige Werte beschränken kann. Heute zeige ich dir einen Weg, wie man die Einträge solcher Listen (fast) automatisch sortiert, erweitert und um Duplikate bereinigt anzeigen lassen kann, wenn sich die zugrunde liegende Datenquelle dynamisch verändert. Und so geht's:

Eine etwas andere Art, wie man Auswahllisten dynamisch gestalten kann.
 


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Werte gruppieren in Pivot-Tabellen

Als regelmäßiger Leser meines Blogs weißt du wahrscheinlich, das Pivot-Tabellen eines meiner Steckenpferde sind. Schnellere und flexiblere Auswertungen über große Datenmengen sind mit anderen Mitteln in Excel kaum möglich. Und auch wenn du schon länger mit Pivot-Tabellen arbeitest, kennst du vielleicht die spezielle Gruppierungsfunktion noch nicht, die ich dir heute zeigen möchte. Und so geht's:

Eine spezielle Gruppierungsfunktion in Pivot-Tabellen stellt klassische Formellösungen komplett in den Schatten.
 

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Excel-Quickies (Vol 41)

Mit den heutigen Excel-Tipps verhält es sich fast so wie mit einem Überraschungsei. Es gibt nämlich gleich drei Dinge auf einmal:

  • Komfortgewinn bei der Datenüberprüfung ("Schokolade...")
  • Einen mysteriösen Bug überwinden ("...und was Spannendes...")
  • Konzentration auf das Wesentliche ("...und was zum Spielen!")
Na gut, das war jetzt vielleicht etwas an den Haaren herbeigezogen. Aber vielleicht freust du dich ja trotzdem über die aktuellen Excel-Quickies :-)

Drei weitere kleine Excel-Tipps, die dein Leben etwas leichter machen sollen
 

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Fantastische Verknüpfungen und wo man sie in Excel findet

Vor längerer Zeit hatte ich einen Artikel veröffentlicht, der sich mit externen Verknüpfungen in Excel-Dateien befasst. Wie du ja sicherlich weißt, lassen sich in einer Formel Bezüge zu einer anderen Arbeitsmappe erstellen. Was in manchen Fällen ganz praktisch erscheinen mag, treibt einen jedoch manchmal in den Wahnsinn. Nämlich dann, wenn man beim Öffnen einer Datei mit der Meldung beglückt wird "Diese Arbeitsmappe enthält Verknüpfungen zu mindestens einer externen Quelle…", obwohl man zumindest wissentlich niemals eine solche Verknüpfung gesetzt hat. Solche externen Links können nämlich nicht nur über normale Formeln entstehen, sondern über unzählige andere Wege, die leider nicht immer so einfach zu finden sind. Wenn du also schon einmal einen Kollegen mit einem irren Kichern und einem Hauch von Wahnsinn in den Augen gesehen hast, könnte es sein, dass er bei der Suche nach einer solchen Verknüpfung einfach übergeschnappt ist... Damit es dir nicht auch so ergeht, zeige ich dir heute ein paar weitere Verstecke.

Des einen Freud, des anderen Leid: Externe Verknüpfungen in Excel können hilfreich sein - oder einen in den Wahnsinn treiben
 


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Excel-Quickies (Vol 37)

Die heutigen Excel-Quickies stehen ganz im Zeichen der Pivot-Tabellen. Auch wenn du einigermaßen sattelfest im Umgang mit Pivot-Tabellen bist, könnte der eine oder andere dieser drei Quickies vielleicht trotzdem neu für dich sein. Im diesem Beitrag zeige ich dir Tipps zu folgenden Themen:

  • Pivot-Filter spaltenweise anordnen
  • Eigene Berichtsfilterseiten
  • Grundeinstellungen für Pivot-Tabellen setzen
Mal sehen, ob da nicht etwas für dich dabei ist!

Ein Excel-Quickie-Special mit drei Pivot-Qickies!
 

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Bedingte Formatierung in Pivot-Tabellen

Wer diesen Blog schon länger liest, der weiß, dass ich ein großer Fan von bedingter Formatierung und von Pivot-Tabellen bin. Beides sind für sich genommen schon mächtige und extrem nützliche Funktionen, um mehr Licht in seine Zahlenfriedhöfe zu bringen. Noch besser wird es, wenn man bedingte Formatierung und Pivot-Tabellen miteinander kombiniert. Hierbei gibt es ein paar Besonderheiten zu beachten. Und so geht's:

Bedingte Formatierung und Pivot-Tabellen passen hervorragend zusammen - wenn man ein paar Dinge beachtet!
 

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Kreuztabellen ent-pivotisieren

Pivot-Tabellen sind eine der großartigsten Funktionen überhaupt in Excel. Mit ihrer Hilfe lassen sich umfangreiche Datentabellen mit nur wenigen Klicks aus allen Richtungen durchleuchten. Was aber tun, wenn das Datenmaterial in einer für Pivot-Tabellen ungeeigneten Form vorliegt? Ein typisches Beispiel dafür sind kreuztabellenartige Monatsauswertungen, die schon für jeden Monat eine eigene Spalte enthalten. Wie man solche Kreuztabellen ent-pivotisiert, um sie für den Einsatz von echten Pivot-Tabellen tauglich zu machen, das zeige ich im heutigen Artikel. Und so geht's:

Mit einem cleveren Trick lässt sich eine Kreuztabelle in eine flache Datentabelle umwandeln, um sie dadurch Pivot-tauglich zu machen.
 


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Listenabgleich: Finde die fehlenden Einträge!

Der Abgleich von zwei Listen ist eine häufige Anwendung in Excel. Oft geht es dabei darum, die Daten der einen Tabelle mit weiteren Informationen aus der anderen Tabelle anzureichern: Artikellisten mit den Preisen, Verkäufer mit den Regionen, Mitarbeiter mit Abteilungen und so weiter. SVERWEIS lässt grüßen! Heute geht es jedoch darum, aus zwei annähernd gleichen Listen diejenigen Einträge zu identifizieren, die nur in einer der beiden Listen enthalten sind und in der anderen Liste fehlen. Eine Paradeanwendung für "Daten abrufen und transformieren", besser bekannt als Power Query. Und so wird's gemacht:

Mit Hilfe von Power Query werden fehlende Datensätze blitzschnell identifiziert
 

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Excel-Quickies (Vol 35)

Scheinbar einfache Fragen, die sich als kniffelig herausstellen. Tolle Filterfunktionen für Pivot-Tabellen, wenn man sie kennt. Ein kleiner Trick, um einen Krampf im linken Zeigefinger zu vermeiden. All das zeige ich dir in den heutigen Excel-Quickies. Im diesem Beitrag gibt es Tipps zu folgenden Themen:

  • Wie oft kommt ein bestimmtes Zeichen in einer Zelle vor
  • Mit einem einzigen Datenschnitt mehrere Pivot-Tabellen filtern
  • Schnelles Navigieren bei vielen Arbeitsblättern
Da ist hoffentlich auch für dich wieder etwas dabei.

Ein paar schnelle Tipps, die dir die Arbeit mit Excel erleichtern werden.
 

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Ein Spezialfall: Datumsreihen automatisch fortschreiben

Jeder einigermaßen geübte Excel-Anwender kennt vermutlich die Autoausfüllen-Funktion: Man gibt zwei Werte ein, markiert die beiden Zellen und erweitert die Markierung über das kleine Ausfüllkästchen in der rechten unteren Zellenecke. Excel erkennt das Muster und schreibt die Datenreihe automatisch fort. Das funktioniert meistens auch ganz gut, kann aber speziell bei Datumsreihen ziemlich kniffelig sein. Aber hast schon einmal versucht, eine Datumsreihe nur mit dem 1. und dem 15. eines Monats fortzuschreiben? Oder immer nur mit den Werktagen von Montag bis Freitag? Und so geht's:

Mit einem kleinen Trick klappt es auch mit ausgefallenen Datumsreihen