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7 ultimative Excel-Tipps zum Verringern der Dateigröße (+ Bonus-Tipp)

Was für ein großkotziger Titel, nicht wahr? Ich bin immer skeptisch, wenn ich etwas über "ultimative Tipps" lese - und du solltest es auch sein. Allerdings gibt es tatsächlich ein paar Stellschrauben in Excel, über die sich die Dateigröße deiner Arbeitsmappe teilweise massiv verringern kann. Die Betonung liegt dabei auf "massiv" und auf "kann". Nicht jeder der folgenden Tipps ist auch in jeder Situation anwendbar. Wer aber die Mechanismen und Tricks kennt und weiß, wo man überall ansetzen kann, wird aufgeblähten Arbeitsmappen zukünftig nicht mehr hilflos gegenüberstehen. Und so geht's:

Wie verkleinert man aufgeblähte Excel-Arbeitsmappen?
 

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Excel völlig kostenlos? Wo gibt’s denn so was!

Im beruflichen Umfeld ist Excel überhaupt nicht mehr wegzudenken. Auch wenn es mit den Tabellenkalkulationen aus OpenOffice, LibreOffice oder Google-Sheets zwar noch ein paar Alternativen gibt, dürfte deren Verbreitung zumindest im professionellen Bereich vermutlich verschwindend gering sein. Der große Vorteil der genannten Alternativen ist unbestritten, dass sie kostenlos sind, was vor allem für private Anwender ein starkes Argument ist. Aber da habe ich eine gute Nachricht für dich: Auch Excel gibt es in einer kostenlosen Version! Und ich spreche hierbei nicht etwa von einer stark eingeschränkten Testversion, sondern von einem beeindruckend gut ausgestatteten Paket, das man ganz legal und dauerhaft nutzen kann. Wie, Excel kostenlos? Echt jetzt? Ja, echt jetzt. Wie und unter welchen Voraussetzungen das geht, erfährst du in diesem Artikel.

Für viele Anwender dürfte das eine Überraschung sein: Excel gibt es auch in einer kostenlosen Version!
 

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Excel-Versionen im Vergleich: Von 2016 bis 2021

Wie alles andere auf dieser Welt hat sich auch Excel im Laufe der Jahre stark weiterentwickelt. Dem Otto-Normalanwender ist das häufig nicht bewusst oder völlig egal, denn Tabelle ist schließlich Tabelle, oder? Wer nur hin und wieder ein paar Zahlen eintippen und eine Summe berechnen muss, für den reicht sicherlich auch eine etwas betagtere Excel-Version. Für diejenigen unter uns, für die Excel ein wichtiges Werkzeug in der täglichen Arbeit ist, sieht es schon anders aus. Viele zeit- und arbeitsersparende Funktionen sind in den letzten Jahren dazugekommen und ich behaupte sogar, dass zwischen der immer noch zu findenden Version 2010 und einer aktuellen Microsoft 365-Variante Welten liegen. Da es schwer ist, den Überblick zu behalten, möchte ich mit diesem Artikel ein wenig Licht in den Versions-Dschungel bringen und die jeweils wichtigsten Neuerungen zusammenfassen, die seit Excel 2016 bis zur brandaktuell veröffentlichten Version Excel 2021 eingeführt wurden. Vielleicht ist dir ja das eine oder andere Feature entgangen oder wieder in Vergessenheit geraten. Und so schaut's aus:

Ein kleiner Überblick über die Entwicklungen und Neuerungen in den verschiedenen Excel-Versionen
 


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Excel-Quickies (Vol 48)

Das Leben ist manchmal auch ohne Excel schon schwer genug. Dabei wären manche Aufgaben mit diesem tollen Programm ganz einfach zu lösen. Wenn man halt nur wüsste, wie. In den heutigen Excel-Quickies zeige ich dir Tipps zu folgenden Themen:

  • Eine eigene Tabellenformatvorlage in eine andere Arbeitsmappe übertragen
  • Einen dynamischen 4-Wochen-Kalender mit einer einzigen Formel erstellen
  • Bei einer Eingabeprüfung nur bestimmte Großbuchstaben erlauben
Da ist sicher auch für dich etwas dabei.

Drei kleine Excel-Tipps, die dein Anwenderleben etwas leichter machen können
 

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Ein Weihnachtsgruß mit Excel

Ich verabschiede mich jetzt in den Weihnachtsurlaub. Auch wenn es heute keinen Excel-Tipp mehr gibt, habe ich doch noch eine kleine Excelei für dich vorbereitet. Diesen Excel-Weihnachtsgruß kannst du dir hier herunterladen. Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch! Wen es interessiert: Die Animation ist ohne Makros oder VBA erstellt worden, sondern basiert ausschließlich auf bedingter Formatierung (und natürlich ein paar Bildern und Symbolen). Im Januar geht es hier mit neuen Excel-Tipps weiter. Bis dahin wünsche ich dir eine schöne Weihnachtszeit, hoffentlich ein paar ruhige und erholsame Tage danach und einen guten Rutsch ins neue Jahr!

Ein kleiner Excel-Christbaum-Simulator
 

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Sicherheit einer Excel-Datei erhöhen: 4 grundlegende Tipps

Datenschutz und Datensicherheit ist immer ein wichtiges Thema, nicht zuletzt vor dem Hintergrund, dass auch in Excel häufig vertrauliche Daten verwaltet werden. Auch wenn Excel alles andere als ein Hochsicherheitstrakt ist, sollte man zumindest die generelle Schutzmechanismen kennen, die das Programm mitbringt. Und genau dazu hat sich mein heutiger Gastautor Konstantin Matern einige Gedanken gemacht und für dich ein paar nützliche Tipps zusammengestellt. Vielen Dank an Konstantin für diesen Beitrag und für dich viel Spaß beim Lesen!

Mit ein paar grundlegenden Kenntnissen lässt sich der Schutz von Daten in Excel verbessern.
 


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Tipps für ein besseres Tabellen-Design (Excel Best Practise)

Der heutige Artikel fällt etwas aus der Reihe: Es geht diesmal nicht um einen coolen Excel-Trick oder um ausgefallene Formeln. Stattdessen möchte ich dir ein paar Denkanstöße geben, wie man seine Excel-Arbeitsmappen möglichst sinnvoll aufbaut. Vielen Mappen merkt man deutlich an, dass sie nur mal so "hingerotzt" wurden. Von Bedienerfreundlichkeit, Übersichtlichkeit oder Nachvollziehbarkeit keine Spur. Das ist vielleicht gerade noch in Ordnung, wenn du der einzige bist, der damit arbeiten soll. Sobald deine Datei aber für andere Anwender bestimmt ist, solltest du dir ein paar Gedanken zu grundsätzlichen Design-Fragen machen.

Einige Gedanken und Vorschläge für ein besseres Arbeitsmappen-Design
 

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Excel Pivot-Tabellen (mein neues Buch)

Nach gut einem Jahr intensiver Arbeit ist es jetzt endlich soweit: (Achtung! Eigenwerbung!) Am 15.11.2017 erscheint mein Buch "Excel Pivot-Tabellen" in der "...für dummies®"-Reihe beim Wiley-VCH Verlag. Solltest du auch...

  • zu den Excel-Anwendern gehören, die bisher bei dem Begriff "Pivot-Tabelle" schreckhaft zusammengezuckt sind...
  • das Märchen glauben, dass für den Einsatz von Pivot-Tabellen kompliziertes Geheimwissen notwendig ist, dass nur "echten" Excel-Gurus vorbehalten ist, oder
  • dich schon immer gefragt haben, was Pivot-Tabellen eigentlich sind und wofür man sie braucht,
... dann ist dieses Buch genau richtig für Dich!

Vom Pivot-Tabellen-Einsteiger bis zum Profi: Hier findest Du die Antworten.
 

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Was bringt mir eine neuere Excel-Version?

Immer wieder fragen mich Blogleser oder auch Kunden, die noch eine ältere Excel-Version einsetzen: Was kann eine neue Excel-Version, das meine Version noch nicht kann? Soll ich upgraden? Wenn du auch zu denjenigen gehörst, die überlegen, ob sie auf eine neuere Version umsteigen sollen oder nicht, könnte dieser Artikel ein wenig weiterhelfen. Ich habe versucht, die jeweils wichtigsten Neuerungen aufzulisten, die mit der jeweiligen Version eingeführt wurden:

  • Excel 2010
  • Excel 2013
  • Excel 2016
Vielleicht macht das deine Entscheidung ein wenig einfacher.

Lohnt sich eine neue Excel-Version? Die Neuerungen von Excel 2010, 2013 und 2016 im Überblick.
 


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Konvertierung von Excel zu SPSS

Excel bietet "ab Werk" schon allerhand Statistik-Funktionen. Für den professionellen Bereich reicht dies aber nicht immer aus und die Daten müssen mit Spezialprogrammen, wie z.B. der Statistik- und Analysesoftware SPSS weiterverabeitet werden. Wie man seine Excel-Daten optimal auf einen Import in SPSS vorbereitet und wie es danach weitergeht, beschreibt der heutige Gastartikel von Robert Grünwald: Konvertierung von EXCEL zu SPSS Ich übergebe das Wort an Robert.

Excel-Daten optimal für die Weiterverarbeitung in der Statistik-Software SPSS vorbereiten
 

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Eingabeprüfung: Nur Großschreibung erlauben

In Excel könnte alles so schön einfach sein, wenn es da nicht immer den bösen Anwender gäbe. Der macht leider nicht immer das, was er soll (oder zumindest was wir glauben, dass er machen soll) und bringt durch unerwünschte oder fehlerhafte Eingaben unsere schönen Kalkulationen aus dem Gleichgewicht. Im heutigen Artikel zeige ich, wie man sicherstellt, dass bei einer Dateneingabe nur Großbuchstaben (oder nur Kleinbuchstaben) akzeptiert werden. Und so geht's:

Mit Hilfe der Datenüberprüfung zulässige Eingaben gezielt steuern
 

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Auf Wiedersehen…

...2015 und willkommen 2016! Wenn du jetzt geglaubt hast, ich mache den Blog hier dicht, muss ich dich leider enttäuschen: Mein teuflischer Plan ist es, dich auch im nächsten Jahr wieder ausgiebig und intensiv mit meinen Excel-Tipps zu quälen! Dies ist nur der letzte Artikel für 2015 und ich möchte mich in die Reihe vieler anderer stellen und diese Gelegenheit für einen Jahresrückblick und einen kleinen Ausblick auf 2016 zu nutzen. Daher wird es heute ausnahmsweise keinen konkreten Excel-Tipp geben, und ich bin dir auch nicht böse, falls dich das nicht interessiert und du gleich weiter klickst. Ich würde mich aber freuen, wenn du im nächsten Jahr wieder hier vorbeischaust. Alle anderen Leser lade ich nun zu meinem Rückblick 2015 und Ausblick 2016 ein.

Jetzt heißt es langsam Abschied nehmen...