Verdichten und Gruppieren in Pivot-Tabellen 5

Mit wenigen Klicks lassen sich Datumswerte in einer Pivot-Tabelle verdichten
 

Pivot-Tabellen sind in Excel eine wirklich feine Angelegenheit. Leider haben viele Leute völlig zu Unrecht einen Heidenrespekt davor (falls auch du zu ihnen gehören solltest, empfehle ich dir diesen Einsteiger-Artikel).

Ein besonders praktisches Feature möchte ich dir heute vorstellen. Wenn die Ausgangstabelle nämlich viele verschiedene Datumswerte enthält und man seine Pivot-Tabelle z.B. nach Monaten oder Quartalen verdichten möchte, geht das mit wenigen Klicks.

Und zwar so:

Die Ausgangstabelle

Ich habe meinem Beispiel die Besucherstatistiken für ein paar fiktive Websites zugrunde gelegt (ich bitte um Nachsicht bei der phantasielosen Namenswahl). Die Beispieldatei kannst du dir bei Bedarf hier herunterladen. Für jeden einzelnen Tag wird also aufgelistet, wieviele Menschen die jeweilige Seite besucht haben:

Beispiel: Besucherstatistik

Beispiel: Besucherstatistik

Mit wenigen Klicks erstellen wir daraus eine Pivot-Tabelle.

1. Tabelle markieren und Pivot-Tabelle einfügen:

Pivot-Tabelle einfügen

Pivot-Tabelle einfügen

Pivot-Tabelle in neuem Blatt

Pivot-Tabelle in neuem Blatt

2. Felder dazufügen
Dazu ziehen wir mit der Maus einfach die einzelnen Felder oben aus der Feldliste nach unten in den jeweiligen Bereich: “Datum” in Zeilen, “Website” in Spalten und “Nutzer” in Werte.

Felder dazufügen

Felder dazufügen

Felder dazufügen (Fortsetzung)

Felder dazufügen (Fortsetzung)

Das Ergebnis ist schon nicht schlecht, aber wie man unschwer erkennen kann, ist die Pivot-Tabelle aufgrund der vielen einzelnen Datumsangaben ziemlich lang und daher nicht gerade übersichtlich:

Pivot-Tabelle im Rohzustand

Pivot-Tabelle im Rohzustand

Das wollen wir im nächsten Schritt ändern.

Werte gruppieren

In diesem Schritt werden wir mit minimalem Aufwand die Einträge nach Monaten, Quartalen oder Jahren verdichten. Dazu müssen wir die aktive Zelle zunächst irgendwo in die Pivot-Tabelle stellen, so dass die Pivottable-Tools im Menüband angezeigt werden:

Pivot-Tabelle im Rohzustand

Pivottable-Tools

Nun klicken wir auf einen beliebigen Datumswert (welcher davon, ist völlig egal), so dass in der Registerkarte “Analysieren” die Werkzeuggruppe “Gruppieren” aktiviert wird:

Datumsfeld markieren

Datumsfeld markieren

Ein Klick auf die Schaltfläche “Gruppenfeld” öffnet ein Dialogfenster, in dem ich nun die gewünschten Einstellungen für meine Gruppierung vornehmen kann. Ich wähle hier z.B. die Werte “Monate” und “Jahre”:

Gewünschte Gruppierung auswählen

Gewünschte Gruppierung auswählen

Und schon habe ich mein eine wunderbar verdichtete Pivot-Tabelle erstellt:

Verdichtete Pivot-Tabelle

Verdichtete Pivot-Tabelle

Zum Schluss noch etwas Kosmetik und unsere Auswertung kann sich sehen lassen:

Noch etwas Kosmetik

Noch etwas Kosmetik

War doch gar nicht so schwer, oder?

 

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



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5 Gedanken zu “Verdichten und Gruppieren in Pivot-Tabellen

  • Nicole

    Hallo Martin,
    ich habe ein Problem mit einer Pivot-Tabelle. Ich habe eine Datentabelle, die mehrere Ebenen zur Gruppierung beinhalten (Ebene 01-10). In der Pivat-Tabelle sollen aber nur die Ebenen angezeigt werden, die auch vorhanden sind – bei mir werden diese mit “leer” angezeigt.

    Vielleicht das ganze an einem Beispiel, ist leider etwas schwer zu erklären:
    Beispiel der Datentabelle: Name, Zahl1, Zahl2, Ebene 1 (Planet – Erde), Ebene 2 (Kontinent – Amerika, Europa), Ebene 3 (Nordamerika, Südamerika, Deutschland), Ebene 4 (in Deutschland – Bundesländer – Bayern, in Amerika reicht Ebene 3).
    Wie kann ich die Pivot-Tabelle einstellen das “leer”e Ebenen unter der “höheren” Ebene verdichtet werden?

    Irgendwo muss es doch diese Einstellung geben, im Excel kann man doch alles irgendwo einstellen, nur gefunden habe ich die Einstellung bisher leider noch nicht.

    Vielleicht kannst du mir einen Tipp dazu geben.
    Gruß,
    Nicole

  • Heiko

    Hallo Martin,

    ich würde gerne die Datenquelle für den Zugriff über PIVOTDATENZUORDNEN dynamisch gestalten.
    Leider funktioniert in Office 2010 die an anderer Stelle vorgeschlagene Lösung den Bezug als TEXT umzuwandeln nicht.
    Beispiel: =PIVOTDATENZUORDNEN(Text($A$2;””);PIVOT!$A$1;”AS”;D$5;”FG”;$A13;”Sparte”;”Neu”;”Artikel”;”Sonder”)
    Hast Du eine andere Lösung?
    MfG
    Heiko

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Heiko,

      ich habe Dein Beispiel gerade ausprobiert und bei mir funktioniert die Lösung mit TEXT sowohl unter Excel 2007 als auch 2013 (2010 kann ich momentan nicht testen). Daher kann ich nicht genau sagen, wo das Problem liegt.
      Wichtig ist in der Textfunktion nur, dass zweimal die doppelten Anführungszeichen verwendet werden. Ansonsten habe ich leider keinen anderen Tipp…

      Schöne Grüße,
      Martin

  • SRö

    Hallo, das ist schon einmal klasse.

    Ich muss eine YTD-Auswertung machen, sprich den Stand zum aktuellen Monat mit den aktuellen Ständen der jeweiligen vorherigen Jahre vergleichen. pro Monat habe ich die Daten, auch der Vorjahre, kämpfe jetzt aber damit jeweils die Daten der Vorjahre bis zum jeweiligen Vorjahres- bzw. Vorvorjahresmonat abzugrenzen um mir dann direkt die Auswertung zu diesen zeigen zu lassen.

    Ich habe es jetzt versuct, indem ich pro Jahr eine Gruppe über die Monate gebildet habe – ich wollte mir jetzt einfach die Teilergebniss je Gruppe einblenden und bis zu dem jeweiligen Monat – in diesem Fall August-die Daten filtern. Ist zwar immer noch umständlich, aber schon einmal besser, als alles jeden Monat neu zu berechnen. Gibt es da einen Trick?

    Dankeschön.

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo SRö,

      wenn die Quelldaten nicht schon eine YTD-Information enthalten, wüsste ich momentan auch keinen besseren Weg, als über eine manuelle Gruppierung der Monate zu arbeiten.

      Schöne Grüße,
      Martin