Verdichten und Gruppieren in Pivot-Tabellen 9

Mit wenigen Klicks lassen sich Datumswerte in einer Pivot-Tabelle verdichten
 

Pivot-Tabellen sind in Excel eine wirklich feine Angelegenheit. Leider haben viele Leute völlig zu Unrecht einen Heidenrespekt davor (falls auch du zu ihnen gehören solltest, empfehle ich dir diesen Einsteiger-Artikel).

Ein besonders praktisches Feature möchte ich dir heute vorstellen. Wenn die Ausgangstabelle nämlich viele verschiedene Datumswerte enthält und man seine Pivot-Tabelle z.B. nach Monaten oder Quartalen verdichten möchte, geht das mit wenigen Klicks.

Und zwar so:

Die Ausgangstabelle

Ich habe meinem Beispiel die Besucherstatistiken für ein paar fiktive Websites zugrunde gelegt (ich bitte um Nachsicht bei der phantasielosen Namenswahl). Die Beispieldatei kannst du dir bei Bedarf hier herunterladen. Für jeden einzelnen Tag wird also aufgelistet, wieviele Menschen die jeweilige Seite besucht haben:

Beispiel: Besucherstatistik

Beispiel: Besucherstatistik

Mit wenigen Klicks erstellen wir daraus eine Pivot-Tabelle.

1. Tabelle markieren und Pivot-Tabelle einfügen:

Pivot-Tabelle einfügen

Pivot-Tabelle einfügen

Pivot-Tabelle in neuem Blatt

Pivot-Tabelle in neuem Blatt

2. Felder dazufügen
Dazu ziehen wir mit der Maus einfach die einzelnen Felder oben aus der Feldliste nach unten in den jeweiligen Bereich: “Datum” in Zeilen, “Website” in Spalten und “Nutzer” in Werte.

Felder dazufügen

Felder dazufügen

Felder dazufügen (Fortsetzung)

Felder dazufügen (Fortsetzung)

Das Ergebnis ist schon nicht schlecht, aber wie man unschwer erkennen kann, ist die Pivot-Tabelle aufgrund der vielen einzelnen Datumsangaben ziemlich lang und daher nicht gerade übersichtlich:

Pivot-Tabelle im Rohzustand

Pivot-Tabelle im Rohzustand

Das wollen wir im nächsten Schritt ändern.

Werte gruppieren

In diesem Schritt werden wir mit minimalem Aufwand die Einträge nach Monaten, Quartalen oder Jahren verdichten. Dazu müssen wir die aktive Zelle zunächst irgendwo in die Pivot-Tabelle stellen, so dass die Pivottable-Tools im Menüband angezeigt werden:

Pivot-Tabelle im Rohzustand

Pivottable-Tools

Nun klicken wir auf einen beliebigen Datumswert (welcher davon, ist völlig egal), so dass in der Registerkarte “Analysieren” die Werkzeuggruppe “Gruppieren” aktiviert wird:

Datumsfeld markieren

Datumsfeld markieren

Ein Klick auf die Schaltfläche “Gruppenfeld” öffnet ein Dialogfenster, in dem ich nun die gewünschten Einstellungen für meine Gruppierung vornehmen kann. Ich wähle hier z.B. die Werte “Monate” und “Jahre”:

Gewünschte Gruppierung auswählen

Gewünschte Gruppierung auswählen

Und schon habe ich mein eine wunderbar verdichtete Pivot-Tabelle erstellt:

Verdichtete Pivot-Tabelle

Verdichtete Pivot-Tabelle

Zum Schluss noch etwas Kosmetik und unsere Auswertung kann sich sehen lassen:

Noch etwas Kosmetik

Noch etwas Kosmetik

War doch gar nicht so schwer, oder?

 

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



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9 Gedanken zu “Verdichten und Gruppieren in Pivot-Tabellen

  • Nicole

    Hallo Martin,
    ich habe ein Problem mit einer Pivot-Tabelle. Ich habe eine Datentabelle, die mehrere Ebenen zur Gruppierung beinhalten (Ebene 01-10). In der Pivat-Tabelle sollen aber nur die Ebenen angezeigt werden, die auch vorhanden sind – bei mir werden diese mit “leer” angezeigt.

    Vielleicht das ganze an einem Beispiel, ist leider etwas schwer zu erklären:
    Beispiel der Datentabelle: Name, Zahl1, Zahl2, Ebene 1 (Planet – Erde), Ebene 2 (Kontinent – Amerika, Europa), Ebene 3 (Nordamerika, Südamerika, Deutschland), Ebene 4 (in Deutschland – Bundesländer – Bayern, in Amerika reicht Ebene 3).
    Wie kann ich die Pivot-Tabelle einstellen das “leer”e Ebenen unter der “höheren” Ebene verdichtet werden?

    Irgendwo muss es doch diese Einstellung geben, im Excel kann man doch alles irgendwo einstellen, nur gefunden habe ich die Einstellung bisher leider noch nicht.

    Vielleicht kannst du mir einen Tipp dazu geben.
    Gruß,
    Nicole

  • Heiko

    Hallo Martin,

    ich würde gerne die Datenquelle für den Zugriff über PIVOTDATENZUORDNEN dynamisch gestalten.
    Leider funktioniert in Office 2010 die an anderer Stelle vorgeschlagene Lösung den Bezug als TEXT umzuwandeln nicht.
    Beispiel: =PIVOTDATENZUORDNEN(Text($A$2;””);PIVOT!$A$1;”AS”;D$5;”FG”;$A13;”Sparte”;”Neu”;”Artikel”;”Sonder”)
    Hast Du eine andere Lösung?
    MfG
    Heiko

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Heiko,

      ich habe Dein Beispiel gerade ausprobiert und bei mir funktioniert die Lösung mit TEXT sowohl unter Excel 2007 als auch 2013 (2010 kann ich momentan nicht testen). Daher kann ich nicht genau sagen, wo das Problem liegt.
      Wichtig ist in der Textfunktion nur, dass zweimal die doppelten Anführungszeichen verwendet werden. Ansonsten habe ich leider keinen anderen Tipp…

      Schöne Grüße,
      Martin

  • SRö

    Hallo, das ist schon einmal klasse.

    Ich muss eine YTD-Auswertung machen, sprich den Stand zum aktuellen Monat mit den aktuellen Ständen der jeweiligen vorherigen Jahre vergleichen. pro Monat habe ich die Daten, auch der Vorjahre, kämpfe jetzt aber damit jeweils die Daten der Vorjahre bis zum jeweiligen Vorjahres- bzw. Vorvorjahresmonat abzugrenzen um mir dann direkt die Auswertung zu diesen zeigen zu lassen.

    Ich habe es jetzt versuct, indem ich pro Jahr eine Gruppe über die Monate gebildet habe – ich wollte mir jetzt einfach die Teilergebniss je Gruppe einblenden und bis zu dem jeweiligen Monat – in diesem Fall August-die Daten filtern. Ist zwar immer noch umständlich, aber schon einmal besser, als alles jeden Monat neu zu berechnen. Gibt es da einen Trick?

    Dankeschön.

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo SRö,

      wenn die Quelldaten nicht schon eine YTD-Information enthalten, wüsste ich momentan auch keinen besseren Weg, als über eine manuelle Gruppierung der Monate zu arbeiten.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Gerhard Duscha

    Hallo Martin,
    ich suche zu Pivot-Chart etwas. Hier besonders Kreisdiagramm. Und da speziell Daten der 2. oder n. Spalte darstellen.
    Habe EXCEL 2016 und bekomme immer nur die erste Spalte angezeigt, egal, was ich markiere.

    • Martin Weiß Autor des Beitrags

      Hallo Gerhard,

      in einem Kreisdiagramm lässt sich grundsätzlich nur ein Datenreihe darstellen. Für mehrere Datenreihen brauchst Du mehrere Kreisdiagramme. Einzige Ausnahme: Der Diagrammtyp “Kreis aus Kreis” stellt zwei Kreise dar. Dabei werden die Elemente eines Kreissegments nochmal in einem zweiten Kreis aufgesplittet. Trotzdem ist die Basis immer nur eine Datenreihe.

      Schöne Grüße,
      Martin

      • Gerhard Duscha

        Sorry, Martin. Das ist klar.
        Ich habe das Problem, dass es mir nicht gelingt, in Pivot die zweite oder n-te Datenreihe in das Diagramm zu bekommen.
        Auch mit der Markierung der 2. Datenreihe (wie das in einer normalen Tabelle geht) wird die erste angezeigt.. was mache ich nicht richtig?
        Danke für einen Tipp.

        • Martin Weiß Autor des Beitrags

          Hallo Gerhard,

          in Pivot-Diagrammen musst die entsprechenden Filter innerhalb des Diagramms verwenden. Den Datenbereich an sich kannst Du nicht verändern, der erstreckt sich immer über die ganze Pivot-Tabelle. Aber über den Filter kannst Du festlegen, welche Datenreihe angezeigt wird.

          Schöne Grüße,
          Martin