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Dropdown-Liste Spezial

Auswahllisten oder Dropdown-Listen sind in Excel extrem beliebt. Sie erleichtern dem Anwender die Dateneingabe, verhindern Fehler und lassen deine Tabelle einfach professionell erscheinen. Es gibt nur ein kleines Ärgernis: Wenn neue Einträge in der Auswahlliste dazukommen sollen, ist meistens Handarbeit angesagt. Heute zeige ich dir, wie man eine Dropdown-Liste erstellt, die

  • automatisch neue Einträge aufnimmt
  • alphabetisch sortiert ist
  • keine doppelten Einträge enthält
Und das alles (fast) vollautomatisch! Und so geht's:

Mit ein paar kleinen Tricks ist die Pflege von Dropdown-Listen ein Kinderspiel.
 

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Eingabefehler vermeiden durch eine Datenüberprüfung

Zu einer anwenderfreundlichen Tabelle gehört unter anderem, dass man den Benutzer auf etwaige Fehleingaben bereits während der Datenerfassung hinweist. Excel bietet dafür verschiedene Möglichkeiten. Eine davon ist die sogenannte Datenüberprüfung. Mit ihrer Hilfe lassen sich für die entsprechenden Tabellenbereiche Regeln definieren, die nur bestimmte Eingaben zulassen. Dies ist ein wirksames Mittel, um Fehleingaben und damit unnötigen Datenmüll in seinen Arbeitsblättern zu verhindern. Und so geht's:

Zulässige Eingaben in Excel mit Hilfe der Datenüberprüfung festlegen
 

Zwei Oldtimer 13

Excel: Dubletten verhindern

Wer mit großen Datenmengen und langen Listen in Excel arbeiten muss, kennt vermutlich das Thema der Dubletten: Einträge wurden doppelt in der Tabelle erfasst, obwohl eigentlich jeder Wert nur einmal vorkommen dürfte. Wie man bereits vorhandene Dubletten erkennt, habe ich unter anderem in diesem Artikel beschrieben. Aber wie lässt sich schon bei der Datenerfassung in Excel verhindern, dass neue Dubletten angelegt werden? So geht's:

3 Methoden, um doppelte Werte bereits bei der Dateneingabe zu vermeiden
 


Bild: Simon (pixabay.com) 44

Bildauswahl per Dropdown-Liste

Dropdown-Listen sind in Excel sehr beliebt, zumal sie das Leben des Anwenders sehr vereinfachen. Heute zeige ich dir in diesem Zusammenhang einen Trick, mit dem Du ziemlich sicher deine Kollegen (oder deinen Chef) verblüffen wirst. Wie lassen sich Bilder dynamisch verändern, abhängig von dem Wert, der aus einer Dropdown-Liste ausgewählt wird? So geht unser kleiner Bildertrick:

Sehr cool: Angezeigte Bilder dynamisch per Dropdown-Liste verändern!
 

E-Mail-Adresse 7

E-Mail-Adressen mit Excel prüfen

Letzte Woche habe ich hier gezeigt, wie man eine einfache Pflichtfeldprüfung in Excel realisiert, so wie sie häufig in Formularen benutzt wird. Auch diese Woche bleiben wir bei einem ähnlichen Thema: Wie kann man mit Excel prüfen, ob in ein Formular/eine Zelle eine gültige E-Mail-Adresse eingegeben wurde? Was auf den ersten Blick recht trivial aussieht, erweist sich bei näherer Betrachtung also etwas komplexer. Und so geht's:

Das Prüfen einer E-Mail-Adresse auf formale Gültigkeit ist eine komplexe Angelegenheit. Ein paar Excel-Funktionen helfen dabei.
 

Pflichtfeld 13

Pflichtfelder in Excel definieren

Stelle dir folgendes Szenario vor: Du hast in Excel ein kleines Formular mit ein paar Eingabefeldern definiert und möchtest sicherstellen, dass bestimmte Felder erst dann ausgefüllt werden können, wenn zuvor Daten in einem anderen Feld eingegeben wurden. Dieses andere Feld soll somit als Pflichtfeld dienen. Und so geht's:

Mit Hilfe der Datenüberprüfung lassen sich in Excel auch Pflichtfelder realisieren
 


Mehr Informationen, bitte!

Mehr Infos, bitte! Informationsfunktionen in Excel

Nach dem im letzten Artikel vorgestellten Funktionen zur Fehlerbehandlung sehen wir uns heute ein paar weitere Hilfsmittel an, um die eingegebenen Daten zu überprüfen. Damit lässt sich feststellen, ob überhaupt irgendetwas in eine Zelle eingegeben wurde und wenn ja, um welche Art von Daten es sich dabei handelt. Folgende Excel-Funktionen werden wird dafür nutzen:

  • ISTLEER
  • ISTZAHL
  • ISTGERADE
  • ISTUNGERADE
  • ISTTEXT
Auf diese Weise lassen sich z.B. Eingabeprüfungen für Formulare realisieren oder nachfolgende Formeln nur unter ganz bestimmten Bedingungen weiterberechnen. Und so geht's:

Mit den IST-Funktionen lassen sich ausgefeilte Eingabeprüfungen in Excel realisieren.
 

Planierraupe 32

Dynamische Drop-Down-Listen (Teil 2)

Letzte Woche habe ich eine Möglichkeit gezeigt, wie man Drop-Down-Listen in Excel von Einträgen in anderen Zellen abhängig machen kann. Die Auswahlliste verändert sich somit zwar dynamisch, die Listenelemente an sich sind aber in diesem Fall trotzdem statisch. Es gibt aber auch Anwendungsfälle, wo sich die einzelnen Elemente permanent verändern sollen und somit richtig dynamisch werden. Als heutiges Beispiel dient mir ein kleines Haushaltsbuch, in dem ich meine Ausgaben erfassen möchte. Um mir die Eingabe zu erleichtern, sollen mir die jeweils letzten 5 verwendeten Ausgabebeschreibungen als Eingabehilfe in einer Drop-Down-Liste angeboten werden. Und so geht's:

Mit BEREICH.VERSCHIEBEN nicht nur die Drop-Down-Liste, sondern auch deren einzelne Elemente dynamisch anpassen.
 

Bild: LoggaWiggler (pixabay.com) 117

Dynamische Drop-Down-Listen (Teil 1)

Im Artikel "Eingabemöglichkeiten einschränken" habe ich ja schon beschrieben, wie man eigene Drop-Down-Listen in Excel erstellt, um die Eingaben auf gültige Werte zu beschränken. Im heutigen Artikel möchte ich noch einen Schritt weitergehen und die Drop-Down-Listen dynamisch gestalten. Und zwar dergestalt, dass die Eingabemöglichkeiten in einer Drop-Down-Liste vom zuvor gewählten Eintrag einer anderen Drop-Down-Liste abhängig sind. Mein Beispiel ist wie immer sehr einfach gehalten: In meiner Tabelle wähle ich aus einer Drop-Down-Liste einen Automobilhersteller aus. Abhängig vom gewählten Hersteller möchte ich in der zweiten Liste nur noch Automodelle dieses Herstellers angeboten bekommen. Und so geht's:

Wie sich eine Drop-Down-Liste automatisch einer veränderten Umgebung anpasst.
 


Bild: geralt/Gerd Altmann (pixabay.com)

Eingabemöglichkeiten einschränken

Wer Excel-Tabellen für andere Anwender erstellt, kennt das Problem: Manchmal möchte man, dass in bestimmte Zellen nur vorgebene Werte eingetragen werden sollen. Das hat zwei Vorteile: Es erleichtert dem Nutzer die Eingabe, wenn er aus einer Liste von Alternativen nur einen Wert auszuwählen braucht. Und es vereinfacht eine spätere Auswertung, wenn die Daten in einem strukturierten, vordefinierten Format vorliegen. Excel bietet dafür eine schöne Lösung: Die Datenüberprüfung. Und so geht's:

Eigene Drop-Down-Listen mit der Funktion "Datenüberprüfung"