Sortierfunktionen, die Du noch nicht kennst! 3

Weniger bekannte Funktionen ermöglichen in Excel das Sortieren nach Farben, Symbolen oder völlig eigenen Kriterien
 

Eine der wichtigsten Funktionen bei der Datenanalyse ist das Sortieren von Tabellen und Listen. Eine alphabetische oder numerische Sortierung hat dabei sicher schon jeder benutzt.

Excel bietet aber noch viel ausgefeiltere Sortiermechanismen, die dem Großteil der Anwender völlig unbekannt sind. Schade eigentlich, denn damit eröffnen sich ein paar interessante Möglichkeiten.

Oder wußtest du, dass man seine Daten auch nach Zellen- oder Schriftfarben sortieren kann? Oder nach Symbolsätzen? Oder dass man sich komplett eigene Sortierkriterien definieren kann?

Und so geht’s:

Als Beispieltabelle dient mir heute eine Liste aller Millionenstädt auf diesem Planeten (Quelle: Wikipedia). Zur besseren Veranschaulichung habe ich die Tabelle mit verschiedenen Formatierungen präpariert:

Beispielliste: Millionenstädte

Beispielliste: Millionenstädte

Sortieren nach Zellfarbe

Im Menü “Daten” gelangen wir über die bekannte Schaltfläche “Sortieren” zur gewünschten Funktion:

Schaltfläche Sortieren

Schaltfläche Sortieren

Interessant ist hier die Auswahlliste “Sortieren nach”. Hier wählen wir nämlich die Option “Zellenfarbe” und anschließend in der Auswahlliste “Reihenfolge” die gewünschte Farbe, die an erster Stelle stehen soll:

Sortieren nach Zellenfarbe

Sortieren nach Zellenfarbe

Und so sieht die sortierte Liste aus:

Nach Farben sortiert (1)

Nach Farben sortiert (1)

Aha, es gibt also noch einen Schönheitsfehler: Zwar sind alle Einträge mit der angegebenen Farbe jetzt ganz oben, alle anderen Farben bleiben jedoch unsortiert. Also nochmal das Sortierfenster aufrufen und einfach weitere Ebenen hinzufügen:

Zusätzliche Sortierebenen

Zusätzliche Sortierebenen

Somit bestimmen wir auch noch die Reihenfolge der Sortierung nach Farbe. Und jetzt sieht es gleich viel besser aus:

Nach Farben sortiert (2)

Nach Farben sortiert (2)

Sortieren nach Textfarbe

Statt nach der Zellenfarbe lässt sich eine Tabelle auch nach der Textfarbe sortieren. Die Vorgehensweis ist fast identisch: Sortierfunktion aufrufen und im Auswahlfeld “Sortieren nach” die Option “Schriftfarbe” auswählen:

Sortieren nach Schriftfarbe

Sortieren nach Schriftfarbe

Und schon stehen die Einträge in roter Schrift ganz oben. Natürlich lassen sich die Filter auch kombinieren:

Kombinierte Sortierkriterien

Kombinierte Sortierkriterien

Sortieren nach Symbolen

Wenn man seine Tabelle – so wie in meinem Beispiel – über eine bedingte Formatierung mit Symbolsätzen versehen hat, lässt sich auch danach sortieren:

Sortieren nach Symbolen

Sortieren nach Symbolen

Und so sieht das Ergebnis aus:

Nach Symbolen sortierte Liste

Nach Symbolen sortierte Liste

Sortieren nach eigener Liste

Wem das noch nicht reicht, der kann sich eine eigene Sortierliste definieren. Ich möchte dazu nach Kontinent sortieren, allerdings nicht alphabetisch. Daher wähle ich als Reihenfolge den Eintrag “Benutzerdefinierte Liste…” aus:

Benutzerdefinierte Liste

Benutzerdefinierte Liste

Im folgenden Fenster markiere ich den Eintrag “Neue Liste” und gebe dann meine Listeneinträge in der gewünschten Reihenfolge an:

Liste neu definieren

Liste neu definieren

Mit dem Ergebnis, dass die Liste jetzt nach meinen Vorstellungen sortiert wird:

Sortiert nach eigener Liste

Sortiert nach eigener Liste

Die Sortierreihenfolge lässt sich übrigens auch bei eigenen Listen ohne Probleme umkehren:

Umgekehrte Sortierung

Umgekehrte Sortierung

Kleiner Tipp zum Schluß:
Wenn man den Autofilter gesetzt hat, lassen sich diese Sortierfunktionen auch aus dem Filtermenü aufrufen:

Sortierfunktionen im Autofilter

Sortierfunktionen im Autofilter

Das könnte dich auch interessieren:

Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



Kommentar erstellen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

3 Gedanken zu “Sortierfunktionen, die Du noch nicht kennst!

  • Kreße

    Hallo Martin, danke für diese Infos.
    Eine Frage von mir: wie kann ich einer selbst erstellten Tabelle Beispiel Teilnehmerinnen mit mehreren Spalten in der Spalte PLZ nach allen 8…. sortieren und die restlichen Daten des Teilnehmers in der jeweiligen Zeilen verrutscht automatisch mit.
    LG Axel

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Axel,

      das ist eigentlich das Standardverhalten in Excel, dass immer die ganze Tabelle sortiert wird. Zumindest, wenn es sich um eine zusammenhängende Tabelle handelt, also ohne Leerspalten dazwischen. Ansonsten musst Du eben die komplette Tabelle markieren, die sortiert werden soll.

      Schöne Grüße,
      Martin