Pflichtfelder in Excel definieren 13

Mit Hilfe der Datenüberprüfung lassen sich in Excel auch Pflichtfelder realisieren
 

Stelle dir folgendes Szenario vor:

Du hast in Excel ein kleines Formular mit ein paar Eingabefeldern definiert und möchtest sicherstellen, dass bestimmte Felder erst dann ausgefüllt werden können, wenn zuvor Daten in einem anderen Feld eingegeben wurden.

Dieses andere Feld soll somit als Pflichtfeld dienen.

Und so geht’s:

Datenüberprüfung

Mein kleines Musterformular besteht aus drei Feldern:

Eingabeformular mit Pflichtfeld

Eingabeformular mit Pflichtfeld

Dabei möchte ich, dass man Vorname und Name erst dann eingeben kann, wenn eine Anrede eingetragen ist.

Die Lösung dafür ist die Datenüberprüfung. Dazu markiere ich zunächst die beiden Eingabefelder für Vorname und Name und rufe dann die Datenüberprüfung auf:

Datenüberprüfung

Datenüberprüfung

Hier wähle ich die Option “Benutzerdefiniert” und gebe dann im Formel-Feld folgende Funktion ein:
=NICHT(ISTLEER($C$2))

Gültigkeitskriterien festlegen

Gültigkeitskriterien festlegen

Wichtig: Das Optionshäkchen “Leere Zellen ignorieren” muss entfernt werden!

Als nächstes gebe ich im Register “Fehler” noch einen freundlichen Hinweis für den Anwender:

Ein Hinweis für den Anwender

Ein Hinweis für den Anwender

Und fertig ist meine Pflichtfeldprüfung:

Pflichtfeldprüfung im Einsatz

Pflichtfeldprüfung im Einsatz

Sobald man eine Anrede eingetragen hat, lassen sich auch die Namensfelder ohne Probleme befüllen.

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



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13 Gedanken zu “Pflichtfelder in Excel definieren

  • Brabus

    Hallo Martin,

    danke für Deinen mal wieder hervorragenden Beitrag. Toll erklärt und nachvollziehbar.

    Beim Thema Mailadressen hätte ich eine Zusatzfrage. Eine gültige Mail Adresse funktioniert ja wie ein Link und öffnet Outlook.

    Weißt Du eine Möglichkeit, aus mehreren Mail-Adressen eine Verteilerliste / Kontaktgruppe zu generieren, die auch als anklickbarer Einzel-Link funktioniert?

    Gruß Brabus

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Brabus,

      vielen Dank für das Lob!
      Was den E-Mail-Verteiler angeht: Dazu müssen sowohl die einzelnen Adressen als auch die Verteilerliste an sich in Outlook vorhanden sein, was über einen Import aber kein Problem sein sollte. Danach kann man in Excel auch einen anklickbaren Link auf die Verteilerliste erstellen, die dann in Outlook verwendet wird.
      Angenommen, der Verteiler in Outlook heißt “meinverteiler”. Dann trägst Du in Excel in der gewünschten Zelle ein “mailto:meinverteiler”. Dadurch wird der besagte Link erstellt und in Outlook geöffnet.

      Schöne Grüße,
      Martin

      • Brabus

        Hallo Martin,

        danke für die schnelle Antwort. Habs erst jetzt bemerkt.

        Irgendwas mach ich wahrscheinlich falsch. In Outlook (2013) habe ich eine Kontaktgruppe erstellt mit 3 Adressen aus den Kontakten und nenne diese Kontaktgruppe Verteiler.

        In Excel schreibe ich in eine Zelle =”mailto:Verteiler”. Damit steht der Text drin. Mit Rechtsklick | Link, mache ich einen Link daraus, indem ich bei “Link zu:” E-Mail-Adresse auswähle und den Eintrag “mailto:Verteiler” eintrage.

        Beim Klich auf den Link öffnet sich Outlook mit dem Text Verteiler im Adressfeld aber ohne die hinterlegte 3 Adressen. Wsa mache ich falsch?

        Danke Brabus

        • Martin Weiß Beitragsautor

          Hallo Brabus,

          ich denke, du machst gar nichts falsch. Im Adressfeld in Outlook steht zwar nur der Verteilername, aber wenn Du auf “Senden” klickst, sollten trotzdem die richtigen Adressen verwendet werden. Alternativ kannst Du vorher noch auf “Namen überprüfen” klicken, dann sollten die Adressen angezeigt werden.

          Grüße,
          Martin

          • Brabus

            Hallo Martin,

            Danke, das wars! 😉

            Erst nach Klick auf “Senden” oder “Namen überprüfen” erscheint das ‘+’ Zeichen vor dem Verteilergruppennamen und dann die Auflösung in die Einzeladressen.

            Ich bin begeistert. Danke, das hab ich schon lange gesucht.

            Gruß Brabus

  • Thomas

    Hallo Martin,

    ich habe diese Funktion in eine Zelle eingesetzt, welche auf ein Kontrollkästchen (Haken setzen) folgt.
    Nun setze ich den Haken bei “ja” und darauf hin sollte die nächste Zeile für Eintragungen “frei” sein. Passiert aber nicht, es kommt die von mir ausgewählte Fehlermeldung.
    Gibt es da eine Möglichkeit? Evtl. die Formel ändern? Oder erkennt Excel das setzen von Häkchen nicht als eigentliche Eintragung?

    Vielen Dank!

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Thomas,

      bei einem Kontrollkästchen gibt man in den Eigenschaften üblicherweise eine verknüpfte Zelle an. In diese Zelle schreibt Excel dann “WAHR”, wenn das Kontrollkästchen angewählt wurde bzw. “FALSCH”, wenn es nicht angewählt bzw. wieder abgewählt wurde.

      Und den Inhalt dieser verknüpften Zelle könntest Du dann in Deiner Datenüberprüfung abfragen.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Nico

    Hallo Martin,

    vielen Dank für den tollen Beitrag!!

    Ich habe in meiner Excelliste die Vorgabe, dass eine Zelle nur dann ausgefüllt werden kann, wenn mehrere Zellen vorher bereits befüllt sind.

    Also z.B. A5 darf nur eine Eingabe erhalten, wenn A1 bis A4 Einträge haben.
    (In A1 bis A4 sind z.T. DropDownlisten mit eigenen Gültigkeitsprüfungen vorhanden.)

    Also habe ich mir Deinen Beitrag als Vorbild genommen und die Formel =NICHT(ISTLEER($C$2)) folgendermaßen abgewandelt:

    =NICHT(ISTLEER($A1:$A4))

    Das ganze habe ich noch mit einer netten Fehlermeldung versehen.

    Funktioniert auch soweit, aber:

    Sobald ich etwas in A1 eintrage, ist das Ausfüllen von A5 möglich, obwohl A2 bis A4 noch leer sind.
    Andersherum, sind A2 bis A4 ausgefüllt, aber nicht A1 kommt die Fehlermeldung.

    Ich verstehe dass nun so, dass bei der Gültigkeitsprüfung nur die Zelle A1 berücksichtigt wird.

    Kann man das irgendwie so hinbekommen, dass A1-A4 geprüft werden?

    Vielen Dank im Voraus
    Nico

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Nico,

      wie Du schon richtig erkannt hast, kann man mit der ISTLEER-Funktion immer nur eine einzelne Zelle prüfen.

      Um Dein Problem zu lösen, musst Du nur für jede der gewünschten Zellen diese Prüfung machen und das ganze mit ODER verknüpfen:

      =NICHT(ODER(ISTLEER(A1);ISTLEER(A2);ISTLEER(A3);ISTLEER(A4)))

      Das heißt, erst wenn in allen 4 Zellen ein Wert steht, ist die Bedingung wahr.

      Grüße,
      Martin

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Frau Nehring,

      wenn Sie die Blog-Artikel hier und die Kommentare dazu meinen, die sind selbstverständlich kostenlos. Benötigen Sie hingegen individuelle Unterstützung, die über das hier Geschriebene hinausgeht, können Sie sich gerne über das Kontaktformular an mich wenden. Dann werde ich Ihnen gerne ein entsprechendes Angebot unterbreiten.

      Schöne Grüße,
      Martin Weiß