Kategorien Datentools


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Massen-Import mit PowerQuery

Im letzten Artikel habe ich gezeigt, wie man mit Hilfe von PowerQuery einen kompletten Verzeichnisbaum in Excel einliest und somit mit minimalem Aufwand eine Übersicht über alle enthaltenen Dateien erhält, nebst Erstellungsdatum und Dateigröße. Jetzt gehen wir einen Schritt weiter und lesen die Inhalte aller Dateien eines Verzeichnisses in einem Rutsch in eine einzige Excel-Tabelle ein. Wie das geht und welche Voraussetzungen dabei zu beachten sind, erfährst du im folgenden Beitrag.

Die Inhalte vieler Dateien mit wenigen Klicks in eine einzige Tabelle importieren.
 

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Ordnerstrukturen mit PowerQuery in Excel einlesen

PowerQuery entwickelt sich immer mehr zu einem persönlichen Favoriten von mir in Excel. Mit wenig Aufwand lassen sich hier Dinge erledigen, die vorher nicht oder nur sehr umständlich möglich waren. Heute zeige ich dir, wie man damit den Inhalt eines Verzeichnisses auf deinem Computer ausliest, alle enthaltenen Dateinamen in sämtlichen Unterverzeichnissen in einer Excel-Tabelle auflisten und sich mit wenig Aufwand einen schnellen Überblick über die Speicherbelegung schaffen kann. Und so geht's:

Ein komplettes Verzeichnis mit PowerQuery in Excel einlesen und auswerten
 

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Einführung in Power-Query – Teil 2

Nach dem ersten Teil der Einführung in Power Query von letzter Woche geht es diese Woche gleich mit Teil 2 weiter. Heute zeige ich dir unter anderem, wie man mehrere Quelltabellen ruckizucki miteinander verknüpft. Wenn dir in der Vergangenheit für diesen Zweck mit SVERWEIS bei wirklich großen Tabellen die Füße eingeschlafen sind, dann wirst du von den Möglichkeiten begeistert sein, die Power Query an dieser Stelle bietet. Und so geht's:

Teil 2 meiner kleinen Einführung in das mächtige Tool namens Power Query
 


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Einführung in Power-Query – Teil 1

Heute stelle ich dir ein mächtiges Instrument vor, mit dem die Möglichkeiten von Excel stark erweitert werden. Mit der Excel-Version 2013 wurden von Microsoft zusätzliche Werkzeuge bereitgestellt, um unter dem Schlagwort "Business Intelligence" den Umgang mit großen Datenmengen zu erleichtern. Eines dieser Instrumente heißt Power Query für Excel. Es handelt sich dabei um ein sogenanntes Add-In, welches für Excel 2010 und 2013 zur Verfügung steht und in die neue Excel-Version 2016 bereits integriert ist. Die schlechte Nachricht: Für Anwender der Excel-Versionen 2007 und älter ist hier leider Schluss. Dort wird dieses mächtige Add-In leider nicht unterstützt. Vielleicht ein Grund mehr, auf eine aktuelle Excel-Version umzusteigen.

Aller Anfang ist leicht: Erste Schritte mit dem mächtigen Instrument "Power Query"
 

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Dropdown-Liste Spezial

Auswahllisten oder Dropdown-Listen sind in Excel extrem beliebt. Sie erleichtern dem Anwender die Dateneingabe, verhindern Fehler und lassen deine Tabelle einfach professionell erscheinen. Es gibt nur ein kleines Ärgernis: Wenn neue Einträge in der Auswahlliste dazukommen sollen, ist meistens Handarbeit angesagt. Heute zeige ich dir, wie man eine Dropdown-Liste erstellt, die

  • automatisch neue Einträge aufnimmt
  • alphabetisch sortiert ist
  • keine doppelten Einträge enthält
Und das alles (fast) vollautomatisch! Und so geht's:

Mit ein paar kleinen Tricks ist die Pflege von Dropdown-Listen ein Kinderspiel.
 

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Planspiele mit verschiedenen Szenarien

Das Schöne an Excel-Tabellen ist ja, dass man mit Hilfe von Funktionen bestimmte Berechnungen automatisch anstellen kann. Man gibt ein paar Werte ein und die SUMME-Funktion präsentiert sofort das Ergebnis. Wer jetzt eine Kalkulation mit verschiedenen Werten durchspielen möchte, kann die Werte für die unterschiedlichen Szenarien eintippen und sich die alten Ergebnisse jedes Mal merken. Oder er verwendet ein cleveres, wenn auch ein relativ unbekanntes Hilfsmittel aus der Excel-Trickkiste: den Szenario-Manager! Und so geht's:

Flexibel und mit wenig Aufwand unterschiedliche Szenarien durchspielen.
 


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Eingabeprüfung: Nur Großschreibung erlauben

In Excel könnte alles so schön einfach sein, wenn es da nicht immer den bösen Anwender gäbe. Der macht leider nicht immer das, was er soll (oder zumindest was wir glauben, dass er machen soll) und bringt durch unerwünschte oder fehlerhafte Eingaben unsere schönen Kalkulationen aus dem Gleichgewicht. Im heutigen Artikel zeige ich, wie man sicherstellt, dass bei einer Dateneingabe nur Großbuchstaben (oder nur Kleinbuchstaben) akzeptiert werden. Und so geht's:

Mit Hilfe der Datenüberprüfung zulässige Eingaben gezielt steuern
 

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Excel-Quickies (Vol 17)

Gerade Anwender, die nicht so oft mit einer Tabellenkalkulation zu tun haben, sitzen manchmal auch bei kleineren Problemen frustriert vor Excel und denken "Das muss doch irgendwie gehen!" Aber keine Angst: Auch diejenigen, die sich schon länger mit Excel beschäftigen, haben hin und wieder solche Momente ;-) Frei nach dem Motto "Wenn ich das nur gewusst hätte..." zeige ich dir mit den heutigen Excel-Quickies folgende kleinen Tricks:

  • Den kleinsten Wert außer Null finden
  • Datenüberprüfung kopieren
  • Kommentare ausdrucken
Ich bin sicher, da ist auch für dich etwas dabei!

Ein paar schnelle Excel-Tipps für zwischendurch
 

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Eingabefehler vermeiden durch eine Datenüberprüfung

Zu einer anwenderfreundlichen Tabelle gehört unter anderem, dass man den Benutzer auf etwaige Fehleingaben bereits während der Datenerfassung hinweist. Excel bietet dafür verschiedene Möglichkeiten. Eine davon ist die sogenannte Datenüberprüfung. Mit ihrer Hilfe lassen sich für die entsprechenden Tabellenbereiche Regeln definieren, die nur bestimmte Eingaben zulassen. Dies ist ein wirksames Mittel, um Fehleingaben und damit unnötigen Datenmüll in seinen Arbeitsblättern zu verhindern. Und so geht's:

Zulässige Eingaben in Excel mit Hilfe der Datenüberprüfung festlegen
 


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Verdichten und Gruppieren in Pivot-Tabellen

Pivot-Tabellen sind in Excel eine wirklich feine Angelegenheit. Leider haben viele Leute völlig zu Unrecht einen Heidenrespekt davor (falls auch du zu ihnen gehören solltest, empfehle ich dir diesen Einsteiger-Artikel). Ein besonders praktisches Feature möchte ich dir heute vorstellen. Wenn die Ausgangstabelle nämlich viele verschiedene Datumswerte enthält und man seine Pivot-Tabelle z.B. nach Monaten oder Quartalen verdichten möchte, geht das mit mit wenigen Klicks. Und zwar so:

Mit wenigen Klicks lassen sich Datumswerte in einer Pivot-Tabelle verdichten
 

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Wenn der Blitz in Excel einschlägt

Excel bietet viele Optionen an, die die Eingabe von Daten erleichtern. Dazu gehören z.B. formatierte Tabellen oder das Auto-Auffüllen. Ein besonderes "Schmankerl" gibt es in diesem Zusammenhang in der Excel Version 2013 (und natürlich in der brandneuen Version 2016): Die sogenannte Blitzvorschau, in Excel-Englisch auch "Flash-Fill" genannt. Diese fast schon intelligent anmutende Funktion kommt recht unscheinbar daher, hat es aber wirklich in sich. Was es damit auf sich hat und wie du dir damit eine Menge manuelle Eingabearbeit ersparen kannst, zeige ich dir im heutigen Artikel. Und so geht's:

Die Blitzvorschau ist ein intelligentes und Zeit sparendes Hilfsmittel während der Dateneingabe in Excel
 

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Excel: Dubletten verhindern

Wer mit großen Datenmengen und langen Listen in Excel arbeiten muss, kennt vermutlich das Thema der Dubletten: Einträge wurden doppelt in der Tabelle erfasst, obwohl eigentlich jeder Wert nur einmal vorkommen dürfte. Wie man bereits vorhandene Dubletten erkennt, habe ich unter anderem in diesem Artikel beschrieben. Aber wie lässt sich schon bei der Datenerfassung in Excel verhindern, dass neue Dubletten angelegt werden? So geht's:

3 Methoden, um doppelte Werte bereits bei der Dateneingabe zu vermeiden