Gemeinsam statt einsam: Teamarbeit in Excel 23

Excel-Arbeitmappen lassen sich gemeinsam nutzen, wenn man sie vorher freigegeben hat.
 

Hast Du Dich auch schon einmal darüber geärgert, wenn Du gerade an einer Excel-Datei arbeiten wolltest und ein lieber Kollege die Datei schon vor Dir geöffnet hat und Dich damit blockiert?

Gerade wenn es darum geht, in Teams gemeinsam eine Excel-Datei zu nutzen, wird man öfter ausgebremst, als einem lieb ist.

Wie sagte schon der britische Admiral Charles Saunders (1715 – 1775):

Teamwork = Wenn fünf Leute für etwas bezahlt werden, was vier billiger tun könnten, wenn sie nur zu dritt wären und zwei davon verhindert.

Dabei gibt es eine einfache Möglichkeit, Arbeitsmappen für mehrere Anwender gleichzeitig zugänglich zu machen.

Und so geht’s:

Arbeitsmappe freigeben

Um eine Excel-Datei für die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Nutzer vorzubereiten, klickt man einfach die Schaltfläche “Arbeitsmappe freigeben” im Register “Überprüfen”:

Arbeitsmappe freigeben

Arbeitsmappe freigeben

Im folgenden Fenster kreuzt man das Kästchen an, um die gemeinsame Bearbeitung zuzulassen:

Gemeinsame Bearbeitung zulassen

Gemeinsame Bearbeitung zulassen

Über das Register “Weitere” kann man zusätzliche Einstellungen vornehmen, wie z.B. die Nachverfolgung von Änderungen. Diese Option sollte man aktiviert lassen, wenn man hinterher sehen möchte, welcher Nutzer was genau geändert hat:

Weitere Einstellungen

Weitere Einstellungen

Außerdem kann man hier festlegen, wie mit Konflikten umgegangen werden soll. Das heißt, für den Fall, dass mehrere Anwender die gleichen Daten verändern. In vielen Fällen empfiehlt sich hier die Option “Manuell entscheiden”.

Nach einem Klick auf “OK” wird man von Excel darauf hingewiesen, dass man jetzt speichern sollte:

Damit wird die Arbeitsmappe freigegeben

Damit wird die Arbeitsmappe freigegeben

Und damit ist die Arbeitsmappe freigegeben, wie man am entsprechenden Hinweis oben in der Kopfzeile neben dem Dateinamen erkennen kann:

Die freigegebene Arbeitsmappe

Die freigegebene Arbeitsmappe

Mit freigebenen Arbeitsmappen arbeiten

Ein zweiter Anwender kann nun die Datei gleichzeitig öffnen, ohne die sonst übliche Fehlermeldung zu erhalten, dass die Datei schon von einem anderen Anwender gesperrt ist. Um zu sehen, ob noch jemand gerade an der Datei arbeitet, klickt man wieder auf die Schaltfläche “Arbeitsmappe freigeben”:

Wer arbeitet noch in der Datei?

Wer arbeitet noch in der Datei?

Hinweis:
Die in diesem Fenster rechts unten angebotene Schaltfläche “Benutzer entfernen” sollte man tunlichst nicht anklicken. Denn damit trennt man den anderen Anwender von der Datei und er kann seine vorgenommenen Änderungen nicht in diese Datei zurückspeichern.

Nun nehmen wir an, dass verschiedene Benutzer ein paar Änderungen durchführen und diese auch abspeichern. Danach öffne ich die Datei wieder und möchte mir anzeigen lassen, was jetzt geändert wurde. Dazu klicken ich die Schaltfläche “Änderungen nachverfolgen” und wähle die Option “Änderungen hervorheben:”

Änderungen hervorheben

Änderungen hervorheben

Jetzt kann ich noch einschränken, welche Änderungen ich sehen möchte. Außerdem gebe ich in der letzten Option noch an, dass ich ein Protokoll in einem eigenen Arbeitsblatt möchte:

Anzeigeoptionen

Anzeigeoptionen

Excel erzeugt mir daraufhin einen sogenannten Änderungsverlauf mit allen Details: Wer hat wann, wo und was genau in meiner Datei verändert:

Änderungsverlauf

Änderungsverlauf

Zusätzlich sieht man in der eigentlichen Tabelle noch sämtliche Änderungen durch einen farbigen Rahmen hervorgehoben. Und wenn man die Maus über eine dieser Zellen bewegt, erscheint auch noch eine Notiz mit den Details:

Änderungen werden farblich hervorgehoben

Änderungen werden farblich hervorgehoben

Sobald man nun die Datei speichert, verschwinden sowohl die farblichen Markierungen als auch das Blatt mit dem Änderungsprotokoll. Beides kann ich aber jederzeit über die Schaltfläche “Änderungen hervorheben” wieder aufrufen.

Hopp oder Top?

Als Eigentümer der Tabelle habe ich nun noch die Möglichkeit, die vorgenommenen Änderungen entweder abzulehnen oder anzunehmen. Dies passiert wieder über die Schaltfläche “Änderungen hervorheben”, Option “Änderungen annehmen/ablehnen”:

Annehmen oder ablehnen

Annehmen oder ablehnen

Dann bekomme ich jede Änderung nochmal in einem Fenster präsentiert und kann entweder einzeln oder für alle entscheiden, wie ich damit verfahren will:

Annehmen oder ablehnen?

Annehmen oder ablehnen?

Sollte ich mich für das Ablehnen entscheiden, werden die vorgenommenen Änderungen wieder rückgängig gemacht. Und auch das wird im Änderungsprotokoll wieder angezeigt:

Die Änderung der Änderung

Die Änderung der Änderung

Einschränkungen

Wie man sieht, bietet Excel mit den freigegebenen Arbeitsmappen ein schönes Werkzeug für die Teamarbeit.

Allerdings muss man ein paar Einschränkungen in Kauf nehmen, d.h. nicht alle Excel-Funktionalitäten sind in solchen Arbeitsmappen verfügbar. So lassen sich z.B. keine Zellen verbinden oder bedingte Formatierungen definieren. Näheres findet sich dazu in der Hilfefunktion von Excel.

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



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23 Gedanken zu “Gemeinsam statt einsam: Teamarbeit in Excel

  • Cornelia

    Ich staune! Das hab ich nicht gewusst (dabei bin ich echt nicht schlecht im Excel :-)).
    Aber wir haben inzwischen so komplexe Exceldateien, dass es schon wieder gefährlich ist, wenn mehrere gleichzeitig daran arbeiten würden. Das lasse ich also lieber.
    Was mich aber sehr interessieren würde sind diese Änderungsprotokolle. Geht das auch, wenn sie nicht für alle freigegeben worden sind?
    Da wir Exceldateien haben, auf die mehrere User zugreifen sollen, können sie diese natürlich auch ändern. Manchmal sitze ich dann davor und denke mir, ob ich nun total bescheuert bin, wenn ich genau weiß, dass ich was gemacht habe, es aber am nächsten Tag nicht da ist (weil es vielleicht passiert ist, dass ein anderer etwas verändert hatte).
    ???
    Danke für deine Infos, Martin – super 🙂

  • Martin Beitragsautor

    Hallo Cornelia,

    freut mich, wenn ich Dich zum Staunen gebracht habe.

    Und jetzt kommt die schlechte Nachricht:
    Dieses Änderungsprotokoll funktioniert nur für freigegebene Tabellen. Sobald man das Protokoll aktiviert, wird die Tabelle automatisch freigegeben, da gibt es leider keine andere Möglichkeit.

    Ich habe aber gehört, dass es mit Hilfe von Makros bzw. VBA möglich wäre, eine Art von Änderungsprotokoll selbst zu implementieren. Da ich allerdings von VBA wenig Ahnung habe, kann ich dazu nicht viel sagen und Dir daher nur eine Runde Google empfehlen.

    Schöne Grüße,
    Martin

  • Ernie

    Hallo Martin!
    Zunächst mal Respekt für die oben sehr detailliert und gut verständliche Beschreibung, die an sich schon sehr hilfreich ist. Ein Frage hätte ich da noch und hoffe, Sie können auch hier helfen.

    Wir arbeiten zu zweit an einer Arbeitsmappe mit lediglich zwei Tabellen (die “Reiter” unten).
    Nun haben wir festgestellt, dass die Synchronisation in der einen Tabelle funktioniert, in der anderen jedoch nicht.

    Muss man diese Freigabe für jede Tabelle innerhalb einer Arbeitsmappe separat einstellen, oder woran könnte es liegen?

    Über einen Tipp von Ihnen, Martin, würde ich mich freuen und verbleibe,
    mit freundlichen Grüßen,
    Ernie

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Ernie,

      eine Freigabe bezieht sich grundsätzlich auf die komplette Arbeitsmappe, also auf die ganze Excel-Datei. Insofern muss nicht (und kann auch nicht) jedes einzelne Arbeitsblatt freigegeben werden.

      Daher habe ich keinen Tipp, wo die Ursache liegen kann. Allerdings liest man immer mal wieder von Problemen im Zusammenhang mit freigegebenen Dateien. Potentielle Ursachen: Netzwerkprobleme, unterschiedliche Excel- und Betriebssystemversionen, Virenscanner etc.

      Einen besseren Hinweis habe ich spontan leider auch nicht.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Rolf Jans

    Hallo Martin,
    erst mal ein Lob an Deine Seite, ist sehr hilfreich. Habe eine Frage zu freigegebener Tabelle. Kann ich eine freigegebene Tabelle “schließen”, ein paar Reiter einfügen und dann wieder freigegeben, ohne das ich eine Überraschung erlebe?

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Rolf,

      dankeschön für das Lob. Grundsätzlich kannst Du von einer freigegebenen Tabelle jederzeit die Freigabe entfernen, sofern nicht gerade ein anderer Anwender die Datei ebenfalls geöffnet hat. Du wirst lediglich den bisher mitprotokollierten Änderungsverlauf verlieren. Der beginnt erst wieder neu zu laufen, wenn die Datei wieder freigegeben wird. Ansonsten sollte es keine Überraschungen geben.

      Grüße,
      Martin

      • Rolf Jans

        Hallo Martin,
        Danke für Deine schnelle Antwort, werde es Morgen testen. Sollte es doch eine Überraschung geben, melde ich mich wieder.
        Gruß Rolf

  • Lars

    Hallo Martin,

    eine kurze Frage: wenn ich eine Excel-Datei mit Passwörtern geschützt habe, kann ich diese auch gleichzeitig für mehrere Mitarbeiter freigeben? Und zwar nur zur Ansicht, nicht zur Bearbeitung.

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Lars,

      ja, das funktioniert mit freigegebenen Tabellen genauso. Du musst nur das Passwort zum Ändern vergeben, bevor Du die Datei freigibst. Danach wird der Anwender beim Öffnen nach dem Änderungspasswort gefragt. Und wenn er das eben nicht kennt, kann er die freigegebene Datei auch nur zum Lesen öffnen.

      Grüße,
      Martin

  • Nico

    Hallo Martin,

    ich bin gerade auf Deine tolle Erklärung zur Excel-Freigabe gestoßen:
    Wirklich super erklärt!
    Allerdings funktioniert eine Freigabe leider nicht, wenn Makros im Spiel sind.
    Ist es denn ggf. möglich, das Sheet (zur Eingabe) von den Daten (etwa in einer externen *.csv-Datei) zu trennen?
    Diese könnte als “Datenbank” dann theoretisch ganz leicht freigegeben werden…

    Vielen Dank für Deine Mithilfe!

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Nico,

      wenn Du mit einer CSV-Datei arbeitest, greifen die ganzen Excel-Mechanismen (wie z.B. Freigaben etc.) nicht mehr. Daher wird das vermutlich nicht zum Ziel führen. Ich könnte mir höchstens noch vorstellen, die Makros in einer eigenen Arbeitsmappe und damit getrennt von den Eingabedaten zu speichern. Aber ob das aber in Deinem Fall wirklich praktikabel ist, musst Du selbst beurteilen.

      Schöne Grüße,
      Martin

      • Nico

        Hallo Martin,

        vielen Dank für deine schnelle Antwort!
        In meinem Fall geht es um Funktionen in Visual Basic.
        Wie kann ich die in eine andere Arbeitsmappe übertragen?

        LG

        Nico

        • Martin Weiß Beitragsautor

          Hallo Nico,

          in der VBA-Entwicklungsumgebung machst Du einen Rechtsklick auf das Modul, welches Deinen Code enthält und wählst dann die Option “Datei exportieren”. Und in der neuen Excel-Datei wählst Du an der gleichen Stelle “Datei importieren”.

          Grüße,
          Martin

  • Norman Arnold

    Guten Morgen,

    genau SO stelle ich mir eine Userfreundliche Erklärung vom Experten für Anwender mit Ambitionen vor!
    Super!
    Hab mich direkt in den Newsletter eingetragen.
    Auf diese “Spams” freue ich mich schon jetzt!
    Danke & weiter so & schönes Wochenende
    Norman

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Norman,

      vielen Dank für das schöne Feedback und dafür, dass Du Dich in den Newsletter eingetragen hast.

      Ich wünsche ebenfalls ein schönes Wochenende,
      Martin

  • Markus

    Hallo Martin,
    vielen Dank für die Erklärungen. Das habe ich verstanden habe nun aber ein weiteres Problem das sich daran anschließt. Und zwar sollen zwar mehrere Personen ein und die selbe Datei befüllen, aber die jeweiligen Personen sollen die Einträge der anderen nicht sehen. Kann man z.B. über verschiedene Passwörter unterschiedliche Sichten der Tabelle generieren, also Passwort “xyz” sieht Zeilen 2-10, Passwort “abc” sieht Zeilen 11-20 usw.
    Das wäre ein Traum…
    Viele Grüße
    Markus

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Markus,

      Dein Traum kann nur mit Hilfe von VBA-Programmierung erfüllt werden. Mit den Standardmitteln ist das leider nicht möglich.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Gabriela

    Hallo *. Wir haben folgendes Problem. Wir arbeiten abwechselnd 3 Personen auf einem EXCEL-Sheet mit mehreren Tabellenblätter, Macros, Verlinkungen. Bis vor kurzem sahen wir auch immer wer gerade das Sheet schreibgeschützt offen hat. Seit einigerzeit (da ist mal eine VPN-Verbindung abgeschmiert), zeigt das Sheet immer meinen Benutzernamen an, auch wenn eigentlich mein Kollege oder meine Kollegin das Sheet schreibgeschützt bearbeitet. Was können wir tun?
    VG

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Gabriela,

      üblicherweise liegt im selben Verzeichnis wie die Exceldatei eine weitere temporäre Lock-Datei, anhand der Excel erkennt, dass die Datei schön geöffnet ist (die Dateien haben normalerweise ein Tildezeichen ~ im Dateinamen). Wenn Excel “sauber” beendet wird, verschwinden auch diese Lock-Dateien. Wenn nicht, können sie als Dateileichen zu dem beschriebenen Problem führen. Also einfach mal nachschauen, ob sich noch irgendwelche merkwürdigen Dateien im Verzeichnis befinden und diese ggf. löschen.

      Schöne Grüße,
      Martin