Excel-Quickies im September

5 kleine Tipps, die dir die Arbeit mit Excel erleichtern können
 

Der Sommer geht langsam aber sicher seinem Ende entgegen. Die gute Nachricht: Damit haben wir wieder mehr Zeit, uns mit Excel zu beschäftigen 🙂

Aber ich will deine Excel-Zeit nicht überstrapazieren. Daher gibt es heute wieder eine Handvoll schneller, kurzer und effektiver Excel-Tipps, die du sofort und zeitsparend umsetzen kannst:

Die Excel-Quickies im September.

Also einfach ausprobieren und freuen 🙂

Und so geht’s:

Excel-Quickie Nr. 1: Schnittmengen

Jeder Excel-Anwender kennt die SUMME-Funktion, mit der einzelne Werte oder ganze Zellenbereiche addiert werden können.

Einzelne Werte oder Zellen werden durch ein Semikolon getrennt:
=SUMME(Wert1;Wert2;Wert3)
Zellbereiche werden durch einen Doppelpunkt getrennt:
=SUMME(A1:B5)

Bis hierher nichts Neues. Aber wusstest du, dass als Trenner auch ein Leerzeichen möglich ist?
=SUMME(Bereich1 Bereich2)
Das Leerzeichen ist der sogenannte Schnittmengenoperator. Damit kann man z.B. die Schnittmenge von zwei Zellbereichen aufsummieren. In meinem Beispiel habe ich für den Bereich B12:E12 den Namen “Bereich1” und für den Bereich D9:G19 den Namen “Bereich2” festgelegt. Beide Bereiche überlappen sich damit im Bereich D9:E12:

Schnittmengen auswerten

Schnittmengen auswerten

Und wie man im Bild oben sieht, lässt sich der Schnittstellenoperator auch mit anderen Funktionen verwenden, z.B. ANZAHL, MIN oder MAX.

Excel-Quickie Nr. 2: Die F2-Taste

Welcher Excel-Anwender war hier nicht schon mal ziemlich genervt: Man erstellt z.B. eine bedingte Formatierung oder eine Dropdown-Liste und hat im Eingabefeld der jeweiligen Maske eine schöne Funktion eingetragen:

Formel in einem Eingabefeld

Formel in einem Eingabefeld

Wer nun versucht, den Cursor im Eingabefeld nach links oder rechts zu bewegen, um z.B. seine Formel zu korrigieren, stellt leider fest, dass Excel stattdessen den Zellenbereich in der Tabelle verschiebt und die Adresse unerwünschterweise gleich noch an meine schöne Formel anhängt:

Unerwünschter Effekt im Eingabefeld

Unerwünschter Effekt im Eingabefeld

Die Lösung für dieses kleine Ärgernis ist aber ganz einfach: Im Eingabefeld einmal die Funktionstaste F2 drücken. Damit schaltet Excel vom Eingeben-Modus in den Bearbeiten-Modus und ich kann den Cursor wie gewünscht mit den Pfeiltasten hin- und herbewegen:

Umschalten in den Bearbeiten-Modus

Umschalten in den Bearbeiten-Modus

Excel-Quickie Nr. 3: Streifenlayout

Lange Listen werden am Bildschirm und vor allem in ausgedruckter Form besser lesbar, wenn jede zweite Zeile in einer anderen Farbe formatiert wird. Die älteren Semester kennen das noch vom Endlospapier im Nadeldrucker.

Dies lässt sich ohne großen Aufwand mit Hilfe der Bedingten Formatierung lösen. Einfach die komplette Liste markieren, in der bedingten Formatierung eine neue Regel anlegen und folgende Formel eingeben:
=ISTGERADE(ZEILE(A1))

Regel zur bedingten Formatierung

Regel zur bedingten Formatierung

Dann noch die entsprechende Formatierung festlegen – z.B. mit grüner Farbe ausfüllen – und schon hat man sein Streifenlayout:

Farbige Streifen in jeder zweiten Zeile

Farbige Streifen in jeder zweiten Zeile

Zur Erklärung:
Die Formel frägt mit der ZEILE-Funktion die Zeilennummer der jeweiligen Zelle ab und prüft dann mit der ISTGERADE-Funktion, ob es sich um eine gerade Zeilennummer handelt. Dies ist natürlich bei jeder zweiten Zeile der Fall und die Zeile wird eingefärbt.

Excel-Quickie Nr. 4: Bedingte Formatierung finden

Wo wir schon bei der bedingten Formatierung sind: Wie findet man in einer großen Tabelle eigentlich Zellen, auf die eine bedingte Formatierung angewendet wird?

Ganz einfach: Im Menüband im Register “Start” die Schaltfläche “Suchen und Auswählen” klicken und die Option “Bedingte Formatierung” wählen:

Zellen mit bedingter Formatierung finden

Zellen mit bedingter Formatierung finden

Und schon werden sämtliche Zellen markiert, auf die eine bedingte Formatierung angewendet wird:

Zellen mit bedingter Formatierung

Zellen mit bedingter Formatierung

Excel-Quickie Nr. 5: Formen mit dynamischer Beschriftung

Zur schöneren Gestaltung seiner Tabellen bietet Excel die Möglichkeit, Formen einzufügen. Damit lassen sich z.B. Schaltflächen oder Textboxen realisieren, die man auch mit einer Beschriftung versehen kann:

Eingefügte Form mit fester Beschriftung

Eingefügte Form mit fester Beschriftung

Was viele nicht wissen:
Anstelle eines festen Textes lässt sich auch ein Verweis auf eine Zelle eingeben und die Beschriftung damit dynamisch gestalten. Dazu markiert man einfach seine eingefügte Form und gibt oben in der Bearbeitungszeile den Bezug auf die gewünschte Zelle ein:

Verknüpfung mit einer Zelle

Verknüpfung mit einer Zelle

Und sobald sich der Inhalt der verknüpften Zelle ändert, passt sich automatisch auch die Beschriftung der Form an:

Dynamische Beschriftung

Dynamische Beschriftung

Auf diesem Weg könnten z.B. für ein Management-Dashboard Berechnungsergebnisse in einer solchen Form immer aktuell dargestellt werden.

So, das waren die Excel-Quickies im September. Ich hoffe, du konntest den einen oder anderen neuen Tipp mitnehmen – oder zumindest dein Gedächtnis auffrischen.

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.


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