Eingabeprüfung: Nur Großschreibung erlauben 7

Mit Hilfe der Datenüberprüfung zulässige Eingaben gezielt steuern
 

In Excel könnte alles so schön einfach sein, wenn es da nicht immer den bösen Anwender gäbe.

Der macht leider nicht immer das, was er soll (oder zumindest was wir glauben, dass er machen soll) und bringt durch unerwünschte oder fehlerhafte Eingaben unsere schönen Kalkulationen aus dem Gleichgewicht.

Im heutigen Artikel zeige ich, wie man sicherstellt, dass bei einer Dateneingabe nur Großbuchstaben (oder nur Kleinbuchstaben) akzeptiert werden.

Und so geht’s:

Ein typischer Anwendungsfall dafür sind z.B. Artikelnummern. Hier wollen wir den Anwender mit Hilfe der Datenüberprüfung mehr oder weniger sanft zu einer korrekten Eingabe bewegen.

Die “harte” Methode

Um sicherzustellen, dass in bestimmte Felder nur Großbuchstaben eingegeben werden, definieren wir für die betroffenen Felder eine Datenüberprüfung.

Also: Felder markieren, dann im Menüband das Register “Daten” und dort die Schaltfläche “Datenüberprüfung” auswählen:

Datenüberprüfung aufrufen

Datenüberprüfung aufrufen

Nun wählen wir im Feld “Zulassen” den Eintrag “Benutzerdefiniert” und geben dann im Feld “Formel” folgendes ein:
=IDENTISCH(B3;GROSS(B3))

Benutzerdefinierte Regel

Benutzerdefinierte Regel

Die hier verwendete Zelladresse muss natürlich mit der aktiven Zelle in deinem markierten Bereich übereinstimmen.

Diese Formel prüft, ob der in Zelle B3 eingegebene Wert identisch mit dem Wert ist, den die Funktion GROSS zurückliefert. Und dass ist eben bei Texten der Text in Großbuchstaben.

Um dem Anwender im Fehlerfall einen entsprechenden Hinweis zu geben, tragen wir im Register “Fehlermeldung” die gewünschte Meldung ein:

Eigene Fehlermeldung

Eigene Fehlermeldung

Wichtig:
Da als Typ standardmäßig “Stopp” eingestellt ist, wird Excel den Anwender ganz hartnäckig solange mit der Fehlermeldung beglücken, bis wirklich korrekte Werte eingegeben wurden.

Zahlen und Zeichen werden ohne Probleme übernommen. Versucht man jedoch, Text mit kleinen Buchstaben einzugeben, erscheint die definierte Fehlermeldung:

Falsche Eingabe wird abgelehnt

Falsche Eingabe wird abgelehnt

Die “weiche” Methode

Soll der Anwender lediglich auf die Falscheingabe hingewiesen aber diese dennoch akzeptiert werden, müssen wir nur einen anderen Fehlertyp einstellen. Anstelle eines harten “STOPP” wählen wir nun den etwas weicheren Typ “Warnung”:

Statt Fehler nur eine Warnung

Statt Fehler nur eine Warnung

Nun erscheint zwar die gleiche Meldung wie zuvor, allerdings hat der Anwender nun die Möglichkeit, mit der Eingabe unverändert fortzufahren:

Eingabe kann fortgesetzt werden

Eingabe kann fortgesetzt werden

Um im Nachgang auf einen Blick sämtliche Zellen zu erkennen, die trotz Warnmeldung eine fehlerhafte Eingabe enthalten, bietet Excel die Möglichkeit, die ungültigen Werte einzukreisen:

Ungültige Daten einkreisen

Ungültige Daten einkreisen

Und schon wird der ganze Pfusch offensichtlich:

Die markierten Einträge

Die markierten Einträge

Werden nun die fehlerhaften Zellen manuell nachbearbeitet, verschwinden auch die jeweiligen roten Kreise automatisch wieder. Alternativ können alle roten Markierungen wieder über die entsprechende Schaltfläche abgeschaltet werden:

Alle Markierungen entfernen

Alle Markierungen entfernen

Die Falscheingaben werden dadurch allerdings nicht richtiger…

Selbstverständlich funktioniert die Datenprüfung auch, wenn statt Groß- nur Kleinbuchstaben erlaubt sein sollen. Hier muss lediglich die Regel anders lauten:
=IDENTISCH(B3;KLEIN(B3))

Wie du siehst, lässt sich mit wenig Aufwand die Datenqualität in unseren Tabellen zumindest ein klein wenig verbessern.

 

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



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7 Gedanken zu “Eingabeprüfung: Nur Großschreibung erlauben

  • Gerhard Pundt

    Hallo Martin,
    mir gefaellt, dass du eine harte und weiche Methode vorstellst.
    Oftmals, denke ich, wird man die harte Methode waehlen muessen, um nachfolgende Aktionen nicht zu gefarhrden.
    Danke fuer den Tipp.
    Viele Grueße
    Gerhard

  • Andreas Unkelbach

    Hallo Martin,

    aus leidvoller Erfahrung mit einer vergleichbaren Vorgabe zu Artikelnummern (in meinen Fall waren es Finanzpositionen) noch eine kleine Ergänzung.

    Die Datenprüfung versagt leider vollkommen, wenn aus der Zwischenablage Werte eingefügt werden (unabhängig ob per STRG + V oder auch als Inhalte einfügen Werte.

    Aber ansonsten stimme ich dir zu, dass die Methoden ihre Vorteile haben und gerade die Option “Ungültige Werte einkreisen” sollte den Fehler mit eingefügten Werten relativ schnell identifizierbar machen 🙂

    Viele Grüße
    Andreas

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Andreas,

      das leidige Problem mit der Zwischenablage kann ich bestätigen. Das betrifft übrigens nicht nur die Datenüberprüfung, sondern auch etwaige anderen Zellformatierungen, die man mit dem Blattschutz eigentlich unveränderbar machen möchte. Warum hier der Blattschutz außer Kraft gesetzt wird, bleibt wohl Microsofts Geheimnis. Vielleicht steht es ja auf der Feature-Liste von Excel 2020…

      Schöne Grüße,
      Martin

      • Andreas Unkelbach

        Hallo Martin,

        in der Sache stimme ich dir zu, dass hier Excel tatsächlich ein etwas merkwürdiges Verhalten gerade auch in Richtung Blattschutz aufweist. Auf der anderen Seite bin ich aus der täglichen Arbeit aber auch froh, dass der Blattschutz nicht absolut ist und bei manchen Tabellen ein mehr oder minder kreativer Weg vorhanden ist, um nicht seine Zeit in der Erstellung einer Voodoo Puppe für den Urheber einer Tabelle zu stecken.. ;-). Aus rein persönlichen Gründen würde ich daher hoffen, dass dein Feature Wunsch auch für 2020 noch nicht vollständig umgesetzt wird.

        Viele Grüße
        Andreas

          • Andreas Unkelbach

            Ich sehe schon den Artikel im April als Exklusivmeldung auf tabellenexperte.de

            Neue LeChuck Version von Excel erschienen, vorbestellbar nur heute. Kontaktieren Sie Stan. 🙂

            Viele Grüße und ein großes Lob noch nachträglich an deinen MI Artikel von damals 🙂

            Andreas