Eingabemöglichkeiten einschränken

Eigene Drop-Down-Listen mit der Funktion "Datenüberprüfung"
 

Wer Excel-Tabellen für andere Anwender erstellt, kennt das Problem: Manchmal möchte man, dass in bestimmte Zellen nur vorgebene Werte eingetragen werden sollen.

Das hat zwei Vorteile: Es erleichtert dem Nutzer die Eingabe, wenn er aus einer Liste von Alternativen nur einen Wert auszuwählen braucht. Und es vereinfacht eine spätere Auswertung, wenn die Daten in einem strukturierten, vordefinierten Format vorliegen.

Excel bietet dafür eine schöne Lösung: Die Datenüberprüfung. Und so geht’s:

Datenüberprüfung

Excel bis Version 2003:
Menü “Daten”, Untermenü “Gültigkeit”

Excel ab Version 2007:
Man findet diese Funktion im Menü “Daten” im Bereich der Datentools unter “Datenüberprüfung”:

Screenshot: Datenüberprüfung

Bild: Datenüberprüfung

Im Feld “Zulassen” auf dem Register “Einstellungen” steht hier standardmäßig “Jeden Wert”. Über die Auswahlliste lässt sich das nun auf unsere Bedürfnisse anpassen:

Datenüberprüfung Liste

Bild: Zulassen – Liste

In meinem Beispiel möchte ich, dass der Anwender in Zelle B1 eine Auswahlliste mit allen Monaten erhält, aus denen er einen Monat auswählen kann. Dazu habe ich im Bereich I1:I12 eine Liste aller Monate vorbereitet. Dann markieren wir wieder die Zelle B1, für die wir ja die Eingabe einschränken wollen. Öffnen wir jetzt das Menü Datenüberprüfung, wählen im Feld “Zulassen” den Wert “Liste” aus und geben als Quelle den Bereich mit den Monaten an:

Datenüberprüfung - Liste

Bild: Monatsliste

Der Anwender erhält damit in Zelle B1 eine entsprechende Auswahlliste:

Auswahlliste

Bild: Auswahlliste

Sollte er nun versuchen, stattdessen einen Freitext einzugeben, erhält er standardmäßig diese Fehlermeldung:

Standard-Fehlermeldung

Bild: Standard-Fehlermeldung

Um das Ganze ein wenig benutzerfreundlicher zu gestalten, rufen wir nochmal das Menü “Datenüberprüfung” auf. Im Reiter “Eingabemeldung” können wir einen selbst definierten Hinweis eintragen, den der Anwender erhält, sobald er die Zelle B1 markiert. Und im Reiter “Fehlermeldung” lässt sich ebenfalls eine angepasste Meldung festlegen:

Eingabemeldung

Bild: Eingabemeldung

Benutzerdefinierte Fehlermeldung

Bild: Benutzerdefinierte Fehlermeldung

Für den Anwender sieht das dann wie folgt aus:

Eingabemeldung

Bild: Eingabemeldung

Fehlermeldung

Bild: Fehlermeldung

Das ist doch schon deutlich besser, oder? Abschalten kann man die Gültigkeitsprüfung ganz einfach, indem man das Menü “Datenüberprüfung” nochmal aufruft und im Feld “Zulassen” den Eintrag “Jeden Wert” auswählt.

Wichtig:
Die Datenüberprüfung gilt immer für die Zelle(n), die man beim Aufrufen der Funktion markiert hat. Somit lässt sich auch für einen ganzen Zellbereich die Eingabe überprüfen (gilt natürlich auch für das Abschalten der Prüfung).

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.


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