Das Kreuz mit freigegebenen Arbeitsmappen in Excel 13

Freigegebene Arbeitsmappen sind praktisch, haben aber einige Funktions-Einschränkungen.
 

Excel bietet bekanntermaßen eine Funktion, mit der sich Arbeitsmappen für eine gemeinsame, gleichzeitige Nutzung durch mehrere Anwender vorbereiten lassen.

Es geht um die Funktion “Arbeitsmappe freigeben”.

Diese in manchen Situationen sehr nützliche Funktion, die ich in in dem Artikel Gemeinsam statt einsam schon näher beschrieben habe, bringt aber einige Einschränkungen mit sich.

Welche das genau sind, zeigt dieser Artikel.

Arbeitsmappe freigeben

Nur kurz zur Erinnerung: Diese Funktion befindet sich im Register “Überprüfen” in der Werkzeuggruppe “Änderungen”:

Arbeitsmappe freigeben

Arbeitsmappe freigeben

Im nun erscheinenden Fenster muss man lediglich das Häkchen setzen, um die Freigabe der Datei vorzubereiten:

Freigabe vorbereiten

Freigabe vorbereiten

Anschließend wir die Datei gespeichert und nun ist sie für die gleichzeitige Benutzung freigegeben, wie man an dem entsprechenden Hinweis in der Titelleiste sieht:

Die freigegebene Datei

Die freigegebene Datei

Generelle Hinderungsgründe

Eine Sache kann die Freigabe bereits zu Beginn verhindern. Beinhaltet die Arbeitsmappe nämlich bereits eine oder mehrere formatierte Tabellen oder eine externe XML-Zuordnung, wird man mit folgender Meldung auf das Problem hingewiesen:

Problem bei formatierten Tabellen

Problem bei formatierten Tabellen

Hier hilft also nur, die formatierte Tabelle wieder in einen normalen Bereich zu konvertieren bzw. eine etwaige XML-Zuordnung zu entfernen. Erst dann ist eine Freigabe der Arbeitsmappe überhaupt möglich.

Sollte das nicht gewünscht oder es verschiedenen Gründen nicht möglich sein, ist die Freigabe leider schon zu Ende, bevor sie überhaupt begonnen hat.

Einschränkungen

Für den Fall, dass die Freigabe erfolgreich war, muss man sich aber mit verschiedenen Einschränkungen in Excel zufrieden geben. In freigegebenen Arbeitsmappen steht nämlich nicht der volle Funktionsumfang von Excel zur Verfügung.

Arbeitsblätter

  • Es lassen sich in freigegebenen Arbeitsmappen zwar neue Arbeitsblätter hinzufügen, das Löschen von vorhandenen Blättern ist jedoch nicht möglich.
  • Die Registerfarbe lässt sich nicht ändern
  • Der Blattschutz lässt sich ebensowenig aktivieren wie ein kompletter Arbeitsmappenschutz

Sollten diese Funktionen benötigt werden, müssen sie bereits vor der Freigabe aktiviert werden.

Formatierungen und Arbeit mit Zellen

  • Neue bedingte Formatierungen lassen sich nicht einrichten. Bereits vorhandene bedingte Formatierung werden aber korrekt angezeigt
  • Einzelne Zellen bzw. Zellblöcke lassen sich weder einfügen noch löschen. Ganze Zeilen oder Spalten hingegen können eingefügt oder gelöscht werden
  • Das verbinden von mehreren Zellen ist ebenfalls nicht möglich

Pivot-Tabellen

  • Achtung! Bereits vorhandene Pivot-Tabellen werden mit der Freigabe in normale Tabellen umgewandelt!
  • Neue Pivot-Tabellen können nicht erstellt werden

Einfügen von Objekten

  • Bilder, Formen und SmartArt-Grafiken können nicht eingefügt werden
  • Neue Diagramme und Sparklines können nicht erstellt werden. Bereits vorhandene werden jedoch korrekt angezeigt
  • Neue Hyperlinks können nicht erstellt werden
  • Formeln und Symbole können nicht eingefügt werden
  • Die mit Excel 2010 eingeführten Datenschnitt und Zeitachsen können ebenfalls nicht verwendet werden

Daten-Tools

  • Erweiterte Filter (“Spezialfilter”) lassen sich nicht einsetzen
  • Neue Regeln zur Datenüberprüfung können nicht angelegt werden, vorhandene Gültigkeitsprüfungen werden aber ausgewertet
  • Bei der Was-wäre-wenn-Analyse stehen weder der Szenariomanager noch die Datentabellen zur Verfügung
  • Die Funktionen zum Gruppieren von Tabellenelementen sowie zum erstellen von Teilergebnisse sind ebenfalls nicht verfügbar

Sonstige Einschränkungen

  • Die Eingabe von Matrixformeln, d.h. das Abschließen einer Formel mit STRG+Umschalt+Enter funktioniert nicht. Bereits vorhandene Matrixformeln werden aber korrekt berechnet
  • Makros können zwar aufgezeichnet, aber nicht in der freigegebenen Arbeitsmappe gespeichert werden
  • Es können zwar neue Kommentare angelegt und vorhandene gelöscht werden. Eine Änderung von vorhandenen Kommentaren ist jedoch nicht möglich; es lassen sich lediglich neue Texte hinzufügen.

Fazit

Grundsätzlich ist der gemeinsame gleichzeitige Zugriff auf eine Excel-Datei also möglich (und manchmal auch sinnvoll), allerdings ist dies auch immer ein wenig mit Vorsicht zu geniessen.

Einige der oben gezeigten Einschränkungen lassen sich umgehen, indem die gewünschte Funktion bereits vor der Freigabe aktiviert wird. Manchmal ist diese jedoch nicht möglich oder gewünscht und damit erübrigt sich unter Umständen die Freigabe von Arbeitsmappen vielleicht völlig.

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Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



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13 Gedanken zu “Das Kreuz mit freigegebenen Arbeitsmappen in Excel

  • Verena Britting

    Guten Tag,

    ich habe folgendes Problem mit einer freigegebenen Arbeitsmappe:
    Blattschutz etc. ist vergeben, das Arbeiten mit der Mappe funktioniert wie gewünscht, einzige Ausnahme:
    beim Kopieren von Inhalten einer Zeile in die nächste, hebt Excel die Zellverbindungen auf und wie oben von Ihnen bereits
    geschrieben, kann keine Zellverbindung mehr vorgenommen werden. Einzige Möglichkeit, die ich gefunden habe, ist mit rechtem Mausklick und Inhalte einfügen (Werte). Allerdings setzen das leider meine Mitarbeiter nicht um.

    Gibt es eine weitere Möglichkeit?

    Besten Dank für Ihre Hilfe! Verena Britting

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Frau Britting,

      mir ist leider keine Möglichkeit bekannt, wie Sie dieses Problem mit verbundenen Zellen lösen können. Mich wundert es sogar, dass Sie über “Inhalte einfügen – Werte” eine verbundene Zelle kopieren können – normalerweise wird trotzdem der Zellverbund aufgehoben.

      Tut mir leid,
      Martin

  • Dennis L.

    Leider stimmt das mit den bedingten Formatierung nicht ganz.
    Ich habe per bedingter Formatierung bestimmten Positionen einer Drop-Downliste Farben zugeordnet.
    Das Ganze funktioniert so lange, bis der die Uhr von 23:59 auf 00:00 springt und der neue Tag anbricht.
    Speichert man danach die Tabelle, verschwinden alle Farben.
    Neue Eingaben färbt er dann zwar wieder korrekt ein, die alten sind jedoch verloren.

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Dennis,

      dieses Verhalten konnte ich bei mir noch nicht nachvollziehen. Verwendest Du irgendwelche Datumsfunktionen in der bedingten Formatierung?

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Isabelle

    Hallo Martin,
    musste erst mal schwer lachen – ja das mit dem Kopfschütteln stimmt..

    Also Folgendes Problem. Wir haben eine Arbeitsmappe freigegeben- soweit klappt auch alles ganz ordentlich- jedoch tritt öfter auf, das ein Benutzer mehrfach in der freigegebenen Arbeitsmappe eingetragen ist // In der -Diese Benutzer greifen gemeinsam auf die Datei zu:-Liste, teilweise noch mit Datum vom Vortag noch- dies führt dann dazu, das beim abspeichern der Datei- die gemachten Einträge nicht mehr vorhanden sind. Frage a) wie kommt es überhaupt dazu- b) wie kann man das umgehen- und c) wenn ich es nicht verhindern kann- was kann ich tun um die Daten zu retten.
    Vielen Dank im Vorfeld und beste Grüße Isabelle

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Isabelle,

      das was Du beschreibst, ist eigentlich das Hauptärgernis mit freigegebenen Dateien und der Arbeit im Netzwerk. Das kommt in der Regel dadurch zustande, dass manche Anwender einfach vergessen, die Datei wieder zu schließen, ihren PC nachts laufen lassen, dazu kommen Computer-Abstürze, Verbindungsprobleme im Netz und andere Unwägbarkeiten (Remote-Zugriffe von außerhalb etc.)

      Es gibt nicht wirklich viel, was man dagegen tun kann, außer die Benutzer auf die grundsätzliche Problematik hinzuweisen, aber oftmals spielt einfach die Technik einen Streich.

      In kleinen, disziplinierten Arbeitsgruppen funktionieren freigegebene Arbeitsmappen in der Regel ganz gut. Aber manchmal wird man einfach zu dem Ergebnis kommen, dass sie in anderen Situationen mehr Ärger verursachen, als Nutzen und man darauf verzichten muss.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Andreas

    Hallo, sehr spannender Beitrag. Nun habe ich die Datei freigegeben, funktioniert soweit auch ganz gut. Jetzt will ich aber ein neues Blatt anlegen, Zellen verbinden usw. Dies ist ja nicht möglich, verstehe ich auch.

    Jetzt dachte ich mir natürlich, ich hebe die Freigabe auf, lösche alle Benutzer und kann dann alles wie gehabt bearbeiten. Aber leider kann ich immer noch nicht die Zellen verbinden.

    Wie kann ich das denn umgehen und wieder lösen? Oder habe ich mir mit einer einmaligen Freigabe alles für immer gesperrt in dieser Datei?

    Danke und viele Grüße
    Andreas

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Andreas,

      Dein Vorgehen ist schon richtig: Freigabe aufheben (und damit alle etwaigen Benutzer entfernen) führt dazu, dass die Tabelle wieder zu einer “normalen” Datei wird. Wenn Du immer noch keine Zellen verbinden kannst, dann gibt es vielleicht noch einen aktivierten Blattschutz?
      Und um die letzte Frage zu beantworten: Nein, eine einmalige Freigabe sperrt die Datei nicht unwiderruflich für alle Zeiten. Die Freigabe lässt sich jederzeit wieder entfernen.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Paul

    Hallo Martin,
    Wir haben eine Arbeitsgruppe mit 9 Teilnehmern, die alle auf eine solche freigegebene Excelarbeitsmappe zugreifen.
    Das ging lange gut, aber auf einem Mal (liegts an Windows10 Update jüngst?) kriegen wir Probleme, beim Öffnen kriegen wir dann ein Fenster mit folgendem Text zu sehen:
    “We found a problem with some content in”(Filename)”. Do you want us to try to recover as much as we can? If you trust the source of this workbook, click Yes.”
    Wenn man “yes” klickt” kriegt man nach dem vermeintlichen “repairing or removing of the unreadible content” die Meldung “Some parts of this workbook may have been repaired or discarded”. Das zugehörige Logfile hat diesen Text s.u.; die Errornummer ergibt nach Recherche keinerlei Treffer, was sie bedeuten kann.
    Meine Vermutung ist, dass die Anwendung des Filters (Trichtersymbol) verantwortlich ist; der Fehler lässt sich aber (noch) nicht eindeutig reproduzieren. Dieser Filter ist aber nicht der “Spezialfilter” den Sie oben erwähnen, oder? Jedenfalls hat Excel selbst keine Einwände oder sperrt diese Funktion. Meines Erachtens wirkt die Anwendung dieses Filters selbst nach, wenn der Anwender den Filter vor dem Abspeichern wieder herausnimmt.

    Würden oder können Sie bestätigen, dass wir in diese Richtung weitersuchen sollen? Wir haben hier nun einfach mal die Devise ausgegeben, keine Filter mehr zu verwenden, aber nun, die Chance ist nicht klein, dass doch mal jemand sie “versehentlich” verwendet und ich das nicht mitkriege… Eindeutiges Wissen über die Ursache würde der Disziplin sicherlich helfen.

    Danke Gruss, Paul


    error062400_02.xml
    Errors were detected in file ‘(Pfad-Dateiname)’

    Excel completed file level validation and repair. Some parts of this workbook may have been repaired or discarded.

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Paul,

      diese Fehlermeldung hatte ich auch schon gelegentlich, auch völlig unabhängig von einem Windows-Update. Eine wirkliche Ursache lässt sich hier nicht ausmachen (zumindest ich konnte nie eine finden). An irgendeiner Stelle ist bei einem Speichervorgang etwas schiefgelaufen. Es kann etwas mit den Filtern zu tun haben, muss es aber nicht. Insofern kann ich Ihren Verdacht weder bestätigen noch dementieren. In den fast allen bei mir bisher aufgetretenen Fällen funktionierte nach der Dateireparatur und dem erneuten Abspeichern alles problemlos.

      Tut mir leid, wenn ich hier keine große Hilfe sein kann.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Isabella Kronschnabel

    Hallo Martin,

    wir arbeiten zu 4. an einer freigegeben Excel-Datei. Hin und wieder müssen Neuerungen an dieser Datei vorgenommen werden und hierzu entferne ich die Freigabe, mache die Änderungen und gebe sie anschließend wieder frei. Leider ist es uns nun schon häufiger passiert, dass einige Kommentare die wir eingefügt hatten gelöscht wurden. Wie kann man dieses Problem umgehen? Komischerweise sind einige andere Kommentare noch vorhanden. Auffällig war, dass vor allem Kommentare, die neu in einen alten Kommentar hinzugefügt wurden, nach löschen und wieder einstellen der Freigabe gelöscht waren. Hast du eine Lösung wie man dies vermeiden kann?

    Vielen Dank.

    Liebe Grüße
    Isabella

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Isabelle,

      hier kann ich leider keinen Tipp geben. Das von Dir beschriebene Verhalten scheint eine der immer wieder vorkommenden unerwünschten Nebenwirkungen von freigegebenen Tabellen zu sein. Neben vieler Vorteile haben sie eben einfach auch ihre (leider nicht immer nachvollziehbaren) Macken.

      Schöne Grüße,
      Martin