Bedingte Formatierung mit eigenen Symbolen 4

Statt den vordefinierten Symbolsätzen in der bedingten Formatierung eigene Symbole verwenden
 

Die bedingte Formatierung ist eine geniale Funktion in Excel, um seine Daten mit minimalem Aufwand optisch aufzuwerten. Und das Ganze eben – wie der Name schon sagt – abhängig von bestimmten Bedingungen.

Dabei lassen sich z.B. mit Ampel-Symbolen oder Trendpfeilen einzelne Werte oder Entwicklungen hervorheben. Wem diese vordefinierten Symbolsätze jedoch nicht ausreichen, kann mit Hilfe eines kleinen Tricks eigene Symbole für die Formatierung einsetzen.

Und so geht’s:

Dass mit Hilfe von bedingter Formatierung extrem coole Dinge möglich sind, hatte ich vor längerer Zeit in diesem Artikel gezeigt. Etwas mehr Praxisbezug hat der heutige Tipp, den ich vor Kurzem bei meinem großen Excel-Vorbild Chandoo entdeckt hatte und den ich dir nicht vorenthalten möchte.

Symbolsätze in der bedingten Formatierung

Meine kleine Beispieltabelle zeigt die Umsatzveränderungen bei drei Produkten von einem auf den nächsten Monat:

Die "nackte" Ausgangstabelle

Die “nackte” Ausgangstabelle

Mit Hilfe der Bedingten Formatierung lassen sich diese Veränderung noch plakativer darstellen. Dazu werden die drei Werte markiert und aus dem Menüband im Register “Start” über die Schaltfläche “Bedingte Formatierung” z.B. die vordefinierten Symbolsätze aufgerufen:

Vordefinierte Symbolsätze

Vordefinierte Symbolsätze

Ampelsymbole per Bedingter Formatierung

Ampelsymbole per Bedingter Formatierung

Wie man sieht, bringt hier Excel schon einiges an Bordmitteln mit. Wie bekommt man es aber hin, wenn man stattdessen vielleicht ein paar Smileys oder “Daumen hoch”- und “Daumen runter”-Symbole einsetzen möchte?

Da geht doch noch mehr!

Da geht doch noch mehr!

Und die Einfärbung in Rot, Gelb und Grün soll selbstverständlich ebenfalls automatisch erfolgen?

Eigene Symbole verwenden

Zunächst benötigen wir die passenden Symbole. Über die Schaltfläche “Symbole” in der Registerkarte “Einfügen” lässt sich ein Überblick über die vorhandenen Sonderzeichen verschaffen. Dabei ist die Schriftart “Wingdings” ein dankbarer Kandidat:

Symbole einfügen

Symbole einfügen

Aber auch andere Schriftarten, wie z.B. Webdings oder Symbol bieten sich an. Hier heißt es einfach ein bisschen Stöbern.

Wenn ein geeignetes Symbol gefunden wurde, markiert man es und kann es dann mit einem Klick auf “Einfügen” in die aktuelle Zelle übernehmen. Ein Blick in die Bearbeitungszeile zeigt, welcher Buchstabe oder welches Zeichen sich in der normalen Schriftart dahinter verbirgt. Ein paar Beispiele habe ich in der folgenden Tabelle aufgelistet:

Wingdings vs. normaler Text

Wingdings vs. normaler Text

Das richtige Symbol zuordnen

Damit die Zuordnung der Symbole zu den Werten auch automatisch funktioniert, setzen wir eine kleine WENN-Funktion ein. In meinem Beispiel also:
=WENN(K3>=1000;"J";WENN(K3>=0;"K";"L"))

Symbol per WENN-Funktion zuordnen

Symbol per WENN-Funktion zuordnen

Der Buchstabe “J” wird mit der Schriftart “Wingdings” dabei zu einem lachenden Smiley, sofern der Wert in K3 größer oder gleich 1000 ist. Bei einem Wert größer oder gleich Null wird der Buchstabe “K” ausgegeben, welches in “Wingdings” dem neutralen Smiley entspricht. Und das “L” kommt für alle anderen Fälle zum Einsatz, sprich: Wenn der Wert kleiner als Null ist.

Wichtig ist hier nur, dass die Schriftart in diesen Zellen auf Wingdings geändert wird (oder auf die Schriftart, aus der du deine Symbole ausgewählt hast)!

Die automatische Einfärbung

Jetzt kommt die bedingte Formatierung ins Spiel: Um die drei verschiedenen Smileys rot, gelb oder grün einzufärben, legen wir drei Formatierungsregeln an:

Neue Formatierungsregel anlegen

Neue Formatierungsregel anlegen

Die Logik ist denkbar einfach: Wenn in der Zelle der Buchstabe J steht, soll die Schriftfarbe auf Grün geändert werden:

Farbe abhängig vom Buchstaben setzen

Farbe abhängig vom Buchstaben setzen

Analog verfahre ich mit den anderen beiden Buchstaben, so dass ich am Ende drei einfache Regeln im Einsatz habe (verwendest du andere Symbole, musst du die Buchstaben natürlich entsprechend anpassen):

Drei Buchstaben, drei Regeln

Drei Buchstaben, drei Regeln

Feinschliff

Jetzt stehen die Werte und die Symbole aber noch in zwei verschiedenen Spalten. Wie bekommt man es also hin, alles in eine einzige Zelle zu packen?

Die Antwort: Gar nicht 🙂

Vielmehr habe ich einen kleinen optischen Trick eingesetzt und vor der Werte-Spalte eine zusätzliche Spalte für die Symbole eingefügt. Lediglich die Rahmen sind um beide Zellen gezogen, so dass es wie eine einzige Zelle aussieht, wenn man zusätzlich die Gitternetzlinien im Hintergrund abschaltet:

Ein letzter optischer Trick

Ein letzter optischer Trick

Die fertige Beispieltabelle kannst du dir übrigens hier herunterladen.

Und wieder einmal zeigt sich, dass auch für Excel (meistens) gilt: Geht nicht gibt’s nicht. Auch wenn manchmal ein wenig kreativ nachgeholfen werden muss…
 

Das könnte dich auch interessieren:

Und immer daran denken: Excel beißt nicht!

P.S. Die Lösung ist immer einfach. Man muss sie nur finden.
(Alexander Solschenizyn)

P.P.S. Das Problem sitzt meistens vor dem Computer.



Kommentar erstellen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

4 Gedanken zu “Bedingte Formatierung mit eigenen Symbolen

  • Andreas Unkelbach

    Hallo Martin,

    ich hatte damals die Anforderung einen roten Pfeil nach oben und einen grünen Pfeil nach unten ebenfalls über die Unicodezeichen ▲ und ▼ umgesetzt, bin aber von deiner Lösung der Kombination von Symbol und Wert optisch in einer Zelle sehr angetan und empfinde dieses als wesentlich angenehmer als per & oder Verknüpfung Symbol und Wert miteinander in Verbindung zu bekommen.

    Da ich deine Anleitung als wesentlich zugängiger empfinde (als meine kurze Anmerkung) verweise ich hier gerne auf deinen Artikel und freue mich darüber bei künftigen Fragen in dieser Richtung direkt auf deine Ausführung verweisen zu können.. 🙂

    Viele Grüße und einen guten Start in die Woche
    Andreas

    • Martin Weiß Beitragsautor

      Hallo Andreas,

      freut mich sehr, wenn Dir die Anleitung gefällt – auch wenn die ursprüngliche Idee nicht von mir stammt. Die Idee mit der Verknüpfung ist aber auch nicht schlecht.

      Schöne Grüße,
      Martin

  • Joe

    Hallo Martin, danke für deine tollen Ideen, habe es ausprobiert und hat super geklappt. Hab da zufällig noch etwas gefunden was in diese Richtung geht (im November 15) hast du etwas über Kommentare geschrieben und diese rechteckigen Kästen fand ich immer langweilig. Habe dann mal in den Einstellungen gesucht und auch gefunden, nennt sich ( Form ändern ) nach der Übernahme der Funktion konnte ich aus den Kästen schöne Wolken, Banner etc erstellen. Simpel aber optisch toll anzusehen. Ich hoffe ich habe verständlich genug geschrieben. Gruß Joe