Monatliche Archive: September 2013


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Das Schweizer Taschenmesser in Excel: SVERWEIS!

Der heutige Beitrag behandelt eine mächtige und universell einsetzbare Funktion in Excel, die auch zu meinen absoluten Favoriten gehört: Den SVERWEIS! Was ist der SVERWEIS? Ganz allgemein gesprochen kann man mit dieser Funktion einen bestimmten Wert in einer Liste nachschlagen. Damit lassen sich z.B. folgende Aufgabenstellungen lösen:

  • Prüfen, ob ein bestimmter einzelner Wert in einer Liste enthalten ist
  • Abgleichen zweier kompletter Listen gegeneinander
  • Anreichern von Daten in einer Liste mit den Inhalten aus einer anderen Liste
Hat man erst einmal die Funktionsweise verstanden, sind die Anwendungsmöglichkeiten fast so universell wie ein Schweizer Taschenmesser. Der SVERWEIS durchsucht die erste Spalte einer Liste senkrecht von oben nach unten (daher das "S" in SVERWEIS) und gibt bei einem Treffer den Wert aus einer Spalte rechts davon wieder. Das war noch ein wenig zu abstrakt? Die folgenden Erklärungen und praktischen Beispiele verdeutlichen die Anwendung ganz bestimmt.

Listen abgleichen und Daten anreichern mit SVERWEIS ganz einfach.
 

Bild: sahneraum (pixabay.com)

Dateneingabe für Faule

Oft muss man endlose Zahlenkolonnen in Excel eingeben - dazu ist eine Tabellenkalkulation schließlich da. Wenn es sich jedoch um fortlaufende Listen, wie z.B. Ranglisten, fortlaufende Datumswerte oder aufsteigende Zahlenreihen handelt, dann bietet Excel einige Funktionen an, mit der man die stupide Tipperei erleichtern oder ganz vermeiden kann. Und so geht's:

So kannst Du automatisch ganze Bereiche von Excel mit Werten befüllen lassen.
 

Bild: Efraimstochter (pixabay.com) 2

Wieviele sind das eigentlich?

Eine häufige Aufgabenstellung ist es, die Anzahl von Einträgen in einer Liste oder Tabelle zu ermitteln: Wie viele Produkte enthält meine Preisliste? Wieviel Adressen sind in meiner Adressenliste? Und bei wievielen davon fehlt die PLZ? Dazu bietet Excel mit einer Reihe von Standardfunktionen alles, was man als "Erbsenzähler" braucht, um solche oder ähnliche Fragestellungen einfach zu lösen. In diesem Beitrag stelle ich folgende Funktionen vor:

  • ANZAHL()
  • ANZAHL2()
  • ANZAHLLEEREZELLEN()
  • ZÄHLENWENN()
  • ZÄHLENWENNS()
Und so geht's:

Die verschiedenen Zählfunktionen in Excel und wofür Du sie brauchen kannst.
 


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Jetzt gibt’s eins auf’s Auge…

Im heutigen Artikel geht es darum, die erstellten Zahlenfriedhöfe ein wenig "aufzuhübschen". Dabei wollen wir jedoch keine separaten Charts und Grafiken erstellen, sondern die eigentliche Datentabelle so gestalten, dass wichtige Informationen auf einen Blick ersichtlich sind. Excel bietet dazu das Konzept der bedingten Formatierung. Das heißt, wenn der Wert in einer Zelle eine vorher definierte Bedingung erfüllt, dann erhält er automatisch ein bestimmtes Format. Und das Allerschönste ist: Die bedingte Formatierung passt sich automatisch an, wenn sich ein Wert in einer Zelle wieder ändert. Und so geht's:

Mit bedingter Formatierung Ergebnisse beeindruckend präsentieren!
 

Bild: Mutinka/Marion Hartmann (pixabay.com)

Dem Verbrecher auf der Spur

Gut, die Überschrift klingt vielleicht ein wenig übertrieben im Zusammenhang mit Excel. Aber wenn Du schon mal mit größeren Tabellen und vielen Formeln gearbeitet hast und dabei auf der Suche nach einem versteckten Fehler im Dschungel der Zahlenfriedhöfe warst, dann ist der Vergleich gar nicht so weit hergeholt. Excel bietet ein paar coole Funktionen, um die Beziehungen zwischen Zellen darzustellen. Damit siehst Du a) schneller, ob die richtigen Zellen angesprochen werden und kommst b) leichter auf die Spur einer Fehlerquelle. Und so geht's:

Die "Spur zum Vorgänger" zeigt, wo Daten herkommen.
 

Bild: geralt/Gerd Altmann (pixabay.com)

Eingabemöglichkeiten einschränken

Wer Excel-Tabellen für andere Anwender erstellt, kennt das Problem: Manchmal möchte man, dass in bestimmte Zellen nur vorgebene Werte eingetragen werden sollen. Das hat zwei Vorteile: Es erleichtert dem Nutzer die Eingabe, wenn er aus einer Liste von Alternativen nur einen Wert auszuwählen braucht. Und es vereinfacht eine spätere Auswertung, wenn die Daten in einem strukturierten, vordefinierten Format vorliegen. Excel bietet dafür eine schöne Lösung: Die Datenüberprüfung. Und so geht's:

Eigene Drop-Down-Listen mit der Funktion "Datenüberprüfung"
 


Bild: geralt/Gerd Altmann (pixabay.com) 67

Wenig(er) bekannte Datumsfunktionen

Dass Excel gut mit Uhrzeiten und Datum rechnen kann, ist hinlänglich bekannt. Intern ist ein Datum einfach eine fortlaufende Nummer. Da die Excel-Zeitrechnung mit dem 01.01.1900 beginnt, stellt dieses Datum den Wert 1 dar. Und der 06.09.2013 wäre damit der Wert 41523. Excel bringt eine ganze Menge an Funktionen zur Berechnung eines Datums mit. So lässt sich z.B. mit der =HEUTE()-Funktion ganz einfach das aktuelle Datum einfügen. Aber es gibt eine Reihe an Datumsfunktionen, die vielen wahrscheinlich nicht so geläufig sind. Und was man nicht weiß ... bringt einen auch nicht weiter. Daher stelle ich in diesem Artikel ein paar weniger bekannte Funktionen vor, die sehr nützlich sein können. Und so geht's:

ARBEITSTAG, KALENDERWOCHE und weitere nützliche Datumsfunktionen
 

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Vorher schon wissen, was hinterher rauskommt

Wer in größeren Firmen arbeitet, kennt das Thema Umsatz- oder Budget-Planung. Alternativ zum Blick in die Glaskugel werden dazu meist mehr oder weniger komplizierte Excel-Modelle erstellt, mit deren Hilfe berechnet werden wird, wie sich der Umsatz in Zukunft entwickeln soll. Idealerweise nutzt man dazu eine sogenannte Bottom-Up-Planung. Das heißt, man fängt von unten her bei den Stückzahlen an und sieht dann zum Schluss, welcher Umsatz dabei herauskommt. In der Realität kommt es aber häufig zur Top-Down-Planung. Das heißt, dass das gewünschte Endergebnis bereits von der Geschäftsführung vorgegeben wird und man "nur" noch sehen muss, mit welchem Produktmix, welchen Stückzahlen oder welchem Verkaufspreis man das erreichen kann. Aber Excel hat auch dafür eine schöne Lösung parat: Die Zielwertsuche. Und so geht's:

Mit der Zielwertsuche das Ergebnis schon vorgeben!
 

Bild: Hans/Hans Braxmeier (pixabay.com)

Neuberechnung clever nutzen

Tabellenkalkulationen im Allgemeinen und Excel im Speziellen können sehr schnell rechnen. Manchmal hat man es aber mit extrem großen Tabellen zu tun, die so viele Formeln und Funktionen enthalten, dass selbst Excel etwas länger braucht. Um hier nicht bei jeder Eingabe zum nervtötenden Warten verdonnert zu werden, kann man die automatische Neuberechnung abschalten und die Ergebnisse erst bei Bedarf von Excel neu berechnen lassen. Und so geht's:

Excel Beine machen mit geschickter Neuberechnung!
 


Bild: Hans/Hans Braxmeier (pixabay.com) 1

Blitzschnell mit der Tastatur

Auch wenn die Arbeit in einer Tabellenkalkulation mit der Maus bequem ist, kann es manchmal sehr hilfreich und nervenschonend sein, ein paar Abkürzungen über die Tastatur zu kennen. Dazu gehört zum Beispiel das schnelle Navigieren durch sehr große Tabellen. Hier wird das Mäuseschubsen nämlich sehr leicht zum Geduldsspiel. Schneller geht es mit den folgenden Tricks.

Mit diesen Tastaturkürzeln kommst Du schneller voran!
 

Bild: PublicDomainPictures (pixabay.com) 2

DIE Anlaufstelle rund um Excel & Co.

Auf diesen Seiten entsteht nach und nach eine umfangreiche Sammlung an Informationen, Tipps & Tricks sowie Anleitungen und Lösungen rund um das Thema "Tabellenkalkulation". Zweimal wöchentlich - montags und freitags - wird es einen neuen Blog-Beitrag geben. Dabei wird ein Schwerpunkt auf dem beliebten und verbreiteten Microsoft-Produkt Excel liegen.

Hier lernst Du, mehr aus Excel herauszuholen!